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            Configura la integración de Odoo


            Información general


            Preparación


            Conexión


            Configuración


            Exportar un gasto

            Información general

            La integración es compatible con todas las opciones de alojamiento de Odoo y las versiones 16 y 17 de Odoo.


            Características principales de la integración

            • Los gastos (incluidos los recibos y otros adjuntos) de Pleo se exportan automáticamente a Odoo
            • Los gastos exportados se pueden registrar de la siguiente manera: 
              • Asientos del libro diario o facturas de proveedores
              • En estado de borrador o publicado automáticamente
            • Los planes analíticos de Odoo se sincronizan con los grupos de etiquetas de Pleo
            • Los impuestos de Odoo están sincronizados y siempre estarán actualizados en Pleo


            Antes de empezar
            En Odoo, debes tener los permisos de usuario adecuados para generar una clave de API


            1. En Pleo, ve a Ajustes 
            2. Haz clic en Seguridad de la cuenta
            3. Selecciona Categorías 
            4. Busca Odoo
            5. Asegúrate de que las siguientes configuraciones estén aplicadas: 
              • En el campo Empresas permitidas, asegúrate de que estás asignado a todas las empresas. Si no estás asignado a una empresa de Odoo con la que deseas integrar Pleo, pide que te asignen.
              • En el campo de Contabilidad, tu usuario debe estar asignado al grupo Contable o Asesor. Este rol es necesario para gestionar datos de contabilidad como libros diarios, facturas de proveedores, cuentas y cuentas analíticas.
              • En el campo de Administración, tu usuario debe estar asignado al grupo Ajustes para acceder a opciones de configuración avanzadas, incluida la gestión de claves API.


            Información útil:

            • El administrador de Odoo también debe tener los permisos de usuario mencionados anteriormente.
            • Si no tienes los permisos de usuario necesarios, debes agregarlos o pedirle a tu administrador de Odoo que los agregue a tu cuenta. También puedes pedirle a tu administrador de Odoo que genere la Clave API para ti, así podrás proceder con la configuración manualmente.


            1. Preparación

            Generar clave de API 

            1. En Odoo, haz clic en tu perfil en la esquina superior derecha
            2. Selecciona Mi Perfil
            3. Haz clic en Seguridad de la cuenta
            4. Dentro de Claves API haz clic en Nueva clave de API
            5. Introduce tu contraseña y confirma
            6. Introduce un nombre para la clave
            7. Haz clic en Generar clave
            8. Copia y guarda la clave de API


            Instala el módulo de empleados

            Nota: Si ya ves Empleados en el resumen de tu módulo, no tienes que volver a instalarlo.
            1. En Odoo, haz clic en Aplicaciones en la vista general del módulo
            2. Busca Empleados
            3. En Configuración, selecciona Diarios
            4. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla


            Crear libros diarios en Odoo

            1. En Odoo, ve a Contabilidad
            2. En Configuración, selecciona Diarios
            3. Haz clic en Nuevo para añadir un libro diario
            4. Crea los siguientes libros diarios:
              • Si no quieres que las compras con tarjeta se almacenen como facturas de proveedor: Libro diario para gastos con tarjeta Pleo - con tipo Varios
              • Facturas de proveedor - con tipo Compra


            Crear cuentas GL en Odoo

            1. En Odoo, ve a Contabilidad
            2. En Configuración, selecciona Contabilidad
            3. Haz clic en Nueva para crear una cuenta
            4. Crea las siguientes cuentas:
              • Cuenta de Cartera de Pleo (con cualquier tipo): Esta cuenta representa tu Cartera de Pleo y es la fuente de fondos para tus gastos de Pleo
              • Cuenta de gastos en efectivo de Pleo (con cualquier tipo): Esta cuenta se utiliza para supervisar los gastos en efectivo realizados por tus empleados
              • Cuenta de contrapartida de Pleo para reembolsos externos (con cualquier tipo): Esta cuenta se usa para supervisar los reembolsos realizados fuera de Pleo
              • Cuenta de cuentas pendientes (con tipo Cuenta pendiente): Esta cuenta se usará para todos los gastos registrados como facturas de proveedor en Odoo para llevar un seguimiento de la responsabilidad del proveedor


            2. Conexión

            1. En Pleo, ve a Ajustes
            2. En Configuración, selecciona Contabilidad
            3. Busca Odoo
            4. Selecciona la integración de Odoo y haz clic en Continuar
            5. Autoriza la integración y elige la entidad de Pleo a la que te quieres conectar
            6. Añade los siguientes datos:
              • Ubicación de la instancia: Introduce la URL de tu Odoo, por ejemplo: https://pleo-integración.odoo.com/
              • Base de datos: Introduce el nombre del dominio (para encontrar el nombre de la base de datos, consulta más abajo cómo hacerlo)
              • Nombre de usuario: Introduce la dirección de e-mail del usuario que generó la clave de API (paso 1)
              • Clave de API: Introduce la clave de API guardada que has generado en el paso 1
              • Haz clic en Comprobar
            7. Selecciona la empresa a la que quieres conectarte en Odoo
            8. Haz clic en Conectar

            Encontrar el nombre de tu base de datos de Odoo 

            Hay varias maneras de encontrar el nombre de tu base de datos de Odoo.


            Usar la sección “Mis bases de datos”
            1. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de usuario
            2. Selecciona Mis bases de datos
            3. El nombre de la base de datos se puede encontrar en la página recién abierta:
              Nota: Si no aparece Mis bases de datos en el menú desplegable, sigue estos pasos. 

            Activar el modo desarrollador
            1. En Pleo, ve a Ajustes
            2. Haz clic en Generar clave
            3. En Herramientas de desarrollador, haz clic en Activar el modo desarrollador

            Una vez activada, el nombre de la base de datos aparecerá debajo del icono del usuario: 


            Nota: Si activar el modo desarrollador tampoco ayuda, sigue estos pasos. 


            Usar Inspeccionar elemento
            1. Haz clic derecho en un área vacía de cualquier página en Odoo
            2. Dentro de Claves API haz clic en Nueva clave de API
            3. Pulsa Ctrl + F (o Comando + F en Mac)
            4. Busca Empleados
            5. En el código fuente HTML, puedes encontrar el nombre de la base de datos: será una palabra entre comillas después de db.
            6. Copia y pega el nombre de la base de datos en la configuración de la integración (db17 en nuestro ejemplo)


            3. Configuración


            Mapeo de cuentas

            Si quieres que los gastos de tarjeta o los gastos en efectivo se registren como facturas de proveedor, activa el interruptor Modo de contabilidad y añade un libro diario

            Etiquetas

            Si quieres que tus Planes analíticos se sincronicen con tus grupos de etiquetas de Pleo, activa el interruptor para la sincronización de etiquetas.

            • Selecciona un plan analítico y asígnalo a un grupo de etiquetas de Pleo nuevo o existente 

            • Selecciona un grupo de etiquetas de Pleo existente o crea uno nuevo (en el menú desplegable a la derecha)


            Información útil:

            • Cambia con qué frecuencia la integración sincronizará automáticamente los Planes analíticos con Pleo, actualizando la Tasa de sincronización de etiquetas
            • Puedes asignar hasta 5 planes analíticos a grupos de etiquetas de Pleo


            Impuestos

            Si quieres que tus impuestos se sincronicen con tu integración de Pleo, usa el interruptor para Activar la sincronización de impuestos. Selecciona una tasa de sincronización o sincroniza los impuestos manualmente ahora.

            Exportar

            • Sincronizar cola de exportación: Establece con qué frecuencia comprobará la integración los gastos añadidos a la cola de exportación (se recomienda cada 5 minutos)

            • Ignorar las recargas de Cartera de Pleo: Si está habilitada esta opción, las transferencias de cartera no se registrarán en tu Odoo; si está deshabilitada, se registrarán como entradas del libro diario

            • Exportar recibos de Odoo: Si está activado, se exportarán los recibos y otros archivos adjuntos
            • Exportar en estado borrador a Odoo: Si está activado, los gastos se exportarán a Odoo en estado borrador en lugar de contabilizados
               

            Categorías

            1. En Pleo, ve a Ajustes 

            2. Haz clic en Contabilidad 
            3. Selecciona Categorías 
            4. Crear categorías
            5. Para cada categoría
              • Añade los números de cuenta GL
              • Elige un código de impuestos


            Cuando añadas una categoría en Pleo, introduce solo el código de cuenta de Odoo en el campo Cuenta de Pleo (ejemplo: 0005). No introduzcas el nombre de la cuenta en el campo Cuenta.


            4. Exportar un gasto

            Después de configurar las integraciones, es importante exportar un gasto para comprobar que la integración está configurada correctamente.

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