Manchmal ist eine Kartenzahlung einfach nicht möglich. Vielleicht sitzen Sie in einem Taxi, das keine Kartenzahlung akzeptiert, oder Sie nutzen ihr Fahrzeug für eine Geschäftsreise. Keine Sorge, für diese Fälle können Sie Pleo Pocket nutzen.


Was ist Pleo Pocket?

Einfach ausgedrückt ist Pleo Pocket eine Funktion mit der Sie den Überblick über Bargeldausgaben und Auslagen aus privater Tasche behalten.


Wie kann ich Pleo Pocket aktivieren?

Bitte beachten Sie, dass es für einen Administrator nicht möglich ist, Pocket zu deaktivieren, sobald es aktiviert wurde.

  1. Klicken Sie in der Pleo-Web-App auf "Pocket".

  2. Klicken Sie auf "Mehr erfahren".

  3. Folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm, um die Einrichtung abzuschließen.

Die Aktivierung von Pocket ermöglicht auch den Mahlzeiten und Tagespauschalen (derzeit verfügbar in Deutschland und Schweden) und Kilometerpauschalen (verfügbar für alle Länder).


Wie man eine Pocket-Ausgabe einreicht

Egal, ob Sie ein Angestellter oder ein Verwalter sind, der sein eigenes Geld für etwas Arbeitsbezogenes ausgegeben hat, hier erfahren Sie, wie Sie eine Pocket-Ausgabe einreichen und eine Erstattung erhalten.


Wer kann Pocket-Ausgaben sehen?

  • Admins können alle Pocket-Ausgaben sehen.

  • Externe Buchhalter (einfach und erweitert) können Pocket-Ausgaben sehen. Sie können auch Pocket-Salden abrechnen, wenn diese Berechtigung nicht deaktiviert wurde.

  • Mitarbeiter können nur ihre eigenen Pocket-Ausgaben sehen. Es sei denn, sie sind ein reviewer.


Wie Sie Pocket-Ausgaben verfolgen und überprüfen

Pocket-Ausgaben werden an zwei Stellen angezeigt: auf der Seite Ausgaben und auf der Seite Pocket.

  • Auf der Seite Ausgaben können Sie Änderungen (z. B. Änderung der Kategorie) an einer Taschenausgabe vornehmen, genau wie bei einer normalen Kartenausgabe.

  • Auf der Seite Pocket erhalten Sie einen Überblick über die abgerechneten und ausstehenden Ausgaben für jeden Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter hat einen Taschensaldo, der sich aus der Summe der eingereichten oder geschuldeten Ausgaben zusammensetzt ("geschuldet", wenn er Bargeld abhebt). Ausgaben, die noch geprüft werden müssen, werden erst dann zum geschuldeten Saldo hinzugefügt, wenn sie genehmigt wurden.


Wie kann ich eine Ausgabe für Pocket erstatten?

  • Erstattung über ein persönliches Bankkonto oder eine Karte

Aktivieren Sie direkte Erstattungen, indem Sie auf der Pocket-Seite auf diese Funktion klicken:

Wenn Sie diese Option einrichten, wird Pleo Sie dazu auffordern, Schwellenwerte für die Überprüfung festzulegen. Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie Pocket-Ausgaben genehmigen möchten, bevor jemand eine Erstattung auf ein persönliches Bankkonto oder eine Karte vornehmen kann.

Sobald diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter ihre Ausgaben selbst erstatten, indem sie die Schritte in der mobilen App ausführen. Es gibt ein Limit von 2000 Euro pro Erstattung. Erfahren Sie, wie Mitarbeiter ihre Ausgaben selbst erstatten können.

  • Sie können den Saldo auch manuell abrechnen

Wenn Sie sich entschieden haben, einen Pocket-Saldo außerhalb von Pleo abzurechnen (z. B. zusammen mit dem Gehalt eines Mitarbeiters), gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie in der Pleo-Webanwendung auf die Pocket-Seite.

  2. Klicken Sie auf den Mitarbeiter, dessen Saldo abgerechnet werden soll.

  3. Klicken Sie auf "Saldo ausgleichen" und wählen Sie eine Zahlungsmethode:

    Wenn ein Mitarbeiter entweder Bargeld abgehoben oder eine Ausgabe als persönlich markiert hat, ändern sich die manuellen Erstattungsoptionen. Insbesondere muss ein Verwalter oder Buchhalter das gesamte Pocket-Guthaben eines Mitarbeiters abrechnen (statt nur ausgewählte Pocket-Ausgaben):

    Dies ist auf eine derzeitige Einschränkung auf Seiten von Pleo zurückzuführen. Bitte bleiben Sie dran für zukünftige Updates! Sobald die früheren Pocket-Ausgaben eines Mitarbeiters exportiert und in Ihrem Buchhaltungssystem abgeglichen wurden, wird der Saldo in Pleo neu eingestellt, und es wird möglich sein, bestimmte Ausgaben wieder manuell für die Erstattung auszuwählen (wie hier):

  4. Dies wird auf der Seite "Export" als Einzelposten aufgezeichnet, um sicherzustellen, dass die Taschenausgaben in Ihrem Buchhaltungssystem ausgeglichen werden.


Wie man Pocket-Ausgaben exportiert

Abhängig von dem von Ihnen gewählten Buchhaltungssystem können Pocket-Ausgaben und Erstattungen direkt zusammen mit den Pleo-Kartenausgaben exportiert werden. Erfahren Sie, wie das Exportieren funktioniert.

Rückerstattungen werden auf Ihrer Export-Seite als "Pocket-Überweisung" angezeigt. Beim Exportieren wird die Position eine Bewegung von Geldern aus dem Wallet-Konto zum Pocket-Konto in Ihrem Buchhaltungssystem widerspiegeln.


FAQ's für Admins

Kann ein Administrator eine direkte Erstattung veranlassen?

Sobald eine Pocket-Ausgabe eingereicht (und gegebenenfalls als in Ordnung befunden) wurde, ist es Sache des Mitarbeiters, die Erstattung auf sein Bankkonto oder seine persönliche Karte vorzunehmen. Administratoren können jedoch keine Erstattung auf ein Bankkonto oder eine Karte veranlassen. Warum nicht? Hierfür gibt es einige praktische Gründe:

  1. Der Mitarbeiter hat möglicherweise seine persönlichen Bankkonto- oder Kartendaten noch nicht eingegeben.

  2. Die Daten wurden eingegeben, aber das Bankkonto oder die Karte ist inzwischen abgelaufen.

  3. Die Bank, die mit der Karte verbunden ist, könnte eine Push-Benachrichtigung senden, bevor sie eine Kartenerstattung freigibt.

In Anbetracht dieser Umstände ist es sinnvoll, den Mitarbeiter in die Pflicht zu nehmen.

Wenn ein Mitarbeiter dem Unternehmen Geld schuldet (z. B. weil er mit seiner Pleo-Karte bezahlt hat und die Ausgabe dann als privat markiert hat), wie wird das gelöst?

Es ist derzeit nicht möglich, Geld von der persönlichen Karte des Mitarbeiters abzubuchen. Als Verwalter oder Buchhalter, der Pocket-Ausgaben verwaltet, können Sie in diesem Szenario Folgendes tun:

  1. Warten, bis der Mitarbeiter eine Pocket-Ausgabe einreicht, die den Betrag, den er dem Unternehmen schuldet, aufhebt, oder

  2. den Saldo außerhalb von Pleo begleichen (z. B. durch Abzug des geschuldeten Betrags von einer Gehaltsabrechnung).

Fallen bei Rückerstattungen (Pocket-Überweisung) Gebühren an?

Es gibt eine Transaktionsgebühr von 0,9 % des Betrags. Allerdings berechnen wir maximal 1€ pro Rückerstattung.

Sie können die Pocket-Seite nicht finden?

Finden Sie heraus, ob Ihr Preisplan Ihnen Zugang zu dieser Funktion gibt:


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