Declaraties en geldopnames

Soms moet je een werkuitgave contant betalen als een handelaar (kiosk, taxi, enz.) geen betaalkaarten aanvaardt. Dit artikel behandelt:

• Hoe je een geldopname kunt compenseren door een zelf voorgeschoten uitgave te maken

• Hoe rekening houden met wisselkoersschommelingen

• Hoe verreken je de kosten van een geldautomaat

• Handmatige terugbetalingen wanneer een werknemer contant geld heeft opgenomen

Hoe je een geldopname kunt compenseren door een zelf voorgeschoten uitgave te maken

1. Wanneer je contant geld opneemt met je Pleo kaart, heeft dit invloed op je werknemerssaldo. Het geldbedrag wordt geregistreerd als geld dat je aan je bedrijf verschuldigd bent. Dit is wat je zal zien:

   

   
   

   En dit is wat een administrateur (of boekhouder) te zien krijgt (door naar de Declaraties-pagina te gaan en te zoeken in het 'Werknemer' - Zoeken op naam - Openstaand - veld):
   
   

   
   

   

   
   

2. Om dit in evenwicht te brengen, zodat je je bedrijf niets meer verschuldigd bent, dien je een zelf voorgeschoten uitgave in.

   
   

   En het overzicht van de administrateur (of boekhouder) wordt ook automatisch bijgewerkt nadat je de https://help.pleo.io/nl/articles/5207155 hebt ingediend. Dit is wat ze zullen zien als ze naar de Declaraties pagina gaan en zoeken in het 'Verrekend' -veld):
   
   

   
   

   

   
   

   In het voorbeeld dat in deze afbeeldingen getoond wordt, komt de zelf voorgeschoten uitgave van DKK 100 perfect overeen met de geldopname, wat betekent dat het eindsaldo nul is. Je hoeft echter geen "perfecte" zelf voorgeschoten uitgave te maken zoals deze. Het is helemaal prima om meerdere zelf voorgeschoten uitgaven in te dienen als je bijvoorbeeld een beetje van het geld aan een taxi hebt uitgegeven, een beetje in een winkel, etc.

Hoe rekening houden met wisselkoersschommelingen

Wanneer je geld opneemt in een vreemde valuta, wordt het bedrag omgerekend zodra je opname is goedgekeurd (dit gebeurt meestal binnen 24 uur). Je geeft het geld de volgende dagen uit aan zakelijke kosten, maar in de tussentijd is de wisselkoers geschommeld. Dus wanneer je je zakelijke uitgaven gaat indienen, kan het totaalbedrag meer (of minder) zijn dan het geld dat je hebt opgenomen.

• Als het lijkt alsof je minder hebt uitgegeven (d.w.z. dat u het bedrijf iets verschuldigd bent), kan je dit het gemakkelijkst verantwoorden door een extra zelf voorgeschoten uitgave in te dienen die gelijk is aan het verschil. Sla het toevoegen van het bonnetje over en voer "Conversiecorrectie" in in plaats van de winkel of handelaar:
  
  

  

  
  

• Als het verschil positief is, kan een administrator (of een boekhouder met toegang) het verschil oplossen door op "Saldo vereffenen" te klikken en "Andere" als terugbetalingsmethode te selecteren.

Hoe verreken je de kosten van een geldautomaat

Als er kosten voor een geldautomaat worden toegevoegd, maak dan een aparte zakelijke uitgave aan voor de kosten en upload een foto van de kassabon van de geldautomaat. Voer "geldautomaat-kosten" in in plaats van de winkel of handelaar.

Handmatige terugbetalingen wanneer een werknemer contant geld heeft opgenomen

Als een werknemer contant geld heeft opgenomen of een uitgave als persoonlijk heeft gemarkeerd, veranderen de handmatige terugbetalingsopties. Meer bepaald zal een administrateur of boekhouder het volledige werknemerssaldo moeten vereffenen (in plaats van zelf voorgeschoten uitgaven te selecteren)

Dit is het gevolg van een huidige beperking aan de kant van Pleo. Blijf op de hoogte van toekomstige updates! Zodra de vorige zelf voorgeschoten uitgaven van een werknemer zijn geëxporteerd en afgestemd in uw boekhoudsysteem, wordt hun saldo opnieuw ingesteld in Pleo en is het mogelijk om handmatig weer specifieke uitgaven te selecteren voor vergoeding.