Wie Rückerstattungen mit Pleo funktionieren

Wenn jemand die Kosten für eine Geschäftsausgabe im Voraus bezahlt, können Sie ganz einfach Rückerstattungen mit Pleo Rückerstattungen beantragen und nachverfolgen. Dieser Artikel erklärt alle Schritte aus der Sicht der Pleo Admins/Buchhaltenden.

• So aktivieren Sie Rückerstattungen

• Wie Ihr Team Privatauslagen einreicht

• Wer Privatauslagen einsehen kann

• Wie Sie Privatauslagen verfolgen und überprüfen

• So erstatten Sie Privatauslagen oder Kilometerpauschalen

• Wie Sie Privatauslagen exportieren

• Häufig gestellte Fragen

So aktivieren Sie Rückerstattungen

Admins und Buchhalter:innen können Rückerstattungen aktivieren.

1. Klicken Sie in der Pleo-Web-App auf ‚Rückerstattungen‘.

2. Klicken Sie auf ‚Jetzt loslegen‘.

3. Folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm, um die Einrichtung abzuschließen.
   
   

Gut zu wissen:

• Wenn Sie Ihre Privatauslagen exportieren möchten, müssen Sie vorab eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem aktiviert haben.

• Bitte beachten Sie, dass es in der Web-App nicht möglich ist, Rückerstattungen zu deaktivieren, sobald diese aktiviert wurden. Wenn Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.

Nachdem Sie Rückerstattungen aktiviert haben, können Sie auch Rückerstattungen aus Ihrem Pleo Wallet aktivieren (nicht in den USA verfügbar).

1. Nachdem Sie Rückerstattungen aktiviert haben, wird das Banner Rückerstattung von Ihrem Pleo Wallet angezeigt.

2. Klicken Sie auf ‚Jetzt loslegen‘.

3. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf 'Aktivieren'

4. Wählen Sie aus, wer zur Erstattung berechtigt sein soll: Mitarbeitende & Admins oder nur Admins.

Gut zu wissen: Sie können Ihre Auswahl für diejenigen, die zur Rückerstattung berechtigt sind, jederzeit in den Einstellungen für Rückerstattungen ändern.

So funktioniert das Einreichen einer Privatauslage

Ob Mitarbeiter:in oder Admin, hier erfahren Sie, wie Sie eine Privatauslage einreichen und erstattet bekommen.

Wer Privatauslagen einsehen kann

• Admins können alle Privatauslagen einsehen.

• Externe Buchhalter:innen (eingeschränkt und erweitert) können Privatauslagen einsehen. Sie können auch die Guthaben der Mitarbeiter:innen ausgleichen , wenn diese Berechtigung nicht deaktiviert wurde.

• Mitarbeiter:innen können nur ihre eigenen Privatauslagen sehen. Ausgenommen davon sind Reviewer:innen.

Wie Sie Privatauslagen verfolgen und überprüfen

Privatausgaben erscheinen an drei Stellen: auf der Seite 'Ausgaben', auf der Seite 'Rückerstattungen' und auf der Seite 'Exportieren'.

• Die Ausgaben-Seite ist der Ort, an dem Sie Änderungen (z. B. die Kategorie) an einer Privatauslage vornehmen können, genauso wie bei einer regulären Kartenausgabe.

• Auf der Seite ‚Rückerstattungen‘ sehen Sie einen Überblick über die abgerechneten und ausstehenden Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter:innen. Alle Angestellten verfügen über ein Guthaben, das sich aus der Summe der eingereichten oder geschuldeten Ausgaben zusammensetzt („geschuldet“ sind die Ausgaben, wenn Bargeld abgehoben wird). Ausgaben, die noch überprüft werden müssen, werden erst dann zum Guthaben hinzugefügt, wenn sie genehmigt wurden.

  Gut zu wissen: Sie können auch einen Kontoauszug über das Guthaben von der Rückerstattungen-Seite herunterladen.

• Auf der Seite ‚Export‘ sehen Sie einen vollständigen Überblick über die Ausgaben, die nicht exportiert wurden, sich in der Export-Warteschlange befinden oder exportiert wurden. Auch diese Seite ist nur für Admins und Buchhalter:innen zugänglich. Auf der Export-Seite können Admins viel mehr kontextbezogene Informationen zu Privatauslagen sehen (z. B. In-App-Rückerstattungen und manuelle Rückerstattungen).

So erstatten Sie Privatauslagen oder Kilometerpauschalen

So zahlen Sie Mitarbeiter:innen Rückerstattungen direkt aus:

1. Gehen Sie zu ‚Rückerstattungen‘.
2. Wählen Sie den/die Mitarbeiter:in aus, dem/der Sie eine Rückerstattung auszahlen möchten.
3. Wählen Sie ‚Ausgaben ausgleichen‘. 
4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode.
   • Bezahlen Sie an das hinterlegte Bankkonto/die hinterlegte Karte.
     Wenn der/die Mitarbeiter:in Bank- oder Kartendaten hinzugefügt hat und Rückerstattungen aus dem Pleo Wallet aktiviert sind, können Sie die Zahlung direkt durchführen.
   • Rückerstattungen außerhalb von Pleo
     Falls das Guthaben außerhalb von Pleo ausgeglichen wurde, stellt diese Option sicher, dass die Privatauslagen auch in Ihrem Buchhaltungssystem ausgeglichen werden.

So exportieren Sie Privatauslagen

Je nachdem, welches Buchhaltungssystem Sie gewählt haben, können Sie Privatauslagen und Rückerstattungen zusammen mit den Pleo-Karten-Ausgaben direkt exportieren. Erfahren Sie, wie das Exportieren funktioniert.

Rückerstattungen werden auf Ihrer ‚Export‘-Seite als ‚Rückerstattungen‘ angezeigt:

Nach dem Export spiegelt diese Zeile eine Guthabenverschiebung von Ihrem Pleo Wallet auf Ihr Pleo-Rückerstattungskonto in Ihrem Buchhaltungssystem wider.

Häufig gestellte Fragen

Wenn ein Mitarbeiter dem Unternehmen Geld schuldet (z. B., weil er mit seiner Pleo-Karte bezahlt hat und die Ausgabe als persönlich markiert hat), wie wird dies gelöst?

Derzeit ist es beispielsweise nicht möglich, Geld von der privaten Bankkarte von Angestellten abzuheben. Als Admin oder Buchhalter:in, der/die Privatauslagen verwaltet, haben Sie in diesem Szenario folgende Optionen:

1. Warten Sie, bis der Mitarbeiter eine Privatauslage einreicht, die den Betrag, den er dem Unternehmen schuldet, aufhebt, oder

2. begleichen Sie die Schulden außerhalb von Pleo (z. B. durch Abzug des geschuldeten Betrags vom Gehalt).

Gibt es bei Rückerstattungen irgendwelche Gebühren?

Es fällt eine Transaktionsgebühr von 0,9 % des Betrags an, jedoch maximal 1 € pro Rückerstattung (d. h. es wird die jeweils niedrigere Gebühr berechnet). Alle Rückerstattungsgebühren werden auf Ihrer Pleo-Rechnung angezeigt, wie in diesem Beispiel:

Warum kann ich die Seite Rückerstattungen nicht sehen?

Finden Sie heraus, ob Ihr Preisplan Zugang zu Rückerstattungen bietet:

• Legacy-Pläne

• Für Unternehmen, die nach dem 2. April 2023 bei Pleo registriert haben

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