Cómo configurar la integración de Pleo con Business Central

<h2 dir="ltr">Antes de empezar es importante saber lo siguiente:</h2>

<ul>

<li dir="ltr">La integración directa de Pleo solo es compatible la versión en la nube de Business Central alojada directamente en Microsoft.</li>

<li dir="ltr">Si tu empresa utiliza Business Central a través de un proveedor externo o si tu plataforma de Business Central está alojada localmente en tu servidor, no puedes utilizar la integración directa.</li>

</ul>

¿Tienes dudas de cuál es tu caso?

Si es así, inicia sesión en tu plataforma de Business Central y revisa lo que aparece escrito en el navegador. Si el navegador se llama, por ejemplo, https://businesscentral.dynamics.com, entonces está alojado directamente en Microsoft y puedes utilizar la integración directa.

Si tu versión está alojada en un tercero o en tu sistema, puedes exportar tus gastos de Pleo utilizando un archivo personalizado de Excel o CSV en su lugar.

La integración directa tampoco es compatible con “Microsoft Dynamics 365 para Finanzas y Operaciones”.

<a href="#contact_support">Ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte</a> si la siguiente guía no se adapta a tus necesidades o tus ajustes personalizados en Business Central.

</h2>

<h2 dir="ltr">Paso 1: Crea una nueva cuenta de contrapartida en Business Central</h2>

<ol>

<li dir="ltr">Crea una nueva G/L Account para Pleo en Business Central.</li>

<li dir="ltr">Haz clic en Finance → Chart of Accounts → New.

Nota: La cuenta debe ser una G/L Account. La integración no puede importar cuentas bancarias de Business Central.</li>

</ol>

Si tienes la intención de utilizar la función de Reembolso de Pleo, también debes crear dos cuentas financieras adicionales para esta característica:

<ol>

<li dir="ltr">Una G/L Account para gastos en efectivo de Pleo

esta cuenta debe ser diferente a la cuenta creada anteriormente y actuará como una cuenta intermedia)</li>

<li dir="ltr">Una G/L Account para reembolsos

(Esta cuenta debe ser diferente de las cuentas creadas anteriormente y solo se utilizará en el caso de reembolsos manuales fuera de Pleo)</li>

</ol>

</h2>

<h2 dir="ltr">Paso 2: Crear un nuevo libro diario de Pleo</h2>

<ol>

<li dir="ltr">Crea un nuevo libro diario para Pleo en tus General Journals en Business Central.</li>

<li dir="ltr">Haz clic en Finance → General Journals → General Journal → New.

Pleo solo verá el primer libro diario en la lista, por lo que es importante nombrarlo APleo o asegurarse de que el libro diario sea el primero en la lista. Al nombrarlo, podría ser una buena idea dejar el campo de descripción en blanco o copiar aquí el nombre del libro diario. Si añades una descripción, esto es lo que verás en Pleo como el nombre en el libro diario”.</li>

<li dir="ltr">Añade la cuenta de contrapartida de Pleo que acabas de crear a tu libro diario de Pleo en Bal. Account no.

Recuerda: No crees una nueva plantilla de libro diario para Pleo. Solo crea un nuevo libro diario dentro de tu plantilla de General Journals en Business Central.</li>

</ol>

</h2>

<h2 dir="ltr">Paso 3: Conecta Business Central y Pleo</h2>

<ol>

<li dir="ltr">Inicia sesión en Pleo y ve a Ajustes → Contabilidad</li>

<li dir="ltr">Elige Microsoft Dynamics 365 Business Central de la lista de integraciones directas</li>

<li dir="ltr">Es posible que se te pida iniciar sesión en Business Central para autenticarte en una página aparte</li>

<li dir="ltr">Inicia sesión y da permiso a Pleo para acceder a tu cuenta de Business Central</li>

</ol>

Nota: Si aparece una ventana emergente de Necesitas aprobación del Administrador al intentar conectarte a tu cuenta de Business Central, significa que tienes que contactar con tu equipo de TI para solicitar los permisos correctos antes de completar la configuración de la integración.

Serás redireccionado a Pleo. Aquí, tendrás que identificar algunas configuraciones y cuentas predeterminadas:

<ol>

<li dir="ltr">Entorno de integración (selecciona “Producción")</li>

<li dir="ltr">Empresa de integración (elige la entidad correspondiente de la lista)</li>

<li dir="ltr">Libro diario de gastos de Pleo (elige el libro diario que acabas de crear para Pleo)</li>

<li dir="ltr">Cuenta de gastos de Pleo (elige la cuenta que acabas de crear para tu Cartera de Pleo)</li>

</ol>

Si estás utilizando la función de Reembolso de Pleo, también tienes que elegir:

<ol>

<li dir="ltr">Libro diario de gastos en efectivo para Pleo (elige el libro diario que acabas de crear para Pleo)</li>

<li dir="ltr">Cuenta de saldo para gastos en efectivo (elige la G/L Account que acabas de crear para tus gastos en efectivo y reembolsos a través de Pleo)</li>

<li dir="ltr">Cuenta de contrapartida para reembolsos (selecciona la G/L Account que acabas de crear para tus reembolsos manuales fuera de Pleo)</li>

</ol>

</h2>

<h2 dir="ltr">Paso 4: Categorías</h2>

Cuando hayas conectado Pleo y Business Central, debes crear tus Categorías en Pleo.

Descubre más sobre las categorías de Pleo <a href="https://help.pleo.io/en/support/solutions/articles/103000254857">aquí</a>.

Cuando crees una nueva categoría en Pleo, podrás elegir entre tus G/L Accounts desde un menú desplegable que se vincula directamente a tu Plan Contable en Business Central:

Recuerda dar un nombre a la Categoría. El nombre es lo que los empleados verán y elegirán en la app de Pleo. Así que elige un nombre que tus empleados reconozcan fácilmente.

<hr>

<h2 dir="ltr">Paso 5: Códigos fiscales</h2>

Cuando conectes Pleo a Business Central, tus Tax Codes de Business Central se crearán automáticamente en Pleo.

Podrás ver la lista de Tax Codes en Ajustes → Contabilidad → Desplázate hacia abajo hasta la sección de Tax Code.

Cuando identifiques tus G/L Accounts como categorías en Pleo, puedes elegir un Tax Code predeterminado para cada categoría.

Consejo de expertos: Tax Codes y Business Central

Si ya has definido tu Tax setup en Business Central, no tienes que identificar tus códigos fiscales también en Pleo.

Al exportar tus gastos desde Pleo, Business Central automáticamente sabrá qué Tax Code aplicar al gasto según la G/L Account seleccionada.

Si eliges un código fiscal diferente en un gasto en Pleo (diferente a la configuración predeterminada del Tax Code en Business Central), este código fiscal elegido desde Pleo anulará la configuración predeterminada en Business Central.

</div>

<hr>

<h2 dir="ltr">Paso 6: Etiquetas (Dimensiones)</h2>

Si estás utilizando dimensiones como Projects, Departaments o Cost Centres en Business Central, puedes importarlos fácilmente a Pleo.

<ol>

<li dir="ltr">Ve a Ajustes en Pleo → Contabilidad → Etiquetas</li>

<li dir="ltr">Haz clic en “Crear grupo de etiquetas” y nómbralo como “Projects” o “Departaments” o algo similar</li>

<li dir="ltr">En el grupo de etiquetas → haz clic en “Importar” → elige qué grupo de dimensiones quieres importar y haz clic en “Importar” de nuevo</li>

</ol>

Cuando tus dimensiones se hayan importado a Pleo, tus usuarios podrán etiquetar cada gasto con el valor de dimensión relevante desde Business Central.

<ul>

<li dir="ltr">Importante: Cuando realices cambios en tu lista de dimensiones en Business Central, estos no se reflejarán automáticamente en Pleo. Debes ir al grupo de etiquetas en Pleo y hacer clic en “Reimportar” para sincronizar los cambios.</li>

</ul>

Consejo de expertos: Sincroniza tus departamentos u otras dimensiones como códigos de equipo predeterminados en Pleo

¿Utilizas department codes en Business Central? Entonces tienes la opción de importarlos directamente como “códigos de equipo” en Pleo.

Al hacerlo, estas dimensiones se aplicarán automáticamente a los gastos de los usuarios, siempre y cuando estén asociados a un equipo en Pleo. Como consecuencia, los usuarios ya no necesitarán seleccionar manualmente su departamento cada vez que realicen una compra con su tarjeta Pleo.

Puedes asignar tus departamentos como etiquetas o como códigos de equipo en Pleo. De manera predeterminada, los gastos del empleado se asignarán al código del equipo correspondiente al departamento. Sin embargo, si el empleado selecciona otro departamento a través de las etiquetas, este valor anulará el código de equipo predeterminado.

Escribe a tu persona de contacto asignada en Pleo y pídeles que activen la “Sincronización de departamentos” para tu empresa.

</div>

<hr>

<h2 dir="ltr">Paso 7: Exporta tus gastos desde Pleo a Business Central</h2>

Tus gastos no se envían automáticamente a Business Central. Necesitas exportar tus gastos de Pleo al libro diario en Business Central con solo presionar un botón.

Consulta <a href="https://help.pleo.io/en/support/solutions/articles/103000303993">esta guía</a> sobre cómo exportar gastos desde Pleo.

Cuando se exporten, los gastos crearán una entrada en el libro diario que has creado para Pleo.

Se exportarán los siguientes datos para cada gasto:

<ul>

<li>Fecha de publicación</li>

<li dir="ltr">Importe (en la moneda de tu Cartera)</li>

<li dir="ltr">Nº de documento de Pleo (ej. 2400001)</li>

<li dir="ltr">Descripción incl.:

<ul>

<li dir="ltr">Comercio/vendedor</li>

<li dir="ltr">Nombre del empleado</li>

<li dir="ltr">Nombre de la categoría de Pleo</li>

</ul>

</li>

<li dir="ltr">Comentario:

<ul>

</ul>

</li>

<li dir="ltr">Dimensiones (Projects, Departaments, Cost Centres)</li>

<li dir="ltr">Adjunto de recibo en “Archivos de Documentos Entrantes”</li>

</ul>

</h2>

<h2 dir="ltr">Limitaciones / Preguntas frecuentes</h2>

Los datos exportados desde Pleo a Business Central no se pueden ajustar

Es importante tener en cuenta que nuestra integración con Business Central es una integración API fija que no puede ajustarse a las necesidades individuales. Esto significa que los datos importados de Pleo a la entrada del libro diario en Business Central son fijos. Por ejemplo, no puedes elegir lo que quieres ver en el campo Descripción ni definir tu propia serie de números en Pleo (consulta también el siguiente punto).

Solo puedes elegir la serie de números de Pleo

Al exportar tus gastos de Pleo a Business Central, el campo Document No. se completará con la serie numérica de Pleo para los gastos. Esto no se puede personalizar ni ajustar. Si deseas sobrescribir la serie numérica de Pleo con la que has configurado en BC, puedes en tu libro diario de Pleo hacer clic en “Renumber Document Numbers” → “Sí". Después de esto, todas las publicaciones seguirán la serie numérica deseada en BC.

Tus cuentas de contrapartida para Pleo deben ser una G/L Account o Financial Account

Como has leído antes en la guía, es importante que crees tu cuenta de contrapartida para Pleo como una Financial Account o G/L Account en Business Central.

Sin embargo, tenemos algunos clientes que prefieren que su cuenta de contrapartida para Pleo se configure como una cuenta bancaria, ya que esto facilita su contabilidad. Por desgracia, nuestra integración no lo permite.

Una limitación en la API significa que Pleo solo puede importar financial accounts desde Business Central. Por lo tanto, es necesario que la cuenta de contrapartida creada para Pleo sea una cuenta financiera.

Cómo configurar la integración de Pleo con Business Central

¿Necesitas más ayuda? Contacta con nosotros.