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            Configurer l’intégration Odoo


            Aperçu


            Préparation


            Connexion


            Configuration


            Exporter une dépense

            Aperçu

            L’intégration prend en charge toutes les options d’hébergement Odoo ainsi que les versions 16 et 17 d’Odoo.


            Principales caractéristiques de l’intégration

            • Les dépenses Pleo (y compris les reçus et autres pièces jointes) sont automatiquement exportées vers Odoo
            • Les dépenses exportées peuvent être enregistrées en tant que : 
              • Les écritures de comptables ou les factures fournisseur
              • Le statut de brouillon ou la publication automatique
            • Les plans de suivi analytique d’Odoo sont synchronisés avec les groupes de tags Pleo
            • Les taxes d’Odoo sont synchronisées et seront toujours à jour dans Pleo


            Avant de commencer
            Dans Odoo, vous devez détenir les autorisations utilisateur appropriées pour générer une clé API


            1. Dans Pleo, allez dans Paramètres 
            2. Cliquez sur Sécurité du compte
            3. Sélectionnez Catégories 
            4. Recherchez Odoo
            5. Assurez-vous que les configurations suivantes sont en place : 
              • Dans le champ Entreprises autorisées, assurez-vous d’être assigné à toutes les entreprises. Si une entreprise Odoo avec laquelle vous souhaitez intégrer Pleo ne vous est pas assignée, veillez à ce qu’elle le soit.
              • Dans le champ Comptabilité, votre utilisateur doit être assigné au groupe Comptable ou Conseiller. Ce rôle est nécessaire pour gérer les données comptables telles que les écritures comptables, les factures fournisseurs, les comptes et les comptes analytiques.
              • Dans le champ Administration, votre utilisateur doit être assigné au groupe Paramètres pour accéder aux options de configuration avancées, y compris la gestion des clés d’API.


            Bon à savoir :

            • L’administrateur Odoo doit également disposer des autorisations utilisateurs mentionnées ci-dessus.
            • Si vous ne disposez pas des autorisations utilisateurs requises, vous devez les ajouter ou bien demander à votre administrateur Odoo de les ajouter à votre compte. Vous pouvez également lui demander de générer la clé d’API à votre place, afin que vous puissiez procéder à la configuration vous-même.


            1. Préparation

            Générer une clé API 

            1. Dans Odoo, cliquez sur votre profil en haut à droite
            2. Sélectionnez Mon profil
            3. Cliquez sur Sécurité du compte
            4. Sous Clés d’API, cliquez sur Nouvelle clé d’API
            5. Saisissez votre mot de passe et confirmez
            6. Saisissez un nom de clé
            7. Cliquez sur Générer la clé
            8. Copiez et enregistrez la clé API


            Installer le module des employés

            Commentaire : si vous voyez déjà Employés dans l’aperçu de votre module, il n’est pas nécessaire de réinstaller le module.
            1. Dans Odoo, cliquez sur Applications dans l’aperçu du module
            2. Recherchez Employés
            3. Sous Configuration, sélectionnez Journaux
            4. Suivez les instructions à l’écran


            Créer des journaux dans Odoo

            1. Dans Odoo, accédez à Comptabilité
            2. Sous Configuration, sélectionnez Journaux
            3. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un journal
            4. Créez les journaux suivants :
              • Si vous ne souhaitez pas que vos achats par carte soient enregistrés comme des factures de fournisseurs : Journal pour les dépenses par carte Pleo – type Divers
              • Factures de fournisseurs (type Achat)


            Créer des comptes GL dans Odoo

            1. Dans Odoo, accédez à Comptabilité
            2. Sous Configuration, sélectionnez Comptes
            3. Cliquez sur Nouveau pour créer un compte
            4. Créez les comptes suivants :
              • Compte du Portefeuille Pleo (tout type). Ce compte représente votre Portefeuille Pleo et contient l’argent utilisé pour vos dépenses Pleo
              • Compte prélevé Pleo (tout type). Ce compte sert à suivre les notes de frais avancées par vos employés
              • Compte de contrepartie Pleo pour les remboursements externes (tout type). Ce compte est utilisé pour suivre les remboursements effectués en dehors de Pleo
              • Compte de comptes à payer (type Créditeur). Ce compte servira pour toutes les dépenses enregistrées comme factures de fournisseur dans Odoo; et ce, afin d’effectuer le suivi de la responsabilité du fournisseur


            2. Connexion

            1. Dans Pleo, allez dans Paramètres
            2. Sous Configuration, sélectionnez Comptes
            3. Recherchez Odoo
            4. Sélectionnez l’intégration Odoo et cliquez sur Continuer
            5. Autorisez l’intégration et choisissez l’entité Pleo à laquelle vous vous connectez
            6. Ajoutez les informations suivantes :
              • Emplacement de l’instance : saisissez l’URL de votre instance Odoo, par exemple : https://pleo-integration.odoo.com/
              • Base de données : saisissez le nom de domaine (pour trouver le nom de la base de données, voir la marche à suivre ci-dessous)
              • Nom d’utilisateur : saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur qui a généré la clé API (étape 1)
              • Clé API : saisissez la clé API enregistrée qui a été générée (étape 1)
              • Cliquez sur Vérifier
            7. Sélectionnez une entreprise à laquelle vous souhaitez vous connecter dans Odoo
            8. Cliquez sur Connecter

            Trouver le nom de votre base de données Odoo 

            Il existe plusieurs façons de trouver le nom de votre base de données Odoo.


            Utilisation de la section « Mes bases de données »
            1. Cliquez sur l’icône utilisateur en haut à droite
            2. Sélectionnez Mes bases de données
            3. Le nom de la base de données se trouve sur la page qui vient de s’ouvrir :
              Commentaire : si Mes bases de données n’apparaît pas dans le menu déroulant, suivez les étapes suivantes. 

            Activation du mode développeur
            1. Dans Pleo, allez dans Paramètres
            2. Cliquez sur Générer la clé
            3. Dans Outils de développement, cliquez sur Activer le mode développeur

            Une fois l’activation effectuée, le nom de la base de données apparaîtra sous l’icône utilisateur : 


            Commentaire : si l’activation du mode développeur n’a rien changé non plus, suivez les étapes suivantes. 


            Utilisation de la fonctionnalité Inspecter l’élément
            1. Effectuez un clic droit sur une zone vide de n’importe quelle page sur Odoo
            2. Sous Clés API, cliquez sur Nouvelle clé API
            3. Appuyez sur Ctrl + F (ou Commande + F sur Mac)
            4. Recherchez Employés
            5. Dans le code source HTML, vous pouvez trouver le nom de la base de données : il s’agira d’un mot entre guillemets après « db ».
            6. Copiez et collez le nom de la base de données dans la configuration de l’intégration (db17 dans l’exemple de la capture d’écran)


            3. Configuration


            Cartographie des comptes

            Si vous souhaitez que les dépenses par carte et/ou les notes de frais soient enregistrées comme des factures de fournisseurs, activez le bouton Mode de comptabilité et ajoutez un journal

            Tags

            Si vous souhaitez que vos plans de suivi analytique soient synchronisés avec vos groupes de tags Pleo, activez le bouton pour synchroniser les tags.

            • Sélectionner un plan de suivi analytique et le mapper à un groupe de tags Pleo nouveau ou existant 

            • Sélectionnez un groupe de tags Pleo existant ou créez-en un nouveau (dans le menu déroulant à droite)


            Bon à savoir:

            • Modifiez la fréquence à laquelle l’intégration synchronisera automatiquement les plans de suivi analytique avec Pleo, en mettant à jour la vitesse de synchronisation des tags
            • Vous pouvez associer jusqu’à 5 plans de suivi analytique à des groupes de tags Pleo


            Taxes

            Si vous souhaitez que vos taxes soient synchronisées avec votre intégration Pleo, activez le bouton pour Activer la synchronisation des taxes. Sélectionnez un taux de synchronisation ou synchronisez manuellement les taxes dès maintenant.

            Exportation

            • Synchronisation de la file d’attente d’exportation : définissez la fréquence à laquelle l’intégration vérifiera les dépenses ajoutées à la file d’attente d’exportation (nous recommandons 5 minutes)

            • Ignorer les recharges du Portefeuille Pleo : si cette fonctionnalité est activée, les virements du portefeuille ne seront pas enregistrés dans votre compte Odoo ; si elle est désactivée, ils seront enregistrés en tant qu’écritures comptables

            • Reçus des exportations Odoo : si cette option est activée, les reçus et autres pièces jointes seront exportés vers
            • Exportation Odoo en mode brouillon : si cette option est activée, les dépenses seront exportées vers Odoo en mode brouillon plutôt que d’être enregistrées
               

            Catégories

            1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres 

            2. Cliquez sur Comptabilité 
            3. Sélectionnez Catégories 
            4. Créer des catégories
            5. Pour chaque catégorie
              • Ajoutez les numéros de compte GL
              • Choisissez un code TVA parmi


            Lorsque vous ajoutez une catégorie dans Pleo, saisissez uniquement le code du compte Odoo dans le champ Compte dans Pleo (exemple : 0005). Ne saisissez pas le nom du compte dans le champ Compte.


            4. Exporter une dépense

            Après avoir configuré les intégrations, il est important d’exporter une dépense pour vérifier si l’intégration est correctement configurée.

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