Alle samlinger
Wallet og konto
Eksport
Sådan opsætter du et brugerdefineret eksportformat
Sådan opsætter du et brugerdefineret eksportformat

Se her, hvordan du eksporterer data fra Pleo i et brugerdefineret CSV- eller XLSX-filformat.

Miia avatar
Skrevet af Miia
Opdateret over en uge siden

Med det tilpassede format kan du skræddersy eksporteringen af dine Pleo-udgifter. Du kan justere data, så de er kompatible med dit foretrukne regnskabssystem (Sage 200c, Navision osv.). Nedenstående trin fører dig gennem engangsopsætningen af det tilpassede format. Når du først har fået dit format tilpasset dine regnskabsbehov, sparer du masser af tid ved ikke at skulle ændre eksportfilen hver gang.


Trin 1: Vælg det tilpassede format

  1. Klik på Indstillinger.

  2. Klik på Regnskab.

  3. Klik på Opret dit eget format:

Opret dit eget format


Trin 2: Tilføj dine modkonti

  • Vælg et modkontonummer til dine udgifter til Pleo-kort. Vi anbefaler at oprette en ny konto i din kontoplan på samme måde, som du ville gøre det i forbindelse med en bankkonto.

  • Hvis Pocket er aktiveret for din virksomhed, skal du vælge en konto til dine Pleo Pocket-udgifter. Dette vil være den mellemregningskonto, udgifterne konteres i forhold til, indtil de bliver betalt tilbage. Angående Pocket skal du også vælge en Pleo Pocket-konto til tilbagebetalinger. Det vil typisk være den konto, du sender tilbagebetalingen til dine medarbejdere fra.


Trin 3: Tilføj dine momskoder

Hvis dit regnskabssystem tillader import af momskoder, kan du også tilføje disse:


Trin 4: Vælg dit filformat

Du kan tilpasse filformatet ud fra dine behov ved at klikke på knappen, hvor der står Formatindstillinger: én linje og XLSX. Her har du mulighed for at vælge mellem én linje (se venstre indstilling nedenfor) eller flere linjer (se højre indstilling nedenfor). Du kan også vælge mellem at eksportere Pleo-udgifter i en .csv-fil eller en Excel-fil.


Trin 5: Konfigurer data, der skal eksporteres til dit regnskabssystem

I det næste trin skal du fortælle Pleo, hvilke data du vil inkludere i din fil.

  • Når du ved, hvad du har brug for fra Pleo, kan du indtaste dine ønskede kolonneoverskrifter i kolonnen "Navn" og vælge de respektive data i "Datakilde". Kolonnen "Eksempel" giver en visuel idé om, hvordan formatet ser ud i den eksporterede fil.

    I kolonnen "Datakilde" kan du klikke på de tre små prikker ved siden af datakilden for at foretage ændringer som f.eks. at slette og vælge tallenes numeriske format. Du kan også vælge flere datakilder, hvis det er nødvendigt. Det er også muligt at ændre placeringen af forskellige kolonner til forskellige sekvenser.

    Hvis du har brug for et frit tekstfelt, kan du vælge 'Statisk værdi' fra datakilden og derefter klikke på de tre små prikker for at tilføje værdien. Du kan for eksempel skrive bankkontonavnet i dit regnskabssystem under hver udgift.

  • Du kan finde en forklaring af hvert datapunkt i tabellen i slutningen af denne vejledning. De datapunkter, du vælger, vil sandsynligvis afhænge af det regnskabssystem, du bruger.

  • Hvordan ser du, hvordan din eksportfil kommer til at se ud? Klik på knappen Download en forhåndsvisning af en fil nederst på siden.


Trin 6: Gennemfør din første Pleo-eksport

Du er færdig! Godt arbejde. Nu kan du gå til siden Eksport og downloade dine udgifter i det format, du netop har konfigureret.


Definitioner af datapunkter i Pleo

Navn på datapunkt

Forklaring

Kvitteringsnummer

Pleo opretter et kvitteringsnummer for hver udgift. Når du downloader en kvittering, vil kvitteringens filnavn være det samme som kvitteringsnummeret i tabellen.

Dato for afregning

Den dato, hvor transaktionen afregnes

Dato for godkendelse

Den dato, hvor transaktionen foretages

Saldo

Wallet-saldo

Afregnet beløb

Posteringens værdi i din Wallet valuta (oftest DKK)

Reserveret beløb

Posteringens værdi i den oprindeligt faktureret valuta (USD, GBP, EUR).

Afregnet valuta

Hvilken valuta købet er foretaget i

Modkonto

Pleo-kontonummer i regnskabssystemet

Navn på forhandler

Navnet på den forhandler, hvor købet blev foretaget

Forhandlers landekode

Land, hvor forhandleren er registreret

Navn på medarbejder

Den person, der ejer det kort, som er blevet brugt til at foretage købet

Medarbejdernummer

Kode, der kan tilføjes i Medarbejderens indstillinger på siden Brugere

Navn på kategori

Navnet på kategorien, som medarbejderne vælger, når de indberetter udgifter i Pleo

Kontonummer

Nominel kode fra regnskabssystemet, der er knyttet til navnet på kategorien

Note

Bemærk, at medarbejderen udfylder Pleo, mens der rapporteres udgifter

Momskoder

Momskoder fra regnskabssystemet

Status for gennemgang

"OK", "Skal bruge flere detaljer" ELLER "Ikke OK" – alle kan vælges af administratoren eller godkenderne

Note for gennemgang

Note, hvis godkenderen har valgt "Skal bruge flere detaljer" eller "Ikke OK"

Kvitterings-URL'er

URL-adresse, som giver dig mulighed for at klikke og downloade kvitteringen, hvis du er logget ind på Pleo som administrator

Skattesats

Skattesats i procent

Nettobeløb

Beløb efter fradrag af f.eks. skatter

Skattebeløb

Skattebeløbet, der beregnes af Pleo baseret på skattesatsen

Bruttobeløb

Beløb før skat

Teamnavn

Kan oprettes på siden Brugere > Teams

Teamkode

Koden kan føjes til hvert enkelt team

Tag-id

Du kan indsætte et tag-id som eksempelvis et projekt-id, som du har angivet i regnskabssystemet

Navn på tag

Navn på tag, som brugerne kan vælge, f.eks. et projektnavn

Statisk værdi

Vælg en værdi for hver enkelt transaktion, f.eks. transaktionstypen


Andre vigtige indstillinger

Besvarede dette dit spørgsmål?