OBS❗️Før du kan eksportere dine udgifter fra Pleo, skal du først sikre dig at du har sat integrationen med dit regnskabssystem op. Hvis ikke du allerede har gjort det, så sætter du det op under Regnskabsindstillinger.
I Eksport-sektionen gennemgår, klargøre og afslutningsvis eksporterer du alle din virksomheds udgifter fra Pleo. Via eksport-funktionen kan du således flytte dine udgifter fra Pleo over i dit regnskabssystem og herefter bogføre.
Læs med forneden for at få en bedre forståelse for hvordan du håndterer eksport af dine udgifter på bedste vis.
Sådan gennemgår og klargører du dine udgifter, så de er klar til eksport
Før du eksporterer en eller flere udgifter fra Pleo, er det vigtigt at de gennemgås, så du sikrer dig, at de har de rette detaljer angivet og registreret.
Her er de to mest essentielle og vigtige detaljer:
Kategori (kontonummer)
Kvittering/bilag
Andre vigtige detaljer for en udgift kan være team/afdeling, deltagere (relevant ift. repræsentation), momskode, tag, note og godkendelse.
Sådan gør du:
Klik på den udgift, du ønsker at gennemgå for at få vist udgiftens detaljerede overblik fra sidebjælken i højre side.
Herefter kan du gennemgå om udgiften har/ mangler en eller flere af detaljerne beskrevet foroven.
Når du har gennemgået udgiften, og eventuelt opdateret den med de detaljer som mangler, kan med fordel skifte til den næste udgift i rækken ved brug af piletasterne (↓ / ↑).
Sådan eksporterer du udgifter
Når en eller flere udgifter er gennemgået og klargjort, er det næste skridt at flytte dem fra Ikke eksporteret til Eksportkøen og afslutningsvis til Eksporteret.
Klik på "Vælg alle" (øverst i venstre side) eller vælg en enkelt udgift ved at klikke på cirklen til venstre for medarbejderens navn, så den bliver markeret med et flueben (✔️).
I bunden af skærmbilledet kan du nu klikke på "Føj til eksportkø" og den eller de udgifter, du har valgt vil blive flyttet fra Ikke eksporteret til Eksportkøen.
Klik på Eksportkø (øverst i midten af skærmbilledet) for at se de udgifter, der er klar til at blive eksporteret.
Du kan igen klikke på "Vælg alle" eller vælge blot en enkelt udgift, og herefter klikke på "Eksportér" (i bunden af skærmbilledet).
Herefter vil udgifterne blive eksporteret direkte til din finans- eller kassekladde i dit regnskabssystem.
OBS❗️Hvis du anvender et brugerdefineret filformat (custom format) i Pleo, vil du få udgifterne ud som en Excel-fil. Udgifterne eksporteres altså ikke direkte til dit regnskabssystem!
Rediger i flere udgifter på én gang
Du kan ændre enten en udgift ad gangen eller flere på en gang. Filtrer eller søg efter udgifterne og rediger med få klik!
Anvend filterpanelet for at filtrere dine udgifter på eksempelvis datointerval, konti, kvitteringsstatus eller forhandlernavn i søgefeltet.
For at ændre flere udgifter på en gang klikker du blot på Vælg alle, herefter Rediger alle og afslutningsvis Bekræft, når du har valgt de ønskede ændringer.
Sådan ser du din eksporthistorik
Vil du tjekke, hvad der blev eksporteret, hvornår og af hvem? Sådan gør du:
Gå til fanen "Eksporteret".
Klik på "Eksporthistorik".
Klik på en eksport fra listen, som indeholder dato, klokkeslæt og den person, der udløste eksporten.
Klik på "Bekræft".
Bemærk:
Det er kun muligt at behandle transaktioner, der er gået igennem, og dine udgifter vil blive eksporteret i henhold til datoen for transaktionen.
Vi hjælper dig med at forhåndsvælge dine udgifter for at fremskynde processen. Dvs. at udgifter, som har et kontonummer, en kvittering eller som allerede er blevet gennemgået, vil blive valgt på forhånd.
Når dine udgifter flyttes fra Ikke eksporteret til Eksportkøen, vil de blive låst og kan ikke redigeres, medmindre du flytter udgiften tilbage til Ikke eksporteret. Når en udgift først er blevet eksporteret, vil den forblive låst.
Du kan til enhver tid eksportere dine udgifter igen, selvom de er blevet eksporteret tidligere.
Andre relevante guides 📚