La configuración de las categorías es una parte esencial de la sincronización de Pleo con tu sistema de contabilidad. Una vez configuradas, los empleados pueden añadir una categoría a cada uno de sus gastos en Pleo. Las categorías en Pleo se alinean automáticamente con su plan de cuentas y códigos fiscales pre-seleccionados sin siquiera saber que lo están haciendo. En pocas palabras: todos los gastos estarán listos para su sistema de contabilidad y su proceso de conciliación.
Cómo configurar tus categorías
Haz clic en Configuración → Contabilidad → Categorías.
Aparecerán 11 grupos de categorías por defecto, cada una de ellas basada en uno de los 11 tipos de transacciones establecidos por Mastercard. Puedes cambiarlas según la forma en que tu empresa categorice esta última parte es la que nos ayuda a autocategorizar los gastos.
Haz clic en la flecha de la derecha del icono y selecciona el que quieras, por ejemplo: comidas y bebidas.
Haz clic en "Añadir categoría".
Rellena la cuenta (el código nominal/de cuenta), el nombre (por ejemplo, comidas de clientes) y el código fiscal (por ejemplo, 20%).
¿Necesitas más ayuda? Utiliza nuestros ejemplos de categorías en este artículo.
Copiar categorías entre diferentes cuentas
Usas Pleo en varias sucursales, filiales o países? Consulta la oferta multientidad de Pleo.
Si tiene más de una cuenta de empresa (por ejemplo, diferentes sucursales o filiales) que utilizan Pleo, es posible que desees utilizar las mismas categorías en todas las cuentas.
Para copiar todas las categorías de una cuenta existente, haz clic en el botón Exportar o Importar en la esquina superior derecha de la página Categorías y luego selecciona Exportar como archivo. Esto descargará todas las categorías como un archivo .csv en su ordenador.
Para exportar un solo grupo de categorías, haz clic en el icono de tres puntos situado a la derecha de un solo grupo de categorías y selecciona Exportar como archivo. Esto descargará este grupo de categorías como un archivo .csv en tu ordenador:
Una vez que cambies a la otra cuenta, ve a la página de Categorías, haz clic en Exportar o Importar, y luego en Añadir desde archivo. Sube el archivo previamente exportado:
Una vez que Pleo procese el archivo, podrás ver las categorías y grupos de categorías que se van a añadir. No se preocupe si algunas de las categorías ya existen en la configuración de otra cuenta: la importación evita la creación de duplicados.
Si todo parece correcto, haz clic en "Añadir". Todas las categorías añadidas aparecerán en tu lista de categorías.
Recuerda añadir los códigos fiscales, ya que éstos no pueden copiarse entre cuentas de Pleo.
Categorías de equipos
¿Tienes varios equipos que requieren diferentes categorías y preferirías que algunas de estas categorías estuvieran ocultas para otros equipos? Te sugerimos que racionalices tus opciones de categoría y que sólo hagas visibles las categorías necesarias para cada equipo.
Esto aumentará la exactitud de categorización tus gastos y hará que sea más fácil y rápido para los empleados. Simplemente dirígete a Categorías, selecciona las que deseas que cada equipo pueda elegir, y ¡Voilà! Los equipos ahora sólo podrán ver esos grupos de categorías.
💡Consejo: Menos categorías disponibles para cada equipo significa menos errores y correcciones para ti.
Todo listo, ¿y ahora qué?
Cuando tu equipo realiza una compra, la aplicación le pide que cargue el recibo y selecciona el nombre de la categoría. En segundo plano, Pleo aplica automáticamente el código de cuenta/nominal y el código de impuestos, y se sitúa en su página de exportación, lista y alineada para su contabilidad.
💡Consejo: Haz que los nombres de las categorías sean lo más sencillos y fáciles de entender posible para que tus usuarios sepan qué elegir