Hoe werkt de vergoedingen

Als iemand vooraf betaalt voor een werkuitgave, kan diegene gemakkelijk declaraties aanvragen en bijhouden met Pleo Declaraties. In dit artikel worden alle stappen uitgelegd vanuit het oogpunt van een beheerder/boekhouder van Pleo.

• Declaraties inschakelen

• Hoe dien je een zelf voorgeschoten uitgave in?

• Wie kan zelf voorgeschoten uitgaven zien?

• Hoe zelf voorgeschoten uitgaven traceren en beoordelen

• Zo vergoed je een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding

• Hoe zelf voorgeschoten uitgaven exporteren

• Veelgestelde vragen

Declaraties inschakelen

Beheerders en boekhouders kunnen Declaraties inschakelen.

1. Klik in de Pleo-webapp op’Declaraties'.

2. Klik op 'Aan de slag'.

3. Volg de stappen op het scherm om de configuratie te voltooien.
   
   

Handig om te weten:

• Als je je zelf voorgeschoten uitgaven wilt exporteren, moet je een geïntegreerd boekhoudsysteem hebben.

• Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om Declaraties uit te schakelen in de webapp als deze functie eenmaal is ingeschakeld. Neem contact op met ons ondersteuningsteam als je hulp hierbij nodig hebt.

Nadat je Declaraties hebt ingeschakeld, kun je ook Declaraties vanuit je Pleo Wallet inschakelen (niet beschikbaar in de VS).

1. Nadat je Declaraties hebt ingeschakeld, verschijnt de banner Reimburse from your Pleo Wallet

2. Klik op 'Aan de slag'

3. Lees de instructies en klik op 'Aanzetten'

4. Kies wie toestemming krijgt voor terugbetaling: Werknemers & Admins of alleen Admins.

Belangrijk om te weten: Je kunt altijd je keuze wijzigen voor wie er gemachtigd is om declaraties in te dienen in de Instellingen voor Declaraties.

Zo dien je een zelf voorgeschoten uitgave in

Of je nu een werknemer of een beheerder bent die een zakelijke uitgave heeft voorgeschoten, hier lees je hoe je een declaratie indient en vergoed krijgt.

Wie kan zelf voorgeschoten uitgaven zien?

• Beheerders kunnen alle zelf voorgeschoten uitgaven zien.

• Externe boekhouders (beperkt en uitgebreid) kunnen zelf voorgeschoten uitgaven zien. Ze kunnen ook werknemerssaldo's verrekenen als die toestemming niet is uitgeschakeld.

• Werknemers kunnen alleen hun eigen zelf voorgeschoten uitgaven zien, tenzij ze beoordelaars zijn.

Hoe zelf voorgeschoten uitgaven traceren en beoordelen

Zelf voorgeschoten uitgaven verschijnen op drie plaatsen: de pagina Uitgaven, de pagina Declaraties en de pagina Exporteren.

• Op de pagina Uitgaven kun je wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld de categorie wijzigen) in een zelf voorgeschoten uitgave, net zoals je dat zou doen voor een gewone kaartuitgave.

• Op de pagina Declaraties zie je een overzicht van de verrekende versus openstaande uitgaven voor elke werknemer. Elke werknemer heeft een werknemerssaldo op basis van de opbouw van ingediende of verschuldigde uitgaven ('verschuldigd' als de werknemer contant geld opneemt). Uitgaven die nog beoordeeld moeten worden, worden pas aan het werknemerssaldo toegevoegd nadat deze zijn goedgekeurd.

  Goed om te weten: Je kunt de saldoverklaring van werknemers ook downloaden via de pagina Declaraties.

• Op de pagina Exporteren zie je een compleet overzicht van uitgaven die wel en niet zijn geëxporteerd, evenals uitgaven die in de wachtrij exporteren staan. Deze pagina is ook alleen toegankelijk voor beheerders en boekhouders. Op de exportpagina kunnen beheerders veel meer contextuele informatie zien over zelf voorgeschoten uitgaven (bijv. directe en handmatige declaraties).

Zo vergoed je een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding

Zo betaal je een werknemer direct terug:

1. Ga naar Declaraties
2. Selecteer de werknemer die je wilt terugbetalen
3. Selecteer Uitgaven verrekenen 
4. Selecteer een betaalmethode
   • Betalen op opgeslagen bankrekening/bankkaart
     Als de werknemer zijn of haar bankrekening- of bankkaartgegevens heeft toegevoegd en declaraties vanuit de Pleo Wallet is ingeschakeld, kun je de werknemer direct betalen
   • Declaratie buiten Pleo
     In het geval dat het saldo buiten Pleo is verrekend, zorgt deze optie ervoor dat de zelf voorgeschoten uitgaven in je boekhoudsysteem worden verrekend.

Zo exporteer je zelf voorgeschoten uitgaven

Afhankelijk van het boekhoudsysteem dat je hebt gekozen, kunnen zelf voorgeschoten uitgaven en vergoedingen samen met de uitgaven van de Pleo-kaart direct worden geëxporteerd. Leer hoe exporteren werkt.

Declaraties worden op de pagina'Exporteren' weergegeven als 'declaraties':

Zodra deze regel is geëxporteerd, wordt het saldo van je Pleo Wallet-account overgeboekt naar je Pleo Declaraties-account in je boekhoudsysteem.

Veelgestelde vragen

Als een werknemer het bedrijf geld schuldig is (bijvoorbeeld omdat er met een Pleo-kaart is betaald en de uitgaven vervolgens als persoonlijke uitgaven heeft gemarkeerd), hoe wordt dit dan opgelost?

Het is op dit moment niet mogelijk om bijvoorbeeld geld van de persoonlijke kaart van de werknemer te halen. Als beheerder of boekhouder die zelf voorgeschoten uitgaven beheert, kun je er in dit geval voor kiezen om:

1. Wachten tot de werknemer zelf voorgeschoten uitgaven doet die het geld dat hij het bedrijf schuldig is, teniet doen, of

2. Verreken het saldo buiten Pleo om (bijvoorbeeld door het verschuldigde af te trekken van een loonstrook).

Zijn er kosten verbonden aan declaraties?

Er wordt een transactievergoeding van 0,9% van het bedrag in rekening gebracht met een maximum van 1 GBP per declaratie (dat wil zeggen, de laagste waarde wordt in rekening gebracht als vergoeding). Eventuele declaratiekosten worden weergegeven op de rekening van je Pleo-abonnement, zoals in dit voorbeeld:

Waarom kan ik de pagina Declaraties niet zien?

Ga na of je abonnement je toegang geeft tot Declaraties:

• Bestaande abonnementen

• Klanten die na 2 april 2023 lid zijn geworden

Verwante artikelen

• Hoe dien je een zelf voorgeschoten uitgave in en krijg je deze terugbetaald?

• Hoe dien je uitgaven te declareren in?

• Hoe je geldautomaatopnames met je Pleo-kaart in balans brengt met zelf voorgeschoten uitgaven

• Teams en beoordelaars maken