Como tratamos da digitalização de recibos em papel em Portugal

O que é a regulamentação da digitalização de recibos em Portugal?

De acordo com o código IVA e o Decreto-Lei n.º 28/2019, faturas e outros documentos fiscais relevantes emitidos ou recebidos em formato de papel podem ser digitalizados e armazenados de forma eletrónica em Portugal por terceiros tal como a Pleo, desde que vários requisitos técnicos sejam cumpridos:

• ? Requisitos de legibilidade, ou seja, a imagem digitalizada é uma cópia completa do recibo original em papel;

• ? Requisitos de livre acesso e utilização durante o período de retenção obrigatória, tanto para o utilizador como para outro regulador que necessite de acesso;

• ? Requisitos de não modificação e proteção, incluindo um número de identificação individual (também chamado de teste por soma) para assegurar que não há perda de informação ou alteração de todos os registos de documentos;

• ? Requisitos para capacidade de pesquisa, incluindo digitalizar as imagens em sequência para facilitar a sua procura e identificar os recibos digitalizados; e

• ? Requisitos de armazenamento dentro da União Europeia ao longo do período de 10 anos de retenção obrigatória, assim como funções de exportação acessíveis.

Se os requisitos acima descritos forem respeitados e a tua organização tiver sede em Portugal, poderás então descartar os teus recibos em papel digitalizados.

Os nossos esforços para assegurar a conformidade regulamentar

✅ A Pleo está em total conformidade com a regulamentação da digitalização em Portugal. 

A nossa solução vai de encontro aos requisitos técnicos para ser um fornecedor de serviços de desmaterialização e arquivamento de terceiros em conformidade. De acordo com a regulamentação local em Portugal, fornecemos armazenamento baseado na nuvem dentro de um estado-membro da UE e armazenamos os teus registos digitais durante um período de 10 anos.

A Pleo permite-te tirar fotos dos recibos físicos diretamente dentro da aplicação Pleo, carregar os recibos a partir das imagens no teu dispositivo móvel e/ou carregar os recibos diretamente na aplicação web. A nossa solução está também configurada de forma a garantir que os recibos não podem ser modificados, melhorados ou, de qualquer outra forma, interferir com a imagem do recibo/fatura original durante o processo de digitalização ou durante o subsequente período de armazenamento no nosso arquivo eletrónico.

FAQ

A Pleo está em conformidade com a regulamentação da digitalização no meu país?

A Pleo tem uma solução em conformidade completa com as regras locais em Portugal. Implementámos os requisitos técnicos necessários que nos permitem garantir a integridade e legibilidade dos arquivos eletrónicos durante o seu período de retenção.

Posso descartar os recibos com a Pleo?

Sim, diz adeus aos teus recibos em papel depois de os digitalizar!

De que forma é que isto se aplica a faturas eletrónicas e recibos por e-mail que são capturados pela Fetch?

Os mesmos requisitos são aplicáveis ao arquivamento de faturas eletrónicas.

Ainda tens dúvidas? Contacta-nos no chat em direto na aplicação Pleo ou via e-mail através do endereço [email protected]