Se alguém pagar antecipadamente por um trabalho, pode facilmente solicitar e monitorizar os reembolsos com os Reembolsos Pleo. Este artigo explica todos os passos do ponto de vista de um admin/contabilista da Pleo.
Como ativar os Reembolsos
Os admins e os contabilistas poderão ativar Reembolsos.
A ativação dos Reembolsos permitirá aos utilizadores submeter despesas por conta própria, assim como quilometragem, Per Diem (Alemanha e Suécia) e levantamentos de multibanco.
Na app web da Pleo, clica em "Reembolsos".
Clica em "Começar".
Segue as instruções do ecrã para concluíres a configuração.
Bom saber:
Se pretendes exportar as tuas despesas por conta própria, deves ter um sistema de contabilidade integrado.
Por favor, tem em mente que não é possível desativar os Reembolsos na app web depois de terem sido ativados. Se precisares de ajuda com isso, contacta a nossa equipa de suporte.
Depois de ativares os Reembolsos, também podes ativar os Reembolsos a partir da tua carteira Pleo (não disponível nos EUA).
Ao permitires "Reembolsos a partir da tua carteira Pleo", os admins poderão reembolsar os colaboradores para as suas contas bancárias a partir da carteira Pleo.
Após ativares Reembolsos, o banner Reembolsar a partir da tua carteira Pleo será exibido.
Clica em "Começar"
Lê as instruções e clica em 'Ativar'
Escolhe quem terá permissão para reembolsar: Colaboradores e Administradores ou Apenas Administradores.
Bom saber:Podes sempre alterar quem está autorizado a reembolsar nas Definições de Reembolso.
Como submeter uma despesa por conta própria
Quer sejas um colaborador ou um admin que tenha gasto do seu próprio dinheiro em algo relacionado com o trabalho, aqui podes consultar como submeter uma despesa por conta própria e ser reembolsado.
Quem pode ver as despesas por conta própria
Os administradores podem ver todas as despesas por conta própria.
Os contabilistas externos (limitados e alargados) podem ver as despesas por conta própria. Também podem regularizar os saldos dos colaboradores se essa permissão não tiver sido desativada.
Os colaboradores apenas podem ver as suas próprias despesas por conta própria. A não ser que sejam um revisor.
Como rastrear e rever despesas por conta própria
As despesas por conta própria aparecem em três locais: na página Despesas, na página Reembolsos e na página Exportação.
A página de Despesas é onde podes fazer quaisquer alterações (por exemplo, mudar a categoria) a uma despesa por conta própria, tal como farias para uma despesa com cartão regular.
A página de Reembolsos é onde obténs uma visão geral das despesas regularizadas e pendentes para cada colaborador. Cada colaborador tem um saldo do colaborador baseado na acumulação de despesas submetidas ou devidas ("devidas” se levantarem dinheiro). As despesas que ainda aguardam revisão não serão adicionadas ao saldo devido até serem aprovadas.
Bom saber: Também é possível fazer o download do extrato da conta do colaborador na página de Reembolsos.
A página de Exportação é onde podes obter uma visão geral completa das despesas que não foram exportadas, que estão na fila de exportação e que foram exportadas. Esta página também só está acessível a admins e contabilistas. Na página de Exportação, os admins podem ver muitas mais informações contextuais sobre as despesas por conta própria (por exemplo, reembolsos diretos e manuais).
Como reembolsar uma despesa por conta própria ou solicitar o reembolso de quilometragem
Para reembolsar diretamente um colaborador:
- Acede a Reembolsos
- Seleciona o colaborador que pretendes reembolsar
- Seleciona Regularizar despesas
- Seleciona um método de pagamento
- Paga para a conta bancária guardada/cartão
Se o colaborador tiver adicionado os seus dados bancários ou do cartão e se os Reembolsos da Pleo Wallet estiverem ativados, podes pagar diretamente ao colaborador - Reembolso fora da Pleo
Caso o saldo tenha sido regularizado fora da Pleo, esta opção assegurará que as despesas por conta própria são compensadas no teu sistema de contabilidade.
- Paga para a conta bancária guardada/cartão
Como exportar as despesas por conta própria
Dependendo do sistema de contabilidade escolhido, as despesas por conta própria e os reembolsos podem ser exportados diretamente juntamente com as despesas do cartão Pleo. Descobre como funciona a exportação.
Os reembolsos aparecerão na tua página de "Exportação" como "reembolsos":
Uma vez exportada, esta linha refletirá uma transferência de fundos da tua Pleo Wallet para a tua conta de Reembolsos Pleo no teu sistema de contabilidade.
FAQ
Se um colaborador deve dinheiro à empresa (por exemplo, pagou com o seu cartão Pleo e depois marcou a despesa como pessoal), como é isso resolvido?
Por exemplo, de momento, não é possível retirar dinheiro do cartão pessoal do colaborador. Como admin ou contabilista responsável pelas despesas por conta própria, nesta situação, tens a opção de:
Espera até que o colaborador submeta uma despesa por conta própria que anule o dinheiro que deve à empresa, ou
Regularizar o saldo fora da Pleo, por exemplo ao retirar o valor devido de uma folha de vencimento.
Há alguma taxa envolvida nos reembolsos?
Há uma taxa de transação de 0,9% do montante, com um máximo de 1 GBP por reembolso (ou seja, a taxa será a mais baixa). Quaisquer taxas de reembolso aparecerão na tua fatura de subscrição da Pleo, como neste exemplo:
Por que não consigo ver a página de Reembolsos?
Descobre se o teu plano de preços te dá acesso aos Reembolsos:
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