Nogle gang skal du betale kontant for en arbejdsrelateret udgift, hvis en forhandler (f.eks. kiosk, taxi osv.) ikke tager imod kort. I denne artikel kan du læse om følgende:

• Sådan udligner du en kontanthævning ved at oprette en Pocket-udgift

• Sådan gør du rede for svingende vekselkurser

• Sådan gør du rede for et kassegebyr

• Manuelle tilbagebetalinger, når en medarbejder har hævet kontanter

Sådan udligner du en kontanthævning ved at oprette en Pocket-udgift

1. Når du hæver kontanter med dit Pleo-kort, påvirker det din Pocket-saldo. Kontantbeløbet registreres som penge, du skylder virksomheden.

   Du vil se følgende i mobilappen:
   
   

   
   

   

   Og en administrator (eller bogholder) vil se følgende i sin visning (ved at gå til siden 'Pocket' og søge på fanen 'Udestående'):

   
   

   

2. Indsend en Pocket-udgift for at udligne denne kontanthævning, så du ikke længere skylder virksomheden penge.

   Og administratorens (eller bogholderens) visning opdateres også automatisk, når du indsender Pocket-udgiften. Fanen "Udestående" justeres automatisk, så den viser en nul-saldo (hvis Pocket-udgiften og kontantbeløbet stemmer overens).
   
   

   
   

   

   I eksemplet på disse billeder matcher Pocket-udgiften på 100 kr. kontanthævningen perfekt, hvilket betyder, at saldoen er nul. Du behøver dog ikke at oprette en "perfekt" Pocket-udgift i stil med denne. Det er helt fint at indsende flere Pocket-udgifter, hvis du f.eks. er på forretningsrejse og bruger nogle af kontanterne på en taxa, nogle i en butik osv.

Sådan gør du rede for svingende vekselkurser

Når du hæver kontanter i en fremmed valuta, konverteres beløbet så snart hævningen godkendes (det sker normalt i løbet af 24 timer). Hvis du f.eks. hæver 100 EUR, vises det muligvis i Pleo som 750 kr.. Du bruger kontanterne på forretningsrelaterede udgifter i løbet af de kommende dage, men i mellemtiden har valutakursen ændret sig. Så når du indsender dine Pocket-udgifter, er de samlede udgifter i EUR f.eks. 725 kr.. Det betyder, at du stadig skylder virksomheden 25 kr.

• Hvis vekselkursen betyder, at det ser ud til, at du skylder virksomheden penge, skal du indsende en ekstra Pocket-udgift på differencen. Spring tilføjelsen af en kvittering over, og angiv "valutaveksling" i stedet for navnet på butikken eller forhandleren:

  

• Hvis differencen er positiv (hvis det f.eks. ser ud til, atdu har brugt 87 kr. i stedet for 85 kr.), kan en administrator (eller bogholder) løse differencen ved at klikke på 'Afregn saldo' og vælge 'Andet' som tilbagebetalingsmetode.

Sådan gør du rede for et kassegebyr

Hvis der tilføjes et kassegebyr, skal du oprette en separat pocket-udgift for gebyret og uploade et billede af kassekvitteringen. Angiv "kassegebyr" eller "Gebyr for kontanthævning" i stedet for navnet på butikken eller forhandleren.

Manuelle tilbagebetalinger, når en medarbejder har hævet kontanter

Hvis en medarbejder enten har hævet kontanter eller markeret en udgift som privat, ændres mulighederne for manuel tilbagebetaling. Det vil sige, at en administrator eller bogholder skal afregne hele en medarbejders Pocket-saldo (i stedet for at vælge Pocket-udgifter).

Det skyldes en aktuel forbrugsgrænse på Pleos side. Hold øje med kommende opdateringer! Når en medarbejders tidligere Pocket-udgifter er blevet eksporteret og afstemt i dit regnskabssystem, nulstilles medarbejderens saldo i Pleo, og det vil være muligt manuelt at vælge specifikke udgifter, der skal tilbagebetales igen.