Este artículo explica:

• Ventajas de la gestión multientidad

• Cuánto cuesta la gestión multientidad

• Cómo empezar

• Cómo pueden los administradores cambiar entre entidades

• Cómo pueden los administradores ver sus tarjetas y sus gastos

• La multientidad para los contables

• Cómo crear un equipo de varias entidades

Ventajas de la gestión multientidad

• Centraliza la información general de los gastos de tu empresa

La gestión multientidad permite a los administradores consultar rápidamente cuánto dinero gasta cada entidad y de cuánto dinero disponen en sus respectivas carteras. Esto es muy útil para los equipos financieros que administran el gasto de varias entidades.

• Crea equipos con empleados de distintas entidades

Imagina que la persona encargada del marketing en tu empresa forma parte de tu entidad de Pleo ubicada en Reino Unido. Además, hay miembros del equipo de marketing que trabajan en las oficinas de Berlín y Copenhague. Gracias a los equipos multientidad de Pleo, la persona encargada del marketing puede revisar todos los gastos relacionados, aunque forme parte de una entidad diferente.

Cuánto cuesta la gestión multientidad

Tal y como se establece en nuestra página de precios:

• Con el plan Essential, puedes conectar hasta dos entidades sin coste adicional.

• Con el plan Advanced, puedes conectar entidades ilimitadas sin coste adicional.

Si una empresa activa la multientidad, ¿la entidad principal tiene que pagar una factura general, o cada entidad paga su propia factura? Por lo general, cada entidad paga su propia factura. No obstante, puedes consultarlo con tu gestor de cuenta y elegir la opción que mejor se adapte a vuestra empresa. ¿No sabes quién es tu gestor de éxito del cliente? Ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte y te ayudarán a encontrarlo.

Cómo empezar

Los administradores pueden solicitar la configuración de la multientidad con la aplicación web de Pleo. Este es el modo de hacerlo:

1. Haz clic en el nombre de tu empresa en la esquina superior izquierda.

2. a) Si eres un administrador que aún no tiene acceso a la multientidad: haz clic en “¿Tienes más empresas?” o en el símbolo +.

   
   

   

   b) Si eres un administrador que ya usa la multientidad pero quiere añadir una entidad nueva: haz clic en el símbolo +.

   
   

   

   c) Si eres un administrador de contabilidad que también gestiona la de sus clientes, pero aún no usa la multientidad en su empresa: haz clic en “¿Tienes más empresas?” o en el símbolo +.

   
   

   

3. Elige si quieres añadir una nueva entidad o fusionar tu entidad con otra que ya tenga una cuenta de Pleo.

4. Añade los datos de la empresa

5. Tu gestor de cuenta se pondrá en contacto contigo en un plazo de 3 días laborables para configurar tu plan de precios. Mientras tanto, puedes continuar con la verificación de la entidad.

Cómo pueden los administradores pasar de una entidad a otra

Una vez habilitada la funcionalidad para dos o más entidades, todos los administradores de estas entidades podrán pasar de una a otra con facilidad. Los administradores son las únicas personas que pueden ver la información completa de todas las entidades. Esto significa que no es posible asignar un administrador con acceso limitado, por ejemplo, a una sola entidad.

1. Inicia sesión en la aplicación web de Pleo.

2. Haz clic en la entidad en la esquina superior izquierda.

3. Haz clic en otra entidad para cambiar de vista:
   
   

Cómo pueden los administradores ver sus tarjetas y sus gastos

Aunque los administradores tengan acceso a varias entidades, sus tarjetas Pleo y sus gastos correspondientes estarán conectados a una sola entidad.

• Para ver tus tarjetas:

1. Independientemente de la entidad que estés consultando, haz clic en tu foto de perfil en la esquina inferior izquierda.

2. Haz clic en “Mis tarjetas”.

• Para ver tus gastos:

1. Ve a tu entidad principal (la que tiene el icono de una casa):

2. Selecciona la pestaña Gastos.

3. Para ver solo tus gastos, haz clic en “Usuario”, escribe tu nombre y selecciona “Aplicar”:

   
   

   

La multientidad para los contables

Antes de que leas esta sección, ten en cuenta lo siguiente:

• La vista multientidad solo se aplica a los contables externos, pero no a los asociados.

• Para disponer de una vista multientidad, el contable externo tiene que recibir una invitación por parte de cada entidad.

El proceso de pasar de una entidad a otra es parecido al que siguen los administradores:

1. Haz clic en el nombre de la empresa en la esquina superior izquierda.

2. Haz clic sobre cada entidad para pasar de una a otra. También te puedes hacer una idea de qué clientes necesitan tu atención por el número de recibos y gastos que no aparezca en la cola de exportación:

   
   

   
   
   
   

3. Agrupamos los clientes que forman parte de la misma multientidad en la vista del contable. Por ejemplo, ponemos dos empresas diferentes dentro de la sección “Una nueva organización”, tal y como se muestra en el siguiente vídeo.

En este caso, la vista es para un contable que tiene su propia cuenta de Pleo además de ayudar a los clientes con sus cuentas:

Cómo crear un equipo multientidad

¿Necesitas crear un equipo con empleados que pertenecen a distintas entidades? Una vez activada la multientidad, solo tendrás que crear un equipo como lo harías normalmente. Recibirás un mensaje para que confirmes que quieres convertir el equipo en un equipo multientidad:

Todo el mundo puede participar y ser revisor en un equipo multientidad, aunque su rol sea de empleado y no de administrador. Un revisor puede ver los gastos de un equipo multientidad usando sus credenciales habituales, sin tener que estar cambiando de cuentas ni de entornos.