Uitgaven exporteren uit Pleo

Waarom exporteren?

Door te exporteren kun je uitgaven van Pleo naar je boekhoudsysteem overzetten, waar ze klaarstaan voor reconciliatie. Juist gebruik van de exportfunctie helpt je om boekhoudproblemen en -fouten later in het proces te voorkomen. Met alleen het downloaden van uitgaven uit Pleo kun je je uitgaven niet naar je boekhoudsysteem verplaatsen (tenzij je een aangepaste indeling of soortgelijk bestandssysteem gebruikt).

• De drie fasen van een Pleo-uitgave

• Hoe werkt uitgavenexport?

• Je exportgeschiedenis inzien

• Hoe werkt opnieuw exporteren?

De drie fasen van een Pleo-uitgave

Wanneer een kaartaankoop of zelf voorgeschoten uitgave is geregistreerd, doorloopt deze de volgende fasen:

1. Niet-geëxporteerd: hier staan verrekende uitgaven die je nog moet verifiëren of wijzigen. Alleen in deze fase kunnen uitgaven nog worden gewijzigd.

2. Exportwachtrij: eenmaal in de exportwachtrij kunnen uitgaven niet meer worden bewerkt. Hier kun je controleren of de gegevens juist zijn en ze uit de rij verwijderen indien er wijzigingen moeten worden gemaakt.

3. Geëxporteerd: hier zie je uitgaven die zijn geëxporteerd naar je boekhoudsysteem. Je kunt ze ook opnieuw exporteren indien nodig.

Hoe werkt uitgavenexport?

1. Stel wel eerst de integratie met het boekhoudsysteem in voordat je gaat exporteren. Als je dat nog niet gedaan hebt, ga dan naar de pagina 'Instellingen'.

2. Ga naar de pagina 'Exporteren'.

3. Wil je uitgaven aanpassen voordat je ze exporteert? Je kunt ze afzonderlijk of in bulk bewerken. Rechtsboven vind je de filters waarmee je alle uitgaven binnen een specifiek datumbereik, met een specifiek accountnummer en uitgaven met of zonder bonnetje kunt vinden. Je kunt het zoekveld ook gebruiken om te filteren op naam van de leverancier. Wanneer je meerdere uitgaven tegelijkertijd wilt aanpassen, klik je op 'Alles selecteren', 'In bulk bewerken' en 'Toepassen'. Klanten van Xero dienen er rekening mee te houden dat de bestandslimiet van een bijgeleverd bonnetje 3 MB is.

   
   

   
   
   
   

4. Verplaats uitgaven van 'Niet-geëxporteerd' naar de 'Exportwachtrij' als je zeker weet dat alles juist is.

5. Klik op 'Exporteren' om alle geselecteerde uitgaven naar je boekhoudsysteem te verzenden.

   
   

Je exportgeschiedenis inzien

Wil je weten wat, wanneer, en door wie iets is geëxporteerd? Zo doe je dat:

1. Ga naar het tabblad 'Geëxporteerd'.

2. Klik op 'Geschiedenis exporteren'.

3. Klik op een export uit de lijst waarin de datum, tijd en persoon die de export heeft getriggerd is opgenomen.

4. Klik op 'Bevestigen'.
   
   

Hoe werkt opnieuw exporteren?

Er komt misschien een moment waarop je je uitgaven opnieuw moet exporteren, zoals bij een testexport naar een aangepaste indeling die je opnieuw wilt exporteren naar je directe integratie of misschien heb je besloten dat je opnieuw wilt exporteren nadat je een export in bulk uit je boekhoudsysteem hebt verwijderd. Wat de reden ook is, het is mogelijk om een export opnieuw te doen, zodat je meer controle hebt over je exporten.

1. Ga naar het tabblad 'Geëxporteerd' op de exportpagina.

   
   

   
   
   
   

2. Je kunt elke uitgave afzonderlijk of in bulk selecteren/deselecteren. Selecteer de uitgaven die je opnieuw wilt exporteren.

   
   

   
   
   
   

3. Klik op de knop Opnieuw exporteren onderaan de pagina om je gekozen uitgaven opnieuw te exporteren.

   
   

   

Handig om te weten

• Alleen uitgaven die aan een ander zijn uitgereikt, kunnen worden geëxporteerd (bijvoorbeeld als een leverancier het saldo heeft geclaimd).

• Pleo maakt vooraf een automatische selectie van uitgaven die moeten worden geëxporteerd. De criteria hiervoor zijn dat uitgaven een bijgevoegd accountnummer en bonnetje moeten hebben.

• Als uitgaven worden verplaatst van 'Niet-geëxporteerd' naar de 'Exportwachtrij', worden ze vergrendeld. Niemand kan ze dan meer aanpassen, tenzij je ze weer terugzet naar 'Niet-geëxporteerd'. Eenmaal geëxporteerde uitgaven blijven vergrendeld.

• Je kunt al eerder geëxporteerde uitgaven opnieuw exporteren.

Verwante artikelen

• Best practices van exporteren