Perché preoccuparsi dell'esportazione?
L'esportazione si assicura che tu sposti le spese da Pleo al tuo sistema contabile, pronte per la riconciliazione. L'uso corretto della funzionalità dell'esportazione ti aiuterà a evitare problemi nella contabilità ed errori più avanti. Il semplice scaricare le spese da Pleo non le sposterà al tuo sistema contabile (a meno che tu non stia usando il formato personalizzato o un file di sistema simile).
Le tre fasi di una spesa Pleo
Una volta che una spesa di acquisto o di tasca propria viene registrata, dovrebbe spostarsi tra le seguenti fasi:
Non esportate: Qui è dove si trovano le spese liquidate mentre tu completi una verifica o delle modifiche. Questa è l'unica fase delle tre dove le spese possono essere modificate.
Coda di esportazione: una volta aggiunte alla coda di esportazione, le spese non sono più modificabili. Qui puoi ricontrollare che i dati siano corretti e rimuovere la spesa dalla coda se sono necessarie delle modifiche.
Esportate: qui è dove visualizzi ogni spesa esportata al tuo sistema contabile. Puoi anche esportarle nuovamente se necessario.
Come esportare le spese
Innanzitutto assicurati di aver impostato l’integrazione con il tuo sistema contabile prima di procedere all’esportazione. Se non lo hai fatto, puoi farlo alla pagina "Impostazioni".
Vai alla pagina "Esporta".
Devi apportare modifiche alle spese prima dell’esportazione? Puoi modificarle una alla volta o in blocco. Puoi utilizzare i filtri disponibili in alto a destra per cercare tutte le spese relative a un intervallo di tempo, un numero di conto, verificare se la ricevuta è mancante o meno, ecc. Puoi inoltre utilizzare il campo di ricerca sulla base del nome del commerciante. Per apportare modifiche a più spese in una volta, fai clic su "Seleziona tutto", "Modifica in blocco" e poi su "Applica". Per i clienti che usano Xero, è bene sapere che il limite di grandezza di ogni ricevuta allegata è di 3 MB.
Sposta le spese da "Non esportate" alla "Coda di esportazione" quando credi che sia tutto corretto.
Fai clic su "Esporta" per inviare tutte le spese selezionate al tuo sistema contabile.
Come visualizzare lo storico delle esportazioni
Vuoi controllare cos'è stato esportato, quando e da chi? Ecco come:
Vai alla scheda "Esportate".
Fai clic su "Storico esportazione".
Fai clic su un'esportazione dall'elenco, che include la data, l'ora e la persona che ha avviato l'esportazione.
Fai clic su "Conferma".
Come esportare nuovamente
Potrebbe arrivare un momento in cui devi esportare nuovamente le tue spese, come ad esempio nel caso in cui tu abbia fatto l'esportazione in un formato personalizzato e ora vuoi esportare nuovamente alla tua integrazione diretta, o magari decidi di voler rifare l'esportazione dovo averla eliminata in blocco dal tuo sistema contabile. Qualunque sia il motivo, abbiamo abilitato la capacità di esportare nuovamente, così che tu abbia più controllo sulle tue esportazioni.
Vai alla scheda esportate sulla pagina di esportazione.
Puoi selezionare/deselezionare ogni spesa da sola o in blocco. Seleziona le spese che vorresti esportare nuovamente.
Fai clic sul pulsante esporta nuovamente in fondo alla pagina per esportare nuovamente le spese scelte.
Informazioni utili
È possibile esportare solamente le spese che sono state presentate (ovvero dove il commerciante ha reclamato i fondi).
Pleo pre-seleziona automaticamente le spese per l'esportazione. Il criterio di spesa è quello di avere un numero del conto e una ricevuta allegati.
Quando le spese vengono trasferite da "Non esportate" alla "Coda di esportazione", sono bloccate e non possono essere modificate a meno che tu non le sposti nuovamente in "Non esportate". Una volta esportate, le spese restano bloccate.
Puoi esportare nuovamente le spese che sono state esportate in precedenza.
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