Sådan fungerer Pleo Udlæg

Hvis nogen på forhånd betaler for en arbejdsrelateret udgift, kan de let anmode om og spore tilbagebetalinger i Pleo Udlæg. I denne artikel forklarer vi alle trin set fra en Pleo-administrator/bogholders synsvinkel.

• Sådan aktiverer du Udlæg

• Hvordan indsender man en privat udlæg

• Hvem kan se udgifter betalt op af egen lomme?

• Sådan sporer og gennemgår du privat udgift

• Sådan får du refunderet et privat udlæg eller en kørselsgodtgørelse

• Hvordan eksporterer jeg udgifter fra egen lomme?

• Ofte stillede spørgsmål

Sådan aktiverer du Udlæg

Administratorer og bogholdere kan aktivere Udlæg.

1. Klik på "Udlæg" i Pleo-webappen.

2. Klik på "Kom i gang".

3. Følg den trinvise vejledning på skærmen for at afslutte opsætningen.
   
   

Værd at vide:

• Hvis du vil eksportere dine private udlæg, skal du have et integreret regnskabssystem.

• Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at deaktivere Udlæg i webappen, når funktionen først er aktiveret. Kontakt vores supportteam, hvis du har brug for hjælp.

Når du har aktiveret Udlæg, kan du også aktivere Tilbagebetalinger fra Pleo Wallet (ikke tilgængelig i USA).

1. Når Udlæg er aktiveret, vises banneret med Tilbagebetalinger fra din Pleo Wallet

2. Klik på "Kom i gang"

3. Læs instruktionerne og klik på 'Tænd'

4. Vælg, hvem der skal have tilladelse til at få refunderet: Medarbejdere og administratorer eller kun administratorer.

Værd at vide! Du kan altid ændre dit valg af, hvem der har tilladelse til at foretage tilbagebetalinger under Indstillinger for tilbagebetaling.

Sådan indsender du et privat udlæg

Uanset om du er medarbejder eller administrator og har brugt dine egne penge på noget arbejdsrelateret, kan du her se, hvordan du registrerer et privat udlæg og bliver tilbagebetalt.

Hvem kan se udgifter betalt op af egen lomme?

• Administratorer kan se alle private udlæg.

• Eksterne bogholdere (begrænset og udvidet) kan se private udlæg. De kan også afregne medarbejdersaldi, hvis denne tilladelse ikke er blevet deaktiveret.

• Medarbejdere kan kun se deres egne private udlæg. Medmindre de er godkendere.

Sådan sporer og gennemgår du privat udgift

Du kan få overblik over private udlæg vises på tre sider: Udgifter, Udlæg og Eksportér.

• På siden Udgifter kan du foretage ændringer (f.eks. ændre kategori) af et privat udlæg, på samme måde som med en almindelig kortudgift.

• På siden Udlæg får du et overblik over afregnede og udestående udgifter for hver enkelt medarbejder. Hver medarbejder har en medarbejdersaldo baseret på akkumuleringen af indsendte eller skyldige udgifter ("skyldige", hvis medarbejderen hæver kontanter). Udgifter, der stadig venter på gennemgang, føjes ikke til den skyldige saldo, før de er blevet godkendt.

  Værd at vide! Du kan også downloade medarbejderens saldoopgørelse på siden Udlæg.

• På siden Eksport får du et komplet overblik over udgifter, der ikke er eksporteret, som er i eksportkøen, og som er blevet eksporteret. Denne side er kun tilgængelig for administratorer og bogholdere. På siden Eksport kan administratorer se mange flere kontekstoplysninger om udgifter, der er relateret til private udlæg (f.eks. direkte og manuelle tilbagebetalinger).

Sådan får du refunderet et privat udlæg eller en kørselsgodtgørelse

Sådan betaler du en medarbejder tilbage direkte:

1. Gå til Udlæg
2. Vælg den medarbejder, du ønsker at tilbagebetale til
3. Vælg Afregn udgifter 
4. Vælg en betalingsmetode
   • Betal til gemt bankkonto/-kort
     Hvis medarbejderen har tilføjet sine bank- eller kortoplysninger, og Tilbagebetalinger fra Pleo Wallet er aktiveret, kan du betale medarbejderen tilbage direkte
   • Tilbagebetaling uden om Pleo
     Hvis saldoen er afregnet uden om Pleo, vil denne mulighed sikre, at private udlæg udlignes i jeres regnskabssystem.

Sådan eksporterer du private udlæg

Afhængigt af dit valgte regnskabssystem kan private udlæg og tilbagebetalinger eksporteres direkte sammen med Pleo-kortudgifter. Få mere at vide om, hvordan eksport fungerer.

Tilbagebetalinger vil fremgå af siden "Eksport" som "tilbagebetalinger":

Når de er blevet eksporteret, vil denne linje afspejle en flytning af midler fra din Pleo Wallet-konto til din Pleo Udlæg-konto i dit regnskabssystem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan løses problemet, hvis en medarbejder skylder virksomheden penge (f.eks. fordi medarbejderen har betalt med sit Pleo-kort og derefter markeret udgiften som privat)?

I øjeblikket er det f.eks. ikke muligt at trække penge fra medarbejderens personlige kort. Som administrator eller bogholder, der administrerer private udlæg, kan du i denne situation vælge at gøre følgende:

1. Vente, indtil medarbejderen indsender en udgift, der ophæver de penge, de skylder virksomheden, eller

2. Afregne beløbet uden om Pleo (f.eks. ved at modregne det skyldige beløb medarbejderens løn).

Pålægges tilbagebetalinger gebyrer?

Der er et transaktionsgebyr på 0,9 % af beløbet med en maksimumsgrænse på 1 GBP pr. tilbagebetaling (dvs. det laveste beløb vil være gebyret). Eventuelle tilbagebetalingsgebyrer vil fremgå af din faktura for Pleo-abonnementet, i stil med dette eksempel:

Hvorfor kan jeg ikke se siden Udlæg?

Find ud af, om dit abonnement giver dig adgang til Udlæg:

• Tidligere abonnementstyper

• Kunder, der har tilmeldt sig efter den 2. april 2023

Relaterede artikler

• Sådan indsender du et privat udlæg og bliver tilbagebetalt

• Sådan registrerer du et privat udlæg, der skal betales tilbage

• Sådan afregner du kontanthævninger med Pleo-kort med private udlæg

• Sådan opretter du teams og godkendere