Si alguien paga por adelantado un gasto de trabajo, puede solicitar y hacer un seguimiento de los reembolsos fácilmente con Reembolsos de Pleo. Este artículo explica todos los pasos a seguir como administrador/contable de Pleo.
Cómo habilitar los Reembolsos
Los administradores y los contables podrán habilitar los Reembolsos.
Habilitar los Reembolsos permitirá a los usuarios añadir gastos en efectivo, así como kilometraje, Dietas (en Alemania y Suecia) y retiros de dinero en cajeros automáticos.
En la aplicación web de Pleo, haz clic en "Reembolsos".
Haz clic en "Comenzar".
Sigue los pasos que aparecen en pantalla para completar la configuración.
Información útil:
Si quieres exportar tus gastos en efectivo, debes tener un sistema contable integrado.
Ten en cuenta que no es posible desactivar los Reembolsos en la aplicación web una vez que se haya habilitado. Si necesitas ayuda con eso, contacta a nuestro equipo de soporte.
Una vez que hayas habilitado los Reembolsos, también puedes habilitar los Reembolsos desde tu Cartera de Pleo.
Activar los reembolsos desde tu Cartera de Pleo permitirá a los administradores reembolsar a los empleados a su cuenta bancaria desde la Cartera de Pleo (no disponible en EE. UU.).
Después de habilitar los Reembolsos, aparecerá el banner Reembolsar desde tu Cartera de Pleo.
Haz clic en "Comenzar".
Lee las instrucciones y haz clic en 'Activar'.
Elige quién podrá realizar reembolsos: Empleados y Administradores o solo Administradores.
Información útil: Siempre puedes cambiar tu selección sobre quién está autorizado a realizar reembolsos en la Configuración de Reembolsos.
Cómo añadir un gasto en efectivo
Tanto si eres un empleado como un administrador que ha gastado su propio dinero en algo relacionado con el trabajo, aquí te explicamos cómo añadir un gasto en efectivo y obtener un reembolso.
¿Quién puede ver los gastos en efectivo?
Los administradores pueden ver todos los gastos en efectivo.
Los contables externos (limitados y ampliados) pueden ver los gastos en efectivo. También pueden liquidar saldos de los empleados si no se ha desactivado ese permiso.
Los empleados solo pueden ver sus propios gastos en efectivo. A menos que sean revisores.
Cómo realizar el seguimiento y revisar los gastos en efectivo
Los gastos en efectivo aparecen en tres lugares: la página de Gastos, la página de Reembolsos y la página de Exportación.
La página de Gastos es donde puedes realizar cambios (por ejemplo, cambiar la categoría) a un gasto en efectivo, tal como lo harías con un gasto regular con tarjeta.
La página de Reembolsos es donde obtienes una visión general de los gastos liquidados versus los pendientes para cada empleado. Cada empleado tiene un saldo de empleado basado en la acumulación de gastos presentados o prestados ('prestados' si retiran efectivo). Los gastos que aún están pendientes de revisión no se añadirán al saldo prestado hasta que hayan sido aprobados.
Información útil: También puedes descargar el informe de saldo de empleados desde la página de Reembolsos.
La página de Exportación es donde puedes tener una visión completa de los gastos que están sin exportar, en la cola de exportación y ya exportados. Esta página también es solo accesible para administradores y contables. En la página de exportación, los administradores pueden ver información mucho más detallada sobre los gastos relacionados con los reembolsos (por ejemplo, reembolsos directos y manuales).
Cómo reembolsar un gasto en efectivo
Reembolsa el saldo manualmente.
Si has decidido liquidar el saldo del empleado fuera de Pleo (por ejemplo, junto con el salario de un empleado), aquí te explicamos qué hacer:
En la aplicación web de Pleo, ve a la página de Reembolsos.
Haz clic en el empleado cuyo saldo necesita ser liquidado.
Haz clic en "Liquidar saldo" y elige un método de pago:
Esto se registrará en la página "Exportar" como un elemento de línea para garantizar que los gastos en efectivo se liquiden en tu sistema contable.
Si un empleado ha retirado efectivo o ha marcado un gasto como personal, tus opciones de reembolso manual cambian. En concreto, un administrador o contable deberá liquidar el total del gasto en efectivo de un empleado (en lugar de seleccionar gastos en efectivo).
Una vez que los gastos en efectivo anteriores de un empleado hayan sido exportados y conciliados en tu sistema contable, su saldo se restablecerá en Pleo y será posible seleccionar manualmente gastos específicos para el reembolso otra vez.
Cómo exportar gastos en efectivo
Dependiendo del sistema contable elegido, los gastos en efectivo y los reembolsos se pueden exportar directamente junto con los gastos de la tarjeta Pleo. Descubre cómo funciona la exportación.
Los reembolsos aparecerán en tu página de "Exportar" como "reembolsos":
Una vez exportada, esta línea reflejará un movimiento de fondos desde tu cuenta de la Cartera de Pleo a tu cuenta de Reembolsos de Pleo en tu sistema contable.
Preguntas frecuentes
Si un empleado le debe dinero a la empresa (por ejemplo, si pagó con su tarjeta Pleo y luego marcó el gasto como personal), ¿cómo se resuelve?
No es posible actualmente, por ejemplo, retirar dinero de la tarjeta personal del empleado. Como administrador o contable a cargo de los gastos en efectivo, en este caso puedes elegir:
Esperar hasta que el empleado presente un gasto en efectivo que anule el dinero que le debe a la empresa, o
Saldar el saldo fuera de Pleo (por ejemplo, deduciendo lo que se debe en una nómina).
¿Hay algún coste asociado a los reembolsos?
Hay una tarifa de transacción del 0,9% del importe con un máximo de 1 EUR por reembolso (es decir, se aplicará la tarifa más baja). Cualquier tarifa de reembolso aparecerá en tu factura de suscripción de Pleo, como en este ejemplo:
¿Por qué no puedo ver la página de Reembolsos?
Descubre si tu plan de Pleo incluye acceso a los Reembolsos:
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