Remboursements et retraits d'espèces

Il arrive que vous deviez payer une dépense professionnelle en espèces si un commerçant (kiosque, taxi, etc.) n'accepte pas les cartes. Cet article couvre :

• Comment équilibrer un retrait d'espèces en créant une note de frais

• Comment tenir compte des fluctuations du taux de change

• Comment comptabiliser les frais de caisse

• Remboursements externes lorsqu'un employé a retiré des espèces

Comment équilibrer un retrait d'espèces en créant une note de frais

1. Lorsque vous retirez de l'argent avec votre carte Pleo, cela affecte le solde de votre poche. Le montant de l'argent liquide est enregistré comme une somme que vous devez à votre entreprise. C'est ce que vous verrez :
   
   
   

   

   
   

   Et c'est ce qu'un administrateur (ou un comptable) verra dans sa vue (en allant sur la page Remboursements et en cherchant dans le champ Encours) :
   
   

   
   

   

   
   

2. Pour équilibrer la situation et ne plus être redevable à votre entreprise, soumettez une dépense de Pleo. Voici ce que vous verrez après avoir soumis une dépense de poche :
   
   

   
   

   

   
   

   La vue de l'administrateur (ou du comptable) sera également mise à jour automatiquement après la soumission de la dépense dans la base de données Remboursements. C'est ce qu'ils verront en allant sur la page Remboursements et en cherchant dans le champ Réglé) :
   
   

Comment tenir compte des fluctuations du taux de change

Lorsque vous retirez de l'argent dans une devise étrangère, le montant est converti dès que votre retrait est autorisé (généralement dans les 24 heures). Vous dépensez cet argent en frais professionnels au cours des jours suivants, mais entre-temps, le taux de change a fluctué. Ainsi, lorsque vous soumettez vos dépenses de poche, le total des dépenses peut être légèrement inférieur ou supérieur au montant que vous avez retiré.

• S'il semble que vous devez de l'argent à la société, soumettez une dépense supplémentaire de poche égale à la différence. N'ajoutez pas le reçu et saisissez "correction du taux de change" à la place du magasin ou du commerçant :

  

• Si la différence est positive, un administrateur (ou un comptable ayant un accès) peut la résoudre en cliquant sur "Régler le solde" et en sélectionnant "Autre" comme méthode de remboursement.

Comment comptabiliser des frais de caisse

Si des frais de caisse sont ajoutés, créez une dépense de poche distincte pour ces frais et téléchargez une photo du reçu de caisse. Indiquez "frais de caisse" à la place du magasin ou du commerçant.

Remboursements externes lorsqu'un employé a retiré des espèces

Si un employé a soit retiré de l'argent, soit marqué une dépense comme personnelle, les options de remboursements externes changent. Plus précisément, un administrateur ou un comptable devra régler l'intégralité du solde de la poche d'un employé (au lieu de sélectionner les dépenses de la poche).

Ceci est dû à une limitation actuelle du côté de Pleo. Restez à l'écoute des futures mises à jour ! Une fois que les notes de frais précédentes d'un employé auront été exportées et réconciliées dans votre système comptable, leur solde sera réinitialisé dans Pleo, et il sera à nouveau possible de sélectionner manuellement des dépenses spécifiques à rembourser (comme ceci).