Como contabilizar os levantamentos de dinheiro com despesas por conta própria

Por vezes é necessário pagar uma despesa de trabalho em dinheiro se um comerciante (quiosque, táxi, etc.) não aceitar cartões. Estes artigos cobrem:

• Como equilibrar um levantamento em dinheiro através da criação de uma despesa por conta própria

• Como ter em conta as flutuações das taxas de câmbio

• Como contabilizar uma taxa de cashpoint

• Reembolsos externos quando um empregado levantou dinheiro

Como equilibrar um levantamento em dinheiro através da criação de uma despesa de por conta própria

1. Quando levanta dinheiro com o seu cartão Pleo, isto afecta o seu saldo do colaborador. A quantidade de dinheiro com o qual deve ser registado como fundos que deve à sua empresa. Isto é o que verá na aplicação móvel:

   
   

   

   
   

   E é isto que um administrador (ou contabilista) verá na sua opinião (indo à página de Reembolsos e pesquisando na tabulação "Pendente"):
   
   

   
   

   

   
   

2. Para equilibrar isto de modo a que já não fique a dever à sua empresa, apresente uma despesa por conta própria. Depois de submeter uma despesa por conta própria, isto é o que verá:
   
   

   
   

   

   
   

   E a vista do administrador (ou contabilista) será também automaticamente actualizada após a apresentação da despesapor conta própria. O separador "pendente" será automaticamente ajustado para mostrar um saldo de zero (se a despesa por conta própria e o montante em dinheiro corresponderem).

   No exemplo mostrado nestas imagens, a despesa por conta própria de 100 DKK corresponde perfeitamente ao levantamento de dinheiro, o que significa que o saldo é zero. Mas não é necessário criar uma despesa por conta própria "perfeita" como esta. É totalmente correcto apresentar várias despesas por conta própria se, por exemplo, estiver numa viagem de negócios e gastar um pouco do dinheiro num táxi, alguns numa loja, etc.

Como ter em conta as flutuações das taxas de câmbio

Quando levantar dinheiro em moeda estrangeira, o montante será convertido assim que o seu levantamento for autorizado (isto acontece normalmente dentro de 24 horas). Por exemplo, se levantar 100 euros, isso poderá aparecer no Pleo como cerca de 85 libras. Gastará o dinheiro em custos comerciais nos próximos dias, mas entretanto a taxa de câmbio da moeda tem flutuado. Assim, quando vai apresentar despesas por conta própria, o total das despesas em euros resulta ser, digamos, de 83 libras. O que significa que ainda deve duas libras à sua empresa.

• Se a taxa de câmbio fizer parecer que deve dinheiro à empresa, submeta uma despesa adicional por conta própria que seja igual à diferença. Salte a adição do recibo e introduza "conversão cambial" em vez da loja ou comerciante:

  

• Se a diferença for positiva (por exemplo, parece que gastou 87 libras em vez de 85), um administrador (ou contabilista) pode resolver a diferença clicando em "Liquidar saldo" e seleccionando "Outro" como método de reembolso:

  

Como contabilizar uma taxa de cashpoint

Se for adicionada uma taxa de caixa, criar uma despesa por conta própria separada para a taxa e carregar uma fotografia do recibo da caixa. Introduza "taxa de caixa automático" ou "taxa de ATM" no lugar da loja ou comerciante.

Reembolsos externos quando um empregado levantou dinheiro

Se um empregado tiver levantado dinheiro ou marcado uma despesa como pessoal, as opções de reembolso externo mudam. Especificamente, um administrador ou contabilista terá de liquidar todo o saldo do colaborador de um empregado (em vez de seleccionar despesas por conta própria).

Isto deve-se a uma limitação actual do lado do Pleo. Por favor, fique atento a futuras actualizações! Assim que as despesas por conta própria anteriores de um empregado tenham sido exportadas e reconciliadas no seu sistema de contabilidade, o seu saldo será reajustado no Pleo, e será possível seleccionar manualmente despesas específicas para reembolso novamente.