Hvorfor overhovedet eksportere?
Med en eksport kan du flytte udgifter fra Pleo til dit regnskabssystem, så de er klar til afstemning. En korrekt brug af eksportfunktionen vil hjælpe dig med at undgå bogholderiproblemer og fejl på et senere tidspunkt. Hvis du bare downloader udgifterne fra Pleo, overføres de ikke til dit regnskabssystem (medmindre du bruger det tilpassede format eller et lignende filsystem).
En Pleo-udgifts tre faser
Når et kortkøb eller en Pocket-udgift registreres, bør udgiften gennemgå følgende faser:
Ikke-eksporteret: Afregnede udgifter befinder sig på dette trin, mens du foretager eventuelle verificeringer eller ændringer. Dette er den eneste fase af de tre, hvor udgifter kan ændres.
Eksportkø: Når udgiften føjes til eksportkøen, kan den ikke længere redigeres. Her kan du dobbelttjekke, om dataene er korrekte, og du kan fjerne udgiften fra køen, hvis det er nødvendigt at ændre den.
Eksporteret: I denne fase kan du se eventuelle udgifter, der er blevet eksporteret til dit regnskabssystem. Du kan også eksportere dem igen, hvis du har brug for det.
Sådan eksporterer du udgifter
Inden du eksporterer, skal du først kontrollere, at du har sat integrationen med regnskabssystemet op. Hvis du endnu ikke har gjort det, kan du gøre det på siden "Indstillinger".
Gå til siden "Eksport".
Har du brug for at ændre udgifter, inden du eksporterer dem? Du kan ændre én eller flere udgifter ad gangen. Du kan bruge filtrene i øverste højre hjørne til at finde alle udgifter, der er knyttet til et datointerval, udgifter med et kontonummer, udgifter med eller uden en kvittering osv. Du kan også bruge søgefeltet til at filtrere på baggrund af et leverandørnavn. Hvis du vil ændre flere udgifter på én gang, skal du klikke på "Vælg alle", "Masserediger" og "Anvend". For kunder, der anvender Visma e-conomic, er det relevant at vide, at der er en størrelsesbegrænsning for hver af de vedhæftede kvitteringer på 3 MB.
Flyt udgifter fra "Ikke-eksporteret" til "Eksportkø", når du er sikker på, at alt er korrekt.
Klik på "Eksportér" for at sende alle valgte udgifter til regnskabssystemet.
Sådan kan du se din eksporthistorik
Vil du tjekke, hvad der er blevet eksporteret og af hvem? Sådan gør du:
Gå til fanen "Eksporteret".
Klik på "Eksporthistorik".
Klik på en eksportpostering på listen, som inkluderer dato, klokkeslæt og oplysninger om den person, der eksporterede posten.
Klik på "Bekræft".
Sådan kan du eksportere igen
Der kan komme et tidspunkt, hvor du får brug for at eksportere dine udgifter igen, f.eks. hvis du har foretaget en testeksport til et tilpasset format og nu gerne vil eksportere igen direkte til det integrerede program. Det kan også være, at du beslutter dig for at eksportere igen efter at have foretaget en massesletning fra regnskabssystemet. Uanset årsagen har vi gjort det muligt at eksportere igen, så du får større kontrol over dine eksporter.
Gå til fanen "Eksporteret" på siden Eksport.
Du kan markere/fjerne markeringen af hver enkelt udgift for sig eller flere sammen. Markér de udgifter, du gerne vil eksportere igen.
Klik på knappen "Eksportér igen" nederst på siden for at eksportere de valgte udgifter.
Værd at vide
Det er kun muligt at eksportere udgifter, der er blevet gennemført (dvs. hvor forhandleren har gjort krav på midlerne).
Pleo markerer automatisk udgifter til eksport på forhånd. Kriteriet for udgifter er, at der skal være tilknyttet et kontonummer og en kvittering.
Når udgifter flyttes fra "Ikke eksporteret" til "Eksportkø", låses de og kan ikke ændres af nogen, medmindre du flytter dem tilbage til "Ikke-eksporteret". Når en udgift er eksporteret, forbliver den låst.
Du kan eksportere tidligere eksporterede udgifter igen.