Wie Rückerstattungen mit Pleo funktionieren

Wenn ein Teammitglied eine Geschäftsausgabe auslegt, kann in Pleo ganz einfach eine Rückerstattung beantragt und verfolgt werden. Dieser Artikel erklärt alle nötigen Schritte aus Sicht eines Pleo-Admins/Buchhalters .


Wie Sie Rückerstattungen aktivieren

Admins und Buchhalter:innen können Rückerstattungen aktivieren.


Durch die Aktivierung von Rückerstattungen können Pleo-Nutzer:innen Ausgaben aus eigener Tasche sowie Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Geldautomatenabhebungen einreichen.

  1. Klicken Sie in der Pleo-Web-App auf Rückerstattungen.

  2. Klicken Sie auf Erste Schritte.

  3. Folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm, um die Einrichtung abzuschließen.


Gut zu wissen:


  • Wenn Sie Ihre Privatauslagen exportieren möchten, müssen Sie vorab eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem aktiviert haben.

  • Bitte beachten Sie, dass es in der Web-App nicht möglich ist, Rückerstattungen zu deaktivieren, sobald diese aktiviert wurden. Wenn Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.

Nachdem Sie Rückerstattungen aktiviert haben, können Sie Rückerstattungen aus Ihrem Pleo Wallet aktivieren.


Durch die Aktivierung von Rückerstattungen aus Ihrem Pleo Wallet können Admins über das Pleo Wallet Erstattungen zu persönlichen Bankkonten vornehmen (nicht verfügbar in den USA).

  1. Nachdem Sie Rückerstattungen aktiviert haben, wird das Banner Rückerstattung von Ihrem Pleo Wallet angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Erste Schritte

  3. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf „Aktivieren“.

  4. Wählen Sie aus, wer zur Erstattung berechtigt sein soll: Mitarbeitende & Admins oder nur Admins.

Gut zu wissen: In den Einstellungen können Sie jederzeit Ihre Auswahl, wer zur Kostenerstattung berechtigt ist, ändern.


So funktioniert das Einreichen einer Privatauslage

Ob Sie ein:e Mitarbeiter:in oder Admin sind, hier erfahren Sie, wie Sie eine Privatauslage einreichen und erstattet bekommen.


Wer sieht Privatauslagen?

  • Admins können alle Privatauslagen einsehen.

  • Externe Buchhalte:innen (beschränkt und erweitert) können Privatauslagen einsehen. Sie können auch Mitarbeiterguthaben ausgleichen, sofern diese Berechtigung nicht deaktiviert wurde.

  • Mitarbeiter:innen können nur ihre eigenen Privatauslagen einsehen. Es sei denn, sie sind ein:e Reviewer:in.


Wie Sie Ausgaben aus eigener Tasche verfolgen und überprüfen

Privatausgaben erscheinen an drei Stellen: auf der Seite „Ausgaben“, auf der Seite „Rückerstattungen“ und auf der Seite „Exportieren“.

  • Die Ausgaben-Seite ist der Ort, an dem Sie Änderungen (z. B. die Kategorie) an einer „Privatauslage“ vornehmen können, genauso wie bei einer regulären Kartenausgabe.

  • Auf der Rückerstattungen-Seite erhalten Sie einen Überblick über die beglichenen versus ausstehenden Ausgaben für alle Pleo-Nutzer:innen. Alle Nutzer:innen haben ein Guthaben, das auf der Ansammlung von eingereichten oder geschuldeten Ausgaben basiert („geschuldet“, wenn sie Bargeld abheben). Bis zur Genehmigung werden die Ausgaben, die noch auf Überprüfung warten, nicht dem Guthaben hinzugefügt.

    Gut zu wissen: Sie können auch einen Kontoauszug von der Rückerstattungen-Seite herunterladen.

  • Die Exportseite ist der Ort, an dem Sie einen vollständigen Überblick über Ausgaben erhalten, die nicht exportiert wurden, sich in der Export-Warteschlange befinden und bereits exportiert wurden. Diese Seite ist nur für Admins und Buchhalter zugänglich. Auf der Export-Seite können Admins wesentlich mehr kontextbezogene Informationen zu Ausgaben im Zusammenhang mit Privatauslagen (z. B. direkte & manuelle Rückerstattungen) einsehen.


So erstatten Sie eine Privatauslage

Saldo manuell ausgleichen

Wenn Sie sich entschieden haben, ein Mitarbeiterguthaben außerhalb von Pleo auszugleichen (z. B. zusammen mit dem Gehalt), sollten Sie Folgendes beachten:

  1. Gehen Sie in der Pleo-Web-App zur Rückerstattungen-Seite.

  2. Klicken Sie auf den Mitarbeitenden, dessen Guthaben ausgeglichen werden muss.

  3. Klicken Sie auf „Saldo ausgleichen“ und wählen Sie eine Zahlungsmethode:




  4. Dies wird auf der Seite Exportieren als Einzelposten erfasst, um sicherzustellen, dass die Privatauslagen in Ihrem Buchhaltungssystem ausgeglichen sind.

Wenn Nutzer:innen Bargeld abheben oder eine Ausgabe als persönlich markieren, ändern sich Ihre Möglichkeiten zur manuellen Rückerstattung. Admins oder Buchhalter:innen müssen jetzt die gesamten Privatauslagen der/des Nutzer:in ausgleichen (anstelle von bestimmten Privatauslagen).

Sobald die früheren Privatauslagen der Nutzer:innen in Ihr Buchhaltungssystem exportiert und dort abgeglichen wurden, wird das Guthaben der Nutzer:innen in Pleo zurückgesetzt. Danach ist es möglich, bestimmte Ausgaben erneut manuell für Rückerstattung auszuwählen.


So exportieren Sie Privatauslagen

Je nachdem, welches Buchhaltungssystem Sie gewählt haben, können Privatauslagen und Rückerstattungen zusammen mit den Pleo-Karten-Ausgaben exportiert werden. So funktioniert das Exportieren.

Rückerstattungen werden auf der Exportieren-Seite als „Rückerstattungen“ angezeigt.

Nach dem Export spiegelt diese Zeile eine Guthabenverschiebung von Ihrem Pleo Wallet auf Ihr Pleo-Rückerstattungskonto in Ihrem Buchhaltungssystem wider.


FAQs

Wenn ein Mitarbeiter dem Unternehmen Geld schuldet (z. B., weil er mit seiner Pleo-Karte bezahlt hat und die Ausgabe als persönlich markiert hat), wie wird dies gelöst?

Es ist derzeit nicht möglich, Geld von der persönlichen Bankkarte des Mitarbeiters abzuheben. Als Admin oder Buchhalter:in haben Sie folgende Optionen:

  1. Warten Sie, bis der Mitarbeiter eine Privatauslage einreicht, die den Betrag, den er dem Unternehmen schuldet, aufhebt, oder

  2. begleichen Sie die Schulden außerhalb von Pleo (z. B. durch Abzug des geschuldeten Betrags vom Gehalt).

Gibt es bei Rückerstattungen irgendwelche Gebühren?

Es fällt eine Transaktionsgebühr in Höhe von 0,9 % des Betrags an, jedoch maximal 1,00 EUR pro Rückerstattung (d. h.: es wird stets die niedrigere Gebühr berechnet). Alle Rückerstattungsgebühren werden auf Ihrer Rechnung von Pleo angezeigt, wie in diesem Beispiel:


Warum kann ich die Seite Rückerstattungen nicht sehen?

Finden Sie heraus, ob Ihr Preisplan Zugang zu Rückerstattungen bietet:


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