Este artigo explica todas as formas de acrescentar um recibo digital (enviado por correio electrónico) a uma despesa na aplicação Pleo. As opções são as seguintes:
"Fetch": Funcionalidade automática para encontrar recibos no e-mail
"Forward": Encaminhamento de e-mail para o Pleo (a segunda melhor forma)
Carregamento manual (a opção menos recomendada, mas mesmo assim fácil)
Fetch: Funcionalidade automática para encontrar recibos no e-mail
O Fetch verifica automaticamente o seu e-mail de trabalho e adiciona automaticamente recibos de compras on-line à aplicação Pleo. Esta é a melhor opção porque é completamente automatizada. Está também disponível para todos os clientes do Pleo sem custos adicionais.
Eis como protegemos a sua privacidade e segurança quando o Fetch é activado.
Como ligar o Fetch
Para ativar a Fetch na sua aplicação web:
Clique no seu perfil no canto inferior esquerdo e selecione Funcionalidades especiais.
Junto à faixa do Fetch, clique em "Ativar:"
Segue os passos para ativar o Fetch para a sua conta de e-mail do Gmail ou MS 365.
Para ativar o Fetch na tua aplicação web:
Clique no ícone de perfil no canto inferior direito na aplicação.
Clique em Funcionalidades especiais.
Siga os passos para ativar o Fetch para a sua conta de e-mail do Gmail ou MS 365.
Considerações para o seu departamento de TI
Certas organizações têm o seu próprio conjunto de regras e filtros de TI para e-mails de trabalho, incluindo definições que podem bloquear o Fetch.
Se a sua organização utiliza o Gmail
Se o seu departamento de TI decidir revogar o acesso ao Fetch, isto pode ser feito a partir do painel de administração do Google Workspace.
Se a sua organização utiliza o Microsoft 365
O Fetch trabalha com qualquer serviço de correio electrónico da Microsoft baseados na nuvem, ou seja, Office 365 (Outlook) ou Exchange Online. Dito isto, os funcionários podem não ter permissōes para permitir um serviço como o Fetch. Neste caso, existem alguns cenários:
Ao tentar activar o Fetch através da aplicação Pleo, o funcionário vê um pop-up que o leva a notificar automaticamente o seu administrador de TI para obter autorização.
Ou
O funcionário não vê um pop-up. Neste caso, que precisa contactar o seu departamento de TI e pedir autorização.
Como administrador de TI, encorajamo-lo a verificar as definições de correio electrónico da sua organização antes de receber perguntas relacionadas com o Fetch:
Configurar as permissões relevantes no Microsoft 365 (permitindo o consentimento do utilizador para aplicações).
Dependendo da configuração actual, poderá também ter de conceder acesso prévio a qualquer pessoa que queira utilizar o Fetch. Por favor note que necessita de direitos de administrador globais para completar este passo.
Porque é que o Fetch está limitado a um único e-mail de trabalho
Fetch está actualmente limitado a um único e-mail de trabalho. A razão é dupla:
Quando se trata de ligar uma conta de correio electrónico privada, há uma hipótese - embora pequena - de o Fetch encaminhar a coisa errada para o Pleo. E essa coisa errada seria visível ao administrador do Pleo da sua organização, ao contabilista, e a qualquer um dos revisores de contas. Por isso, negámos aos nossos clientes esta opção para que esta situação nunca possa surgir.
Quando se trata de contas de correio electrónico partilhadas, apoiar esta funcionalidade violaria os termos e condições do Gmail e do Outlook. Portanto, isso não é algo que possamos oferecer neste momento.
"Forward": Encaminhamento de e-mail para o Pleo
Esta opção é menos automatizada do que a Fetch, mas mais rápida do que o carregamento manual de um recibo. Basta clicar no e-mail que contém o seu recibo, e "reencaminhá-lo" para [email protected]. Não é necessário ter o Fetch activado para utilizar esta opção. É isso mesmo! O recibo será automaticamente combinado com o pagamento do respectivo cartão. O único requisito é que o recibo seja enviado a partir do endereço de correio electrónico associado ao seu login no Pleo.
Se foi enviado um recibo para uma conta de correio electrónico pessoal, este terá de ser enviado para o seu correio electrónico de trabalho antes de ser reencaminhado para o Pleo. Quer esteja a utilizar o Fetch ou o Encaminhamento para o Pleo, pode sempre configurar o reencaminhamento automático de um e-mail pessoal para o seu e-mail de trabalho. Eis como funciona para o Gmail e Outlook.
Além disso, só para facilitar um pouco a vida, pode encaminhar os seus recibos digitais directamente para a aplicação Pleo em apenas alguns cliques.
Carregamento manual
Acede à página de Despesas.
Clica na despesa.
Clica no ícone mais para adicionar um recibo.
Seleciona um recibo a partir do teu computador.
Podes também escolher arrastar e largar o recibo no campo "Adicionar um recibo":
Na aplicação móvel:
Clica numa despesa.
Carrega o teu recibo como uma imagem da tua galeria de fotos ou como um PDF dos teus ficheiros guardados:
Adiciona um recibo a partir da Caixa de Entrada de Recibos
Por vezes, o Fetch não tem a certeza se um recibo em particular pertence a uma despesa que criaste. Por exemplo, talvez tenhas recebido dois recibos muito semelhantes na tua caixa de entrada de e-mail. Para evitar erros, o Fetch não adiciona automaticamente os recibos pelos quais não tem certeza às despesas. Em vez disso, o Fetch coloca estes recibos possivelmente correspondentes na tua Caixa de Entrada de Recibos da Pleo. Esta é uma caixa de entrada privada que só é visível para ti como utilizador. Se tiveres um recibo que não tenha sido adicionado automaticamente pelo Fetch, verifica a Caixa de Entrada de Recibos para ver se há correspondência e associa-o manualmente à despesa correspondente.
Todos os recibo na Caixa de Entrada de Recibos podem ser adicionados ou eliminados por ti, ou serão automaticamente eliminados após 30 dias.
Também tentamos dar-te uma dica de que temos um recibo possivelmente correspondente, mostrando-te uma mensagem quando abres a despesa respectiva.
Como adicionar recibos fora da Caixa de Entrada de Recibos
- Ativa o Fetch utilizando as instruções acima
- Abre a aplicação Pleo
- Toca no ícone da caixa de entrada de recibos, localizado no canto superior direito
- Se o Fetch encontrou recibos possivelmente correspondentes, poderás encontrá-los aqui
- Revê os recibos para encontrar o recibo correto
- Clica no recibo
- Toca na marca de verificação para adicioná-la a uma despesa existente
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