Como configurar categorias

A configuração de categorias é uma parte essencial da sincronização da Pleo com o teu sistema de contabilidade. Depois de configuradas, os colaboradores podem adicionar uma categoria a cada uma das suas despesas na Pleo. As categorias na Pleo alinham-se automaticamente com o teu plano de contabilidade e com os códigos de impostos pré-selecionados, sem sequer saberem que o estão a fazer. Resumindo: todas as despesas estarão prontas para o teu sistema de contabilidade e para o processo de reconciliação.

Como configurar categorias

Clica em Definições → Conta → Categorias.

Informação útil: Se não encontrares o separador Categorias, primeiro tens de configurar a tua contabilidade na Pleo. Se não quiseres integrar com um software de contabilidade, podes simplesmente procurar e selecionar Utilizar o nosso formato genérico e continuar a configurar as tuas categorias.
Serão apresentados 11 grupos de categorias predefinidos, cada um com base num dos 11 tipos de transação definidos pela Mastercard. Podes alterá-los, uma vez que a forma como a tua empresa categoriza esta última parte é o que nos ajuda a categorizar automaticamente as despesas.
Clica na seta à direita do ícone e seleciona o teu Tipo, ou seja, Comida e bebida
Clique em "Adicionar Categoria".
Preencha a Conta (código nominal/da conta), Nome (por exemplo, Refeições com clientes) e Código de imposto (por exemplo, 20%).
Precisa de uma mãozinha extra? Veja os nossos exemplos de categorias neste artigo.

Copiar categorias entre contas

Utilizas a Pleo em várias filiais, subsidiárias ou países? Consulta a oferta de entidades múltiplas da Pleo.

Se possuir mais do que uma conta empresarial (por exemplo, diferentes filiais ou subsidiárias), poderá optar por utilizar as mesmas categorias em diferentes contas.

Para copiar as Categorias de uma conta já existente, clique no botão Exportar ou Importar no canto superior direito da página Categorias e selecione Exportar como ficheiro. Isto irá transferir todas as categorias em formato .csv para o seu computador.
Para exportar apenas um grupo específico, clique no ícone (...) três pontos, no lado direito de um grupo de categorias e selecione Exportar como ficheiro. Isto fará com que apenas este grupo seja transferido par o seu computador em formato .csv:
Após trocar de conta, aceda à página Categorias, clique em Exportar ou Importar e, em seguida, clique em Carregar ficheiro. Selecione o ficheiro que foi exportado anteriormente:

Assim que a Pleo processar o ficheiro, poderá ver as categorias e os grupos de categorias que serão adicionados. Não se preocupe, se uma das categorias já existir nas configurações da nova conta, o processo de importação impede a criação de duplicados.

Se tudo parecer bem, clique em "Adicionar". Todas as categorias adicionadas irão aparecer na lista de categorias.

Dica: Lembre-se que terá de adicionar os códigos fiscais novamente, uma vez que estes não podem ser copiados entre as diferentes contas.

Categorias de equipa

Tem equipas que requerem categorias diferentes ou onde algumas destas categorias precisam de ser escondidas de outras equipas? Sugerimos que simplifique as suas opçōes categóricas e que apenas torne visíveis as categorias necessárias para cada equipa.

Isto aumentará a sua exactidão, ao mesmo tempo que facilita e acelera a vida dos funcionários. Basta dirigir-se a Categorias, seleccionar as que deseja que cada equipa possa escolher, e Voila! As equipas agora só conseguem ver esses grupos.

Dica: Menos categorias disponíveis para cada equipa significa menos erros e correcções para si.

Está tudo configurado. E agora?

Quando a sua equipa fizer uma compra, a aplicação pedir-lhes-á que adicione o recibo e que selecione o nome da categoria. Em segundo plano, a Pleo aplica automaticamente o código nominal/da conta e o código de imposto.

Dica: torna os nomes das categorias o mais diretos e fáceis de compreender possível para que os teus utilizadores saibam o que escolher

Como configurar categorias