Comment configurer l'intégration Pleo à Business Central

Important à savoir avant de commencer :

L'intégration directe de Pleo ne prend en charge que la version cloud de Business Central hébergée directement par Microsoft.
Si votre entreprise utilise Business Central via un fournisseur tiers ou si votre plateforme Business Central est hébergée localement sur votre serveur, vous ne pourrez malheureusement pas utiliser l'intégration directe.

Vous avez des doutes sur ce point ?

Connectez-vous à votre plateforme Business Central et consultez ce qui est écrit dans le navigateur. Si l'URL est, par exemple, https://businesscentral.dynamics.com, alors la plateforme est hébergée directement via Microsoft et vous pouvez utiliser l'intégration directe.

Si, en revanche, votre version est hébergée par un tiers ou en interne, vous pouvez exporter vos dépenses depuis Pleo en utilisant un fichier Excel ou CSV personnalisé.

L'intégration directe ne prend pas non plus en charge Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations.

Si le guide ci-dessous ne couvre pas votre situation ou vos paramètres personnalisés dans Business Central, veuillez contacter notre équipe support.

Étape 1 : créez un nouveau compte de contrepartie dans Business Central

Dans Business Central, créez un nouveau G/L Account pour Pleo.
Pour ce faire, cliquez sur Finance → Chart of Accounts → Nouveau.
Remarque : Le compte doit être un G/L Account. L'intégration ne permet pas d'importer des comptes bancaires depuis Business Central.

Si vous avez l'intention d'utiliser la fonctionnalité Remboursement de Pleo, vous devez également créer deux comptes financiers supplémentaires pour cette fonctionnalité :

Un G/L Account pour les notes de frais depuis Pleo
(ce compte doit être différent du compte précédemment créé et servira de compte transitoire)
Un G/L Account pour les remboursements
(ce compte doit être différent des comptes précédemment créés et ne sera utilisé que dans le cas de remboursements manuels en dehors de Pleo)

Étape 2 : créez un nouveau journal Pleo

Créez un nouveau journal pour Pleo dans la section « General Journals » de Business Central.
Pour ce faire, cliquez sur Finance → General Journals → General Journal → Nouveau.
Au moment de donner un nom au journal, il peut être judicieux de laisser le champ de description vide ou d'y copier le nom du journal. Si vous ajoutez une description, celle-ci s'affichera comme nom du journal dans Pleo.
Ajoutez votre nouveau compte de contrepartie Pleo à votre journal Pleo dans le champ « Bal. Account no. ».
NB : Ne créez pas un nouveau modèle de journal pour Pleo. Créez simplement un nouveau journal dans votre modèle de General Journal au sein de Business Central.

Étape 3 : Connectez Business Central et Pleo

Connectez-vous à Pleo et accédez à Paramètres → Comptabilité.
Choisissez Microsoft Dynamics 365 Business Central dans la liste des intégrations directes.
Il vous sera peut-être demandé de vous connecter à Business Central et de vous authentifier sur une page distincte.
Connectez-vous et donnez à Pleo la permission d'accéder à votre compte Business Central.

Commentaire : si une fenêtre contextuelle Approbation de l’administrateur nécessaire apparaît lorsque vous essayez de vous connecter à votre compte Business Central, vous devez contacter votre équipe informatique pour demander les autorisations nécessaires avant de terminer la configuration de l’intégration.

Vous reviendrez ensuite vers Pleo. Vous devrez y configurer certains paramètres et comptes par défaut :

Environnement d'intégration (choisissez « Production »)
Entreprise d'intégration (choisissez l'entité pertinente dans la liste)
Journal Pleo des dépenses (choisissez le journal nouvellement créé pour Pleo)
Compte destiné aux dépenses Pleo (choisissez le G/L Account nouvellement créé pour votre Portefeuille Pleo)

Si vous utilisez la fonction Remboursement de Pleo, vous devez également choisir les options suivantes :

Journal pour les notes de frais Pleo (choisissez le journal nouvellement créé pour Pleo)
Compte de compensation pour les dépenses en espèces (choisissez le G/L Account nouvellement créé pour vos notes de frais et remboursements via Pleo)
Compte de contrepartie pour les remboursements (choisissez le G/L Account nouvellement créé pour vos remboursements manuels en dehors de Pleo)

Étape 4 : créez des catégories

Une fois que vous aurez connecté Pleo et Business Central, vous devrez créer vos catégories dans Pleo.

Pour en savoir plus sur les catégories Pleo, cliquez ici.

Lorsque vous créerez une nouvelle catégorie dans Pleo, vous pourrez faire votre choix entre vos G/L Accounts à partir d'un menu déroulant directement relié à votre Chart of Accounts dans Business Central :

N'oubliez pas de nommer la catégorie. Ce nom est ce que les employés verront et choisiront dans l'application Pleo. Choisissez donc un nom que vos employés reconnaîtront facilement.

Étape 5 : codes TVA

Lors de la connexion de Pleo à Business Central, vos codes TVA présents dans Business Central seront automatiquement créés dans Pleo.

Vous pourrez voir la liste des codes TVA dans Paramètres → Comptabilité → Codes TVA (en bas de page).

Lorsque vous mappez vos G/L Accounts à des catégories dans Pleo, vous pourrez choisir un Code TVA par défaut pour chaque catégorie.

Astuce de pro : codes TVA et Business Central

Si vous avez déjà mappé votre configuration fiscale dans Business Central, vous n'avez pas besoin de mapper les codes TVA dans l'application Pleo.

Lors de l'exportation de vos dépenses depuis Pleo, Business Central saura automatiquement quel code TVA appliquer à la dépense en fonction du G/L Account choisi.

Si vous choisissez un autre code TVA pour une dépense dans Pleo (différent du mappage de code TVA par défaut dans Business Central), le code en question prévaudra sur la configuration par défaut de Business Central.

Étape 6 : tags (dimensions)

Si vous utilisez des dimensions telles que « Projets », « Départements » ou « Centres de coûts » dans Business Central, vous pouvez facilement les importer dans Pleo.

Dans Pleo, rendez-vous dans Paramètres → Comptabilité → Tags.
Cliquez sur « Créer un groupe de tags » et appelez le groupe « Projets », « Départements » ou un nom similaire.
Dans le groupe de tags → cliquez sur « Importer » → choisissez le groupe de dimensions que vous souhaitez importer, puis cliquez à nouveau sur « Importer ».

Quand vos dimensions auront été importées dans Pleo, vos utilisateurs pourront étiqueter chaque dépense avec la valeur de dimension pertinente provenant de Business Central.

Important : Lorsque vous apportez des modifications à votre liste de dimensions dans Business Central, celles-ci ne sont pas automatiquement reflétées dans Pleo. Pour synchroniser les modifications, vous devez vous rendre dans le groupe de tags dans Pleo et cliquer sur « Réimporter ».

Astuce de pro : Synchronisez vos départements ou autres dimensions en tant que « codes d'équipe » par défaut dans Pleo.

Vous utilisez des codes de département dans Business Central ? Dans ce cas, vous pouvez les importer directement sous forme de « codes d'équipe » dans Pleo.

Ces dimensions seront alors automatiquement appliquées aux dépenses des utilisateurs, à condition qu'ils soient associés à une équipe dans Pleo. Ainsi, les utilisateurs n'auront plus besoin de sélectionner manuellement leur département à chaque fois qu'ils effectuent un achat avec leur carte Pleo.

Vous avez la possibilité de mapper vos départements à la fois en tant que tags et en tant que codes d'équipe dans Pleo. Par défaut, les dépenses des employés se verront attribuer le code d'équipe en tant que département. Cependant, si l'employé sélectionne un autre département via les tags, cette valeur remplacera le code d'équipe par défaut.

Écrivez à votre interlocuteur dédié chez Pleo et demandez-lui d'activer la « Synchronisation des départements » pour votre entreprise.

Étape 7 : exportez vos dépenses depuis Pleo vers Business Central

Vos dépenses ne sont pas automatiquement transférées vers Business Central. Vous devez exporter vos dépenses Pleo vers le journal dans Business Central en appuyant sur un bouton.

Veuillez consulter ce guide pour savoir comment exporter les dépenses depuis Pleo.

Une fois l'exportation effectuée, les dépenses déclencheront une entrée dans le journal que vous aurez créé pour Pleo.

Les données suivantes seront exportées pour chaque dépense :

Date de publication
Montant (dans la devise de votre Portefeuille)
Numéro de document de Pleo (par exemple 2400001)
Description, dont :
- Commerçant/fournisseur
- Nom de l'employé
- Nom de la catégorie Pleo
Commentaire :
- Commentaire de Pleo
Dimensions (projets, départements, centres de coûts)
Reçu en pièce jointe dans la section « Fichiers de documents entrants »

Limites / FAQ

Les données exportées depuis Pleo vers Business Central ne peuvent pas être ajustées

Il est important de comprendre que notre intégration avec Business Central est une intégration API fixe qui ne peut pas être ajustée aux besoins individuels. Cela signifie que les données importées de Pleo vers l'entrée de journal dans Business Central sont fixes. Par exemple, vous ne pouvez pas choisir ce que vous souhaitez voir dans le champ « Description » ni définir vos propres séries de numéros dans Pleo (voir aussi le point suivant).

Vous ne pouvez choisir que la série de numéros de Pleo

Lors de l'exportation de vos dépenses de Pleo vers Business Central, le champ « Document number » sera rempli avec la série de numéros de Pleo correspondant aux dépenses. Ce critère ne peut pas être personnalisé ou ajusté. Si vous souhaitez remplacer la série de numéros de Pleo par celle que vous avez configurée dans Business Central, vous pouvez, dans votre journal Pleo, cliquer sur Process → Renumber Document Numbers → Oui. Une fois cette action effectuée, toutes les publications suivront la série de numéros souhaitée dans Business Central.

Votre compte de contrepartie pour Pleo doit être un G/L account ou compte financier

Comme vous l'avez lu plus haut dans ce guide, il est important de créer votre compte de contrepartie pour Pleo en tant que compte financier ou G/L Account dans Business Central.

Cependant, certains clients préfèrent que leur compte de contrepartie pour Pleo soit un compte bancaire, car cela facilite leur comptabilité. Malheureusement, notre intégration ne prend pas cela en charge.

À cause d'une limitation dans l'API, Pleo ne peut importer que des comptes financiers depuis Business Central. Il est donc nécessaire que le compte de contrepartie créé pour Pleo soit un compte financier.