Comment configurer vos catégories

La création de catégories est utile pour la comptabilité, car c'est la façon d'associer des codes nominaux et la TVA à vos dépenses

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Écrit par Angela
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Notre fonctionnalité de Catégories permet aux employés d'affecter des dépenses à votre plan comptable et de présélectionner un code fiscal, sans même savoir qu'ils le font.

Voici comment configurer les catégories

  1. Cliquez sur Paramètres

  2. Dans l'option du menu, sélectionnez l'onglet Comptabilité - Catégories

  3. Vous verrez 11 groupes de catégories par défaut, chacun basé sur l'un des 11 types de catégories définis par Mastercard - cette dernière partie nous permet de catégoriser automatiquement les dépenses.

  4. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez et les nommer de la manière qui vous convient le mieux.

  5. Sous chaque groupe de catégories, vous pouvez créer autant de sous-catégories que vous le souhaitez, voir les exemples ci-dessous ou dans cet article.


Copie de catégories entre comptes

Vous utilisez Pleo dans plusieurs succursales, filiales ou pays ? Veuillez consulter l'offre multi-entités de Pleo.

Si vous avez plus d'un compte d'entreprise (p. ex., différentes succursales ou filiales) utilisant Pleo, vous voudrez peut-être utiliser les mêmes catégories dans tous les comptes.

  • Pour copier l'ensemble des catégories d'un compte existant, cliquez sur le bouton Exporter ou Importer dans le coin supérieur droit de la page Catégories, puis sélectionnez Exporter en tant que fichier. Vous pourrez ainsi télécharger toutes les catégories dans un fichier .csv sur votre ordinateur.

  • Pour exporter un seul groupe de catégories, cliquez sur l'icône à trois points à droite d'un seul groupe de catégories et sélectionnez Exporter comme fichier. Vous pourrez ainsi télécharger ce groupe de catégories sous forme de fichier .csv sur votre ordinateur :

  • Lorsque vous passez à un autre compte, allez à la page Catégories, cliquez sur Exporter ou Importer, puis sur Ajouter à partir d'un fichier. Téléchargez le fichier précédemment exporté :

Une fois que Pleo aura traité le fichier, vous pourrez voir les catégories et les groupes de catégories qui vont être ajoutés. Ne vous inquiétez pas si certaines des catégories existent déjà dans la configuration d'un autre compte - l'importation évite de créer des doublons.

Si tout semble correct, cliquez sur "Ajouter". Toutes les catégories ajoutées apparaîtront dans la liste de vos catégories.

💡Tip: N'oubliez pas d'ajouter les codes de taxe, car ils ne peuvent pas être copiés entre les comptes Pleo.


Catégories d'équipe

Vous avez plusieurs équipes qui ont besoin de catégories différentes, et certaines de ces catégories pourraient être cachées aux autres équipes ? Nous vous suggérons de rationaliser vos options de catégories et de ne rendre visibles que les catégories nécessaires à chaque équipe.

Cela augmentera la précision de vos dépenses tout en rendant le processus plus facile et plus rapide pour les employés. Il vous suffit de vous rendre dans la rubrique Catégories, de sélectionner celles que vous souhaitez que chaque équipe puisse choisir, et voilà ! Les équipes ne pourront désormais voir que ces groupes de catégories.

💡Tip: Moins de catégories disponibles pour chaque équipe signifie moins d'erreurs et de corrections pour vous.


Tout est prêt - et maintenant ?

Lorsque votre équipe effectue un achat, l'application l'invite à télécharger le reçu et à sélectionner le nom de la catégorie. En arrière-plan, Pleo applique automatiquement le code de compte/nominal et le code de taxe, qui se retrouveront dans votre page d'exportation, prêts et alignés pour votre comptabilité.

💡Tip: rendez les noms des catégories aussi simples et faciles à comprendre que possible pour que vos utilisateurs sachent quoi choisir.


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