Sådan fungerer Pleo Udlæg

Hvis nogen betaler for en arbejdsrelateret udgift på forhånd, kan de nemt anmode om og spore tilbagebetalinger med Pleo Udlæg. I denne artikel forklarer vi alle trin fra en Pleo-administrators/-bogholders synsvinkel.

Sådan aktiverer du Udlæg
Hvordan indsender man en privat udlæg
Hvem kan se udgifter betalt op af egen lomme?
Sådan sporer og gennemgår du privat udgift
Hvordan man refunderer privat udlæg
Hvordan eksporterer jeg udgifter fra egen lomme?
Ofte stillede spørgsmål

Sådan aktiveres Udlæg

Administratorer og bogholdere vil kunne aktivere Udlæg.

Aktivering af Udlæg giver brugerne mulighed for at indsende privat udgifter, samt kørsel, Rejsegodtgørelse (Tyskland & Sverige) og hævninger i hæveautomater.

I Pleo-webappen skal du klikke på "Tilbagebetaling".
Klik "Kom i gang".
Følg den trinvise vejledning på skærmen for at afslutte opsætningen.

Godt at vide:

Hvis du vil eksportere dine private udlæg, skal du have et integreret regnskabssystem.
Venligst bemærk, at det ikke er muligt at deaktivere Udlæg i webappen, når det først er blevet aktiveret. Kontakt vores supportteam, hvis du har brug for hjælp.

Efter du har aktiveret Udlæg, kan du også aktivere Udlæg fra din Pleo Wallet.

At muliggøre udlæg fra din Pleo Wallet vil give administratorer mulighed for at tilbagebetale medarbejdere til deres bankkonto fra Pleo Wallet (ikke tilgængelig i USA).

Efter aktivering af Tilbagebetaling vil banneret Udlæg fra din Pleo Wallet blive vist.
Klik "Kom i gang".
Læs instruktionerne og klik på 'Tænd'
Vælg, hvem der skal have tilladelse til at få refunderet: Medarbejdere og administratorer eller kun administratorer.

Godt at vide: Du kan altid ændre dit valg for, hvem der har tilladelse til at blive refunderet i Refusionsindstillingerne.

Sådan indsender du en udgift uden for egen lomme

Uanset om du er en medarbejder eller en administrator, der har brugt dine egne penge på noget arbejdsrelateret, sådan indsender du en "privat udlæg" og får refunderet beløbet. Her kan du se, hvordan du indsender en privat udlæg og blive refunderet.

Hvem kan se udgifter uden for regnskabet

Administratorer kan se alle private udlæg.
Eksterne bogholdere (begrænset og udvidet) kan se private udlæg. De kan også afregne medarbejdersaldi, hvis denne tilladelse ikke er blevet deaktiveret.
Medarbejdere kan kun se deres egne private udlæg. Medmindre de er godkendere.

Sådan sporer og gennemgår du private udlæg

Du kan få overblik over private udlæg vises på tre sider: Udgifter, Udlæg og Eksportér.

På siden Udgifter kan du foretage ændringer (f.eks. ændre kategori) i et privat udlæg, ligesom du ville gøre med en almindelig kortudgift.
På siden Udlæg får du et overblik over de afregnede og udestående udgifter for hver medarbejder. Hver medarbejder har en medarbejdersaldo baseret på det samlede antal registrerede udlæg eller udeståender ("udeståender", hvis de hæver kontanter). Udgifter, der stadig afventer gennemgang, føjes ikke til den skyldige saldo, før de er blevet godkendt.
Godt at vide: Du kan også downloade saldoopgørelsen for medarbejdere fra siden Udlæg.
På siden Eksportér kan du se en komplet oversigt over udgifter, der ikke er blevet eksporteret, udgifter i eksportkøen og udgifter, der er blevet eksporteret. Denne side er også kun tilgængelig for administratorer og bogholdere. På eksportsiden kan administratorer få meget mere kontekstuel information om udlægsrelaterede udgifter (f.eks. direkte og manuelle tilbagebetalinger).

Sådan tilbagebetaler du et privat udlæg

Afregn saldoen manuelt

Hvis du har besluttet dig for at afregne en medarbejdersaldo uden for Pleo (f.eks. over en medarbejders løn), kan du se her, hvad du skal gøre:

Gå til siden Udlæg i Pleos webapp.
Klik på den medarbejder, du vil afregne saldoen for.
Klik på "Afregn saldo", og vælg en betalingsmetode:
Dette vil blive registreret på siden "Eksportér" som en linjepost for at sikre, at udlæggene afstemmes i dit regnskabssystem.

Hvis en medarbejder enten har hævet kontanter eller markeret en udgift som privat, ændres dine muligheder for manuel tilbagebetaling. Helt konkret skal en administrator eller bogholder afregne hele medarbejderens udlæg (i stedet for udvalgte udlæg).

Når en medarbejders tidligere udlæg er blevet eksporteret og afstemt i dit regnskabssystem, vil saldoen blive nulstillet i Pleo, og det vil igen være muligt manuelt at vælge specifikke udgifter, der skal tilbagebetales.

Sådan eksporterer du private udlæg

Afhængigt af dit valgte regnskabssystem kan udlæg og tilbagebetalinger eksporteres direkte sammen med Pleo-kortudgifter. Se her, hvordan eksport fungerer.

Tilbagebetalinger vil fremgå af siden "Eksportér" som "tilbagebetalinger":

Når de er blevet eksporteret, vil denne linje afspejle en flytning af midler fra din Pleo Wallet-konto til din Pleo Udlæg-konto i dit regnskabssystem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan løses problemet, hvis en medarbejder skylder virksomheden penge (f.eks. fordi medarbejderen har betalt med sit Pleo-kort og derefter markeret udgiften som privat)?

Det er i øjeblikket ikke muligt f.eks. at trække pengene fra medarbejderens personlige kort. Som administrator eller bogholder, der administrerer udlæg, kan du i dette scenarie vælge at gøre følgende:

Vente, indtil medarbejderen indsender en udgift, der ophæver de penge, de skylder virksomheden, eller
Afregne beløbet uden om Pleo (f.eks. ved at modregne det skyldige beløb medarbejderens løn).

Pålægges tilbagebetalinger gebyrer?

Der pålægges et transaktionsgebyr på 0,9 % af beløbet, dog maks. 1 GBP pr. tilbagebetaling (det laveste beløb vil være gebyret). Eventuelle tilbagebetalingsgebyrer vil fremgå af fakturaen på dit Pleo-abonnement, f.eks.:

Hvorfor kan jeg ikke se siden Udlæg?

Find ud af, om dit abonnement giver dig adgang til Udlæg: