Overzicht
Voorbereiding
Verbinding
Aangepaste configuratie
Exporteer een uitgave
Overzicht
Belangrijkste functies van de integratie
- Pleo-uitgaven kunnen worden geëxporteerd naar Exact Online als logboekitems.
- Bonnetjes worden samen met de uitgavengegevens overgeschreven.
- Inkoop- en banklogboekboekingen worden automatisch afgeletterd in Exact Online.
- Alle uitgaventypes worden ondersteund, inclusief facturen en externe declaraties.
- Kan uitgaven exporteren van gesloten perioden. Aangepaste perioden in Exact Online worden ondersteund.
- Belastingen, rekeningschema en labels (inclusief kostencentra, kostenunits en projecten) worden ondersteund en kunnen worden gesynchroniseerd.
- Leveranciers worden gesynchroniseerd, waardoor het mogelijk is om leveranciers te labelen op uitgaven in Pleo en ze te koppelen aan daadwerkelijke leveranciers in Exact Online.
- Multi-valuta wordt ondersteund.
Goed om te weten: items met betrekking tot overschrijvingen staan niet op de pagina Exporteren en worden dus niet geëxporteerd van Pleo naar Exact Online.
Vereisten
Zorg ervoor dat je Exact Online-account de vereiste gebruikersrechten heeft:- Bekijk en beheer de volgende scopes:
- Relatiebeheer
- Financiële boekhouding
- Grootboekrekeningen en dagboeken
- Documentbeheer
- Bekijk de volgende scopes:
- Kostenplaatsen en -dragers
- Administratiebeheer en bedrijfsvoering
- Project Management
Als je niet de vereiste gebruikersrechten hebt, moet je ze toevoegen of je Exact Online-beheerder vragen om ze aan je account toe te voegen.
Hoe controleer je gebruikersrechten in Exact Online
- Klik in Exact Online op de accountnaam
- Selecteer Mijn Exact Online
- Ga naar het tabblad Rechten
- Controleer of je de volgende gebruikersmachtigingenhebt:
- Op het tabblad Algemeen:
- Systeemgedeelte:
- Documenten maken, bijwerken en verwijderen
- Bekijken administratiegegevens
- Systeemgedeelte:
- Op het tabblad Financieel:
- Relatiesgedeelte:
- Beheer accounts
- Relaties bekijken
- Bankgedeelte:
- Bankboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
- Gedeelte financiële boekingen:
- Inkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
- Relatiesgedeelte:
- Op het tabblad Project (als projecten worden gebruikt):
- Projectgedeelte:
- Projecten bekijken
- Projectgedeelte:
- Op het tabblad Algemeen:
Voorbereiding
Maak de volgende logboeken in Exact Online
- Pleo-banklogboek: registreer de betalingsitems vanuit je Pleo Wallet.
Opmerking: als je multi-valuta gebruikt in je Pleo-account, maak dan voor elke tegenrekening in de extra valuta's een nieuw Pleo-banklogboek aan. - Logboek voor uitgaven en inkopen: registreer inkoopboekingen voor kaartuitgaven en facturen.
- Standaard leveranciersrekening: een algemene leveranciersrekening waarop al je geëxporteerde uitgaven in Exact Online worden geboekt, als een daadwerkelijke leverancier niet is geselecteerd in Pleo.
- Dagboek voor zelf voorgeschoten uitgaven (optioneel): leg inkoopboekingen voor zelf voorgeschoten uitgaven vast (dit kan hetzelfde dagboek zijn als het dagboek voor uitgaven en inkopen).
- Tijdelijk banklogboek (optioneel): leg declaraties van buiten Pleo vast.
Een Pleo-banklogboek en een tijdelijk banklogboek maken
- Navigeer in Exact Online naar Financieel
- Ga naar Bankieren en cash
- Selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
- Klik op de pagina Bankrekeningen op Nieuw
- Voer een willekeurig nummer in het veld Bankrekeningnummer in (dit heeft nergens invloed op)
- Geef het logboek een naam
- Kies onder Geavanceerde opties de valuta. Zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de valuta voor je Pleo Wallet.
- Klik op Opslaan
Een logboek voor uitgaven en aankopen, en voor zelf voorgeschoten inkopen maken
Als je zelf voorgeschoten uitgaven en kaartaankopen in aparte logboeken wilt opnemen, maak je twee verschillende logboeken. Je kunt ook één logboek voor beide gebruiken.
- Klik op de administratienaam linksboven
- Selecteer Stamgegevens in het keuzelijstmenu
- Kies Logboeken op de pagina met het gegevensoverzicht
- Klik op Nieuw
- Voer een unieke logboekcode en een logboeknaam in
- Stel logboektype in op Inkoop
- Selecteer een account voor crediteuren onder de grootboekrekeningen
- Schakel onder Valuta Variabele: valuta en Variabele: wisselkoers in
- Klik op Opslaan
Een standaardleveranciersrekening maken
- Klik op de administratienaam linksboven
- Selecteer Stamgegevens in het keuzelijstmenu
- Open het gegevensoverzicht
- Kies Leveranciers in het Relatiesgedeelte
- Klik op Nieuw
- Selecteer Handmatig
- Voer een naam voor de leveranciersrekening in
Opmerking: andere gegevens (bijv. adres of website) zijn optioneel en kunnen indien nodig worden ingevuld - Klik op Opslaan
Verbinding
- Klik in Exact Online op naam van de momenteel actieve administratie (linksboven)
- Selecteer de administratie uit de lijst die je wilt koppelen aan Pleo
- Ga in Pleo naar Instellingen
- Klik op Boekhouding
- Zoek naar Exact Online
- Selecteer de Exact Online-integratie
- Klik op Verbinden
- Geef de integratie toegang tot je Exact Online-account
Aangepaste configuratie
Selecteer de Exact Online-administratie die je aan Pleo wilt koppelen en klik op Instellingen opslaan.
Boekhoudconfiguratie
Gegevens laden vanuit Exact Online kan in het begin wat tijd kosten. Als er opties in het keuzelijstmenu ontbreken, wacht dan even en vernieuw de pagina. Als het probleem aanhoudt, klik je op Synchroniseren met Exact Online en wacht je 2 minuten totdat de gegevens opnieuw uit Exact Online worden geïmporteerd
- Ga in Pleo naar Instellingen
- Klik op Boekhouding
- Selecteer Instellen
- Koppel de logboeken en leveranciersrekening die in de vorige stap zijn gemaakt
Configuratie exporteren
Datumaanpassing gesloten periode: helpt je om uitgaven te exporteren die bij gesloten boekhoudperiodes in Exact Online horen. Als dit is ingeschakeld, worden ze geëxporteerd met de datum van vandaag.
Labels en labelgroepen
- Ga in Pleo naar Instellingen
- Klik op Boekhouding
- Selecteer Labels
- Selecteer de dimensies uit Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo
Handig om te weten: als de Project Management-module in Exact Online staat, kun je naast kostenplaatsen en kostendragers ook projecten met Pleo synchroniseren.
Tegenrekeningen
Leer hoe je tegenrekeningen configureert in Pleo en wijs het bestaande Pleo-banklogboek voor uitgaven toe als een standaardtegenrekening.
Wat moet je doen als je multi-valuta in je rekening gebruikt?
Leer hoe je multi-valuta in je rekening kunt gebruikenen volg deze stappen:
- Maak in Exact Online een nieuw Pleo-banklogboek aan voor elke extra valutategenrekening
- Zorg ervoor dat het Banklogboek voor uitgaven een variabele valuta en Wisselkoers ingeschakeld heeft (zie hieronder)
- Wacht op de automatische synchronisatie tussen Exact Online en Pleo (elk uur)
- Ga in Pleo naar Tegenrekeningen
- Koppel de nieuwe rekeningen aan de bijbehorende Pleo-tegenrekeningen
Hoe controleer je de valuta-instellingen van het logboek voor uitgaven en aankopen?
- Navigeer in Exact Online naar Financieel
- Ga naar Bankieren en cash
- Selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
- Op de pagina Bankrekeningen, klik je op Nieuw
- Voer een willekeurig nummer in het bankrekeningnummerveld in (dit heeft nergens invloed op)
- Geef het logboek een naam
- Onder Geavanceerde opties, kies je de valuta
Opmerking: zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de bijbehorende tegenrekeningvaluta - Klik op Opslaan
Categorieën
Ontdek hoe je jouw categorieën instelt, en zodra ze zijn aangemaakt, voer je de volgende stappen uit:
- Ga in Pleo naar Instellingen
- Klik op Boekhouding
- Open Categorieën
- Selecteer de juiste accountcode voor elke categorie
- Selecteer de belastingcode voor de categorie
Exporteer een uitgave
Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren
