Se qualcuno paga anticipatamente una spesa di lavoro, può facilmente richiedere e tracciare i rimborsi con Rimborsi Pleo. Questo articolo spiega tutti i passi dal punto di vista dell'amministratore/commercialista di Pleo.
Come abilitare i Rimborsi
Gli amministratori e i commercialisti saranno in grado di attivare Rimborsi.
L'abilitazione dei rimborsi consentirà agli utenti di presentare spese personali, nonché spese di chilometraggio, indennità giornaliera (Germania e Svezia) e prelievi ATM.
Nell'app web di Pleo, clicca su "Rimborsi".
Clicca su "Inizia".
Segui le istruzioni per completare la configurazione.
Informazioni utili:
Se desideri esportare le spese di tasca propria, devi avere configurato la sezione di contabilità in Pleo.
Tieni presente che non è possibile disattivare Rimborsi nell'app web una volta che la funzione è stata abilitata. Se hai bisogno di aiuto, contatta il nostro team di supporto.
Dopo aver abilitato Rimborsi, puoi anche abilitare la funzione Rimborsi dal tuo Pleo Wallet (non disponibile negli Stati Uniti).
Abilitando Rimborsi dal tuo Pleo Wallet , gli amministratori potranno rimborsare i dipendenti sul loro conto bancario dal Pleo Wallet.
Dopo aver abilitato Rimborsi, apparirà il banner Rimborsa dal tuo Pleo Wallet
Clicca su "Inizia"
Leggi le istruzioni e clicca su 'Attiva'
Scegli chi sarà autorizzato a effettuare il rimborso: Dipendenti e Amministratori o solo Amministratori.
Buono a sapersi: puoi sempre modificare la tua scelta relativa a chi è autorizzato al rimborso nelle Impostazioni di rimborso.
Come inviare una spesa di tasca propria
Che tu sia un dipendente o un amministratore che ha speso dei soldi di tasca propria per qualcosa legato al lavoro, ecco come presentare una spesa di tasca propria e ottenerne il rimborso.
Chi può vedere le spese di tasca propria
Gli amministratori possono vedere tutte le spese di tasca propria.
I commercialisti esterni (limitati ed estesi) possono vedere le spese di tasca propria. Possono anche liquidare i saldi del dipendente se questa autorizzazione non è stata disabilitata.
I dipendenti possono vedere solo le spese di tasca propria, a meno che non abbiano il ruolo di revisore.
Come tracciare e rivedere le spese di tasca propria
Le spese di tasca propria appaiono in tre sezioni: la pagina Spese, la pagina Rimborsi e la pagina Esportazione.
Nella pagina Spese è possibile apportare modifiche (ad esempio, cambiare la categoria) a una spesa di tasca propria, proprio come si farebbe per una normale spesa effettuata con la carta.
Nella pagina Rimborsi è possibile avere una panoramica delle spese liquidate rispetto a quelle ancora in sospeso per ogni dipendente. Ogni dipendente ha un saldo del dipendente basato sull'accumulo delle spese presentate o dovute ("dovute" se ritira contanti). Le spese ancora in attesa di revisione non verranno aggiunte al saldo dovuto fino a quando non saranno state approvate.
Buono a sapersi: puoi anche scaricare l'estratto conto dei dipendenti dalla pagina Rimborsi.
Nella pagina Esportazione puoi vedere una panoramica completa delle spese non esportate, in coda di esportazione ed esportate. Anche questa pagina è accessibile solo agli amministratori e ai commercialisti. Nella pagina di esportazione gli amministratori possono vedere molte più informazioni contestuali sulle spese di tasca propria (ad esempio, rimborsi diretti e manuali).
Come rimborsare una spesa di tasca propria o richiedere il chilometraggio
Per rimborsare direttamente un dipendente:
- Vai su Rimborsi
- Seleziona il dipendente che desideri rimborsare
- Seleziona Liquida spese
- Seleziona un metodo di pagamento
- Paga su un conto bancario o su una carta di credito
Se il dipendente ha aggiunto i suoi dati bancari o i dettagli della carta e i rimborsi dal Pleo Wallet sono abilitati, puoi pagare direttamente il dipendente - Rimborso al di fuori di Pleo
Nel caso in cui il saldo sia stato liquidato al di fuori di Pleo, questa opzione garantirà che le spese di tasca propria siano controbilanciate nel tuo sistema contabile.
- Paga su un conto bancario o su una carta di credito
Come esportare le spese di tasca propria
A seconda del sistema contabile scelto, le spese di tasca propria e i rimborsi possono essere esportati direttamente insieme alle spese della carta Pleo. Scopri come funziona l'esportazione.
I rimborsi vengono visualizzati nella pagina"Esportazione" come "Rimborsi":
Una volta esportata, questa riga rifletterà un movimento di fondi dal vostro Pleo Wallet al vostro conto di rimborso Pleo nel vostro sistema contabile.
Domande frequenti
Se un dipendente deve dei soldi all'azienda (ad esempio, ha pagato con la carta Pleo e poi ha segnato la spesa come personale), come si risolve la questione?
Attualmente non è possibile, ad esempio, prelevare denaro dalla carta personale del dipendente. Come amministratore o commercialista che gestisce le spese di tasca propria, in questo scenario puoi scegliere di:
Aspettare che il dipendente presenti una spesa di tasca propria che annulla il denaro che deve all'azienda, oppure
Liquidare il saldo al di fuori di Pleo (ad es. detraendo l'importo dovuto dalla busta paga).
I Rimborsi comportano delle spese?
È prevista una commissione di transazione pari allo 0,9% dell'importo, con un massimo di 1 GBP per rimborso (ovvero, la commissione sarà quella più bassa). Le spese di rimborso appariranno sulla fattura dell'abbonamento di Pleo, come in questo esempio:
Perché non riesco a visualizzare la pagina Rimborsi?
Scoprite se il vostro piano tariffario vi dà accesso alla funzionalità di Rimborso:
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