Cómo configurar la integración de Pleo con Business Central

Antes de empezar es importante saber:

La integración directa de Pleo solo es compatible la versión en la nube de Business Central alojada directamente por Microsoft.
Si tu empresa utiliza Business Central a través de un proveedor externo o si tu plataforma de Business Central está alojada localmente en tu servidor, no puedes utilizar la integración directa.

¿Tienes dudas sobre cuál es tu caso?

Entonces, inicia sesión en tu plataforma de Business Central y revisa lo que está aparece escrito en el navegador. Si el navegador se llama, por ejemplo, https://businesscentral.dynamics.com, entonces está alojado directamente a través de Microsoft y puedes utilizar la integración directa.

Si tu versión está alojada por un tercero o en tu sistema, puedes exportar tus gastos de Pleo utilizando un archivo personalizado de Excel o CSV en su lugar.

La integración directa tampoco es compatible con “Microsoft Dynamics 365 para Finanzas y Operaciones”.

Por favor, ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte si la siguiente guía no cubre tus necesidades o tus ajustes personalizados en Business Central.

Paso 1: Crea una nueva cuenta de contrapartida en Business Central

Crea un nuevo libro mayor para Pleo en Business Central.
Haz clic en Finanzas → Plan de cuentas → Nuevo.
Nota: La cuenta debe ser un libro mayor. La integración no puede importar cuentas bancarias de Business Central.

Si tienes la intención de utilizar la función de Reembolso de Pleo, también debes crear dos cuentas financieras adicionales para esta característica:

Un libro mayor para gastos en efectivo de Pleo
esta cuenta debe ser diferente a la cuenta creada anteriormente y actuará como una cuenta intermedia)
Un libro mayor para reembolsos
(esta cuenta debe ser diferente de las cuentas creadas anteriormente y solo se utilizará en el caso de reembolsos manuales fuera de Pleo)

Paso 2: Crear un nuevo libro diario de Pleo

Crea un nuevo libro diario para Pleo en tus Diarios generales en Business Central.
Haz clic en Finanzas → Diarios generales → Diario general → Nuevo.
Cuando le asignes un nombre, es una buena idea dejar el campo de descripción en blanco o copiar el nombre del libro diario aquí. Si añades una descripción diferente, esa descripción es lo que verás en Pleo como el nombre en el libro diario.
Agrega tu cuenta de contrapartida de Pleo recién creada a tu libro diario de Pleo bajo el N. de cuenta.
Recuerda: No crees una nueva plantilla de libro diario para Pleo. Solo crea un nuevo libro diario dentro de tu plantilla de Diarios generales en Business Central.

Paso 3: Conecta Business Central y Pleo

Inicia sesión en Pleo y ve a Ajustes → Contabilidad
Elige Microsoft Dynamics 365 Business Central de la lista de integraciones directas
Es posible que se te pida iniciar sesión en Business Central para autenticarte en una página aparte
Inicia sesión y da permiso a Pleo para acceder a tu cuenta de Business Central

Nota: Si aparece un mensaje emergente que indica que Necesitas aprobación del administrador mientras intentas conectarte a tu cuenta de Business Central, debes contactar con tu equipo de TI para solicitar los permisos necesarios antes de completar la configuración de la integración.

Serás redireccionado a Pleo. Aquí, necesitas identificar algunas configuraciones y cuentas predeterminadas:

Entorno de integración (selecciona “Producción")
Empresa de integración (elige la entidad relevante de la lista)
Libro diario de gastos de Pleo (elige el libro diario recién creado para Pleo)
Cuenta de gastos de Pleo (selecciona el libro mayor recién creado para tu Cartera de Pleo)

Si estás utilizando la función de Reembolso de Pleo, también necesitas elegir:

Libro diario de gastos en efectivo para Pleo (elige el libro diario recién creado para Pleo)
Cuenta de saldo para gastos en efectivo (selecciona el libro mayor recién creado para tus gastos en efectivo y reembolsos a través de Pleo)
Cuenta de contrapartida para reembolsos (selecciona el libro mayor recién creado para tus reembolsos manuales fuera de Pleo)

Paso 4: Categorías

Cuando hayas conectado Pleo y Business Central, debes crear tus Categorías en Pleo.

Descubre más sobre las categorías de Pleo aquí.

Cuando crees una nueva categoría en Pleo, podrás elegir entre tus libros mayores desde un menú desplegable que se vincula directamente a tu Plan de cuentas en Business Central:

Recuerda dar un nombre a la Categoría. El nombre es lo que los empleados verán y elegirán en la app de Pleo. Así que elige un nombre que tus empleados reconozcan fácilmente.

Paso 5: Códigos fiscales

Cuando conectes Pleo a Business Central, tus códigos fiscales de Business Central se crearán automáticamente en Pleo.

Podrás ver la lista de Códigos fiscales en Ajustes → Contabilidad → Desplázate hacia abajo hasta la sección de Códigos fiscales.

Cuando identifiques tus libros mayores como categorías en Pleo, puedes elegir un Código fiscal predeterminado para cada categoría.

Consejo de expertos: Códigos fiscales y Business Central

Si ya has definido tu configuración fiscal en Business Central, no necesitas identificar tus códigos fiscales también en Pleo.

Al exportar tus gastos desde Pleo, Business Central automáticamente sabrá qué Código fiscal aplicar al gasto según el libro mayor seleccionado.

Si eliges un código fiscal diferente en un gasto en Pleo (diferente a la configuración predeterminada del código fiscal en Business Central), este código fiscal elegido desde Pleo anulará la configuración predeterminada en Business Central.

Paso 6: Etiquetas (Dimensiones)

Si estás utilizando dimensiones como Proyectos, Departamentos o Centros de Coste en Business Central, puedes importarlos fácilmente a Pleo.

Ve a Ajustes en Pleo → Contabilidad → Etiquetas
Haz clic en “Crear grupo de etiquetas” y nómbralo como “Proyectos” o “Departamentos” o algo similar
En el grupo de etiquetas → haz clic en “Importar” → elige qué grupo de dimensiones quieres importar y haz clic en “Importar” de nuevo

Cuando tus dimensiones se hayan importado a Pleo, tus usuarios podrán etiquetar cada gasto con el valor de dimensión relevante desde Business Central.

Importante: Cuando realices cambios en tu lista de dimensiones en Business Central, estos no se reflejarán automáticamente en Pleo. Debes ir al grupo de etiquetas en Pleo y hacer clic en “Reimportar” para sincronizar los cambios.

Consejo de expertos: Sincroniza tus departamentos u otras dimensiones como códigos de equipo predeterminados en Pleo

¿Utilizas códigos de departamento en Business Central? Entonces tienes la opción de importarlos directamente como “códigos de equipo” en Pleo.

Al hacerlo, estas dimensiones se aplicarán automáticamente a los gastos de los usuarios, siempre y cuando estén asociados a un equipo en Pleo. Como consecuencia, los usuarios ya no necesitarán seleccionar manualmente su departamento cada vez que realicen una compra con su tarjeta Pleo.

Tienes la opción de asignar tus departamentos tanto como etiquetas como códigos de equipo en Pleo. Por defecto, los gastos del empleado se asignarán al código del equipo correspondiente al departamento. Sin embargo, si el empleado selecciona otro departamento a través de las etiquetas, este valor anulará el código de equipo predeterminado.

Escribe a tu persona de contacto asignada en Pleo y pídeles que activen la “Sincronización de departamentos” para tu empresa.

Paso 7: Exportando tus gastos desde Pleo a Business Central

Tus gastos no se envían automáticamente a Business Central. Necesitas exportar tus gastos de Pleo al libro diario en Business Central con solo presionar un botón.

Por favor, consulta esta guía sobre cómo exportar gastos desde Pleo.

Cuando se exporten, los gastos crearán una entrada en el libro diario que has creado para Pleo.

Se exportarán los siguientes datos para cada gasto:

Fecha de publicación
Importe (en la moneda de tu Cartera)
Nº de documento de Pleo (ej. 2400001)
Descripción incl.:
- Comercio/vendedor
- Nombre del empleado
- Nombre de la categoría de Pleo
Comentario:
- Nota de Pleo
Dimensiones (Proyectos, Departamentos, Centros de coste)
Adjunto de recibo en “Archivos de Documentos Entrantes”

Limitaciones / Preguntas frecuentes

Los datos exportados desde Pleo a Business Central no se pueden ajustar

Es importante tener en cuenta que nuestra integración con Business Central es una integración API fija que no puede ajustarse a las necesidades individuales. Esto significa que los datos importados de Pleo a la entrada del libro diario en Business Central son fijos. Por ejemplo, no puedes elegir lo que quieres ver en el campo Descripción ni definir tu propia serie de números en Pleo (consulta también el siguiente punto).

Solo puedes elegir la serie de números de Pleo

Al exportar tus gastos de Pleo a Business Central, el campo Nº de documento se rellenará con la serie de números de Pleo para los gastos. Esto no se puede personalizar ni ajustar. Si deseas sobrescribir la serie de números de Pleo con la que has configurado en BC, puedes en tu libro diario de Pleo hacer clic en "Process" → "Renumber Document Numbers" → "Sí". Después de esto, todas las contabilizaciones seguirán la serie de números que desees en BC.

Tus cuentas de contrapartida para Pleo deben ser un libro mayor o una cuenta financiera

Como has leído antes en la guía, es importante que crees tu cuenta de contrapartida para Pleo como una cuenta financiera o un libro mayor en Business Central.

Sin embargo, tenemos algunos clientes que prefieren que su cuenta de contrapartida para Pleo se configure como una cuenta bancaria, ya que esto facilita su contabilidad. Desafortunadamente, nuestra integración no lo permite.

Una limitación en la API significa que Pleo solo puede importar cuentas financieras desde Business Central. Por lo tanto, es necesario que la cuenta de contrapartida creada para Pleo sea una cuenta financiera.