So exportieren Sie Ausgaben aus Pleo

Warum sollte ich exportieren?

Durch Exportieren stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgaben aus Pleo in Ihr Buchhaltungssystem übertragen und abgeglichen werden können. Indem Sie die Exportfunktion richtig verwenden, können Sie spätere Buchhaltungsprobleme und Fehler vermeiden. Wenn Sie Ihre Ausgaben in Pleo einfach nur herunterladen, werden sie nicht in Ihr Buchhaltungssystem übertragen (es sei denn, Sie verwenden das maßgeschneiderte Format oder ein ähnliches Dateisystem).


Die drei Phasen einer Pleo-Ausgabe

Sobald ein Kartenkauf oder eine Pocket-Ausgabe registriert wird, durchläuft die Ausgabe folgende Phasen:

  1. Nicht exportiert: In dieser Phase befinden sich ausgeglichene Ausgaben, während Sie Überprüfungen oder Änderungen vornehmen. Dies ist die einzige der drei Phasen, in der Ausgaben geändert werden können.

  2. Export-Warteschlange: Nachdem Ausgaben der Export-Warteschlange hinzugefügt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Hier können Sie überprüfen, ob die Daten richtig sind. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, entfernen Sie die Daten aus der Warteschlange.

  3. Exportiert: Hier sehen Sie die Ausgaben, die in Ihr Buchhaltungssystem exportiert wurden. Sie können Ihre Ausgaben auch erneut exportieren, falls erforderlich.


So exportieren Sie Ausgaben

  1. Stellen Sie vor dem Exportieren sicher, dass Sie die Schnittstelle mit Ihrem Buchhaltungssystem eingerichtet haben. Wenn Sie das noch nicht getan haben, können Sie es auf der Seite „Einstellungen“ nachholen.

  2. Gehen Sie zur Seite „Export“.

  3. Sie müssen vor dem Exportieren noch Änderungen an Ihren Ausgaben vornehmen? Sie können die Ausgaben einzeln oder durch eine Bulk-Bearbeitung ändern. Nutzen Sie die Filter oben rechts, um alle Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, mit einer bestimmten Kontonummer, mit einem fehlenden oder beigefügten Beleg usw. zu finden. Außerdem können Sie mithilfe des Suchfelds nach einem Händlernamen filtern. Um Änderungen an mehreren Ausgaben gleichzeitig vorzunehmen, klicken Sie auf „Alle auswählen“, „Bulk-Bearbeitung“ und „Anwenden“. Kunden, die Xero verwenden, sollten berücksichtigen, dass die Größe jedes angehängten Belegs auf 3 MB begrenzt ist.




  4. Verschieben Sie Ausgaben aus „Nicht exportiert“ in die Export-Warteschlange, wenn Sie sicher sind, dass alle Angaben richtig sind.

  5. Klicken Sie auf „Exportieren“, um alle ausgewählten Ausgaben in Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen.



So zeigen Sie Ihre Exporthistorie an

Sie möchten überprüfen, was, wann und von wem exportiert wurde? So funktioniert es:

  1. Gehen Sie zur Registerkarte „Exportiert“.

  2. Klicken Sie auf „Exporthistorie“.

  3. Klicken Sie auf einen Export in der Liste, die das Datum, die Uhrzeit und die Person, die den Export ausgelöst hat, enthält.

  4. Klicken Sie auf „Bestätigen“.


So exportieren Sie erneut

In bestimmten Fällen müssen Sie Ihre Ausgaben erneut exportieren – beispielsweise, wenn Sie nach einem Testexport in ein maßgeschneidertes Format in Ihre direkte Schnittstelle exportieren oder nach einer Massenlöschung in Ihrem Buchhaltungssystem den Export wiederholen möchten. Welche Gründe auch immer Sie zu diesem Schritt veranlassen, wir haben eine Funktion zum erneuten Exportieren aktiviert, sodass Sie mehr Kontrolle über Ihre Exporte erhalten.

  1. Gehen Sie zur Registerkarte „Exportiert“ auf der Seite Export.




  2. Sie können jede Ausgabe einzeln oder mehrere Ausgaben zusammen auswählen oder die Auswahl dafür aufheben. Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie erneut exportieren möchten.




  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut exportieren unten auf der Seite, um die ausgewählten Ausgaben nochmals zu exportieren.



Gut zu wissen

  • Sie können nur die Ausgaben exportieren, die vorgelegt wurden (d. h. der Händler hat das Guthaben beansprucht).

  • In Pleo werden Ausgaben automatisch für den Export vorausgewählt. Dazu müssen die Ausgaben mit einer Kontonummer und einem Beleg verbunden sein.

  • Wenn Ausgaben von „Nicht exportiert“ in die Export-Warteschlange verschoben werden, sind sie gesperrt und können von niemandem geändert werden, es sei denn, Sie verschieben sie wieder in „Nicht exportiert“. Nach dem Export bleiben die Ausgaben gesperrt.

  • Sie können Ausgaben, die bereits exportiert wurden, erneut exportieren.


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