De Exact Online-integratie instellen

Overzicht

Belangrijkste functies van de integratie

• Pleo-uitgaven kunnen worden geëxporteerd naar Exact Online als dagboekitems.
• Bonnetjes worden samen met de uitgavengegevens overgeschreven.
• Inkoop- en bankdagboekboekingen worden automatisch afgeletterd in Exact Online.
• Alle uitgaventypes worden ondersteund, inclusief facturen en externe declaraties.
• Kan uitgaven exporteren van gesloten perioden. Aangepaste perioden in Exact Online worden ondersteund.
• Belastingen, rekeningschema's en labels (inclusief kostenplaatsen, kostendragers en projecten) worden ondersteund en kunnen worden gesynchroniseerd.
• Leveranciers worden gesynchroniseerd, waardoor het mogelijk is om leveranciers te labelen op uitgaven in Pleo en ze te boeken op de daadwerkelijke leveranciers in Exact Online (bèta)

Goed om te weten: items met betrekking tot overschrijvingen staan niet op de pagina Exporteren en worden dus niet geëxporteerd van Pleo naar Exact Online.

Voorbereiding

Maak de volgende dagboeken in Exact Online

• Pleo-bankdagboek: leg je betalingsitems vanuit je Pleo Wallet vast
• Dagboek voor uitgaven en inkopen: registreer inkoopboekingen voor kaartuitgaven en facturen.
• Standaard leveranciersrekening: een algemene leveranciersrekening waarop al je geëxporteerde uitgaven in Exact Online worden geboekt, als een daadwerkelijke leverancier niet is geselecteerd in Pleo.
• Dagboek voor zelf voorgeschoten uitgaven (optioneel): leg inkoopboekingen voor zelf voorgeschoten uitgaven vast (dit kan hetzelfde dagboek zijn als het dagboek voor uitgaven en inkopen)
• Tijdelijk bankdagboek (optioneel): leg declaraties van buiten Pleo vast

Een standaard leveranciersrekening maken

1. Klik op de administratienaam linksboven
2. Selecteer Stamgegevens in het keuzelijstmenu
3. Open het gegevensoverzicht
4. Kies Leveranciers in het Relatiesgedeelte
5. Klik op Nieuw 
6. Selecteer Handmatig
7. Voer een naam voor de leveranciersrekening in
   Opmerking: andere gegevens (bijv. adres of website) zijn optioneel en kunnen indien nodig worden ingevuld
8. Klik op Opslaan

Verbinding

1. Klik in Exact Online op naam van de momenteel actieve administratie (linksboven)
2. Selecteer de administratie uit de lijst die je wilt koppelen aan Pleo
3. Ga in Pleo naar Instellingen
4. Klik op Boekhouding
5. Zoek naar Exact Online 
6. Selecteer de Exact Online-integratie 
7. Klik op Verbinden
8. Geef de integratie toegang tot je Exact Online-account
   

Configuratie

Selecteer de Exact Online-administratie die je aan Pleo wilt koppelen en klik op Instellingen opslaan. 

Boekhoudconfiguratie

Gegevens laden vanuit Exact Online kan in het begin wat tijd kosten. Als er opties in het keuzelijstmenu ontbreken, wacht dan even en vernieuw de pagina. Als het probleem aanhoudt, klik je op Synchroniseren met Exact Online en wacht je 2 minuten totdat de gegevens opnieuw uit Exact Online worden geïmporteerd

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Instellen 
4. Koppel de logboeken en leveranciersrekening die in de vorige stap zijn gemaakt

Configuratie exporteren

Datumaanpassing gesloten periode: helpt je om uitgaven te exporteren die bij gesloten boekhoudperiodes in Exact Online horen. Als dit is ingeschakeld, worden ze geëxporteerd met de datum van vandaag.

Labels en labelgroepen 

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Labels 
4. Selecteer de dimensies uit Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo

Handig om te weten: als de Project Management-module in Exact Online staat, kun je naast kostenplaatsen en kostendragers ook projecten met Pleo synchroniseren.

Categorieën 

Ontdek hoe je jouw categorieën instelt, en zodra ze zijn aangemaakt, voer je de volgende stappen uit: 

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Open Categorieën 
4. Selecteer de juiste accountcode voor elke categorie
5. Selecteer de belastingcode voor de categorie

Leveranciers labelen

Deze functie zit momenteel in de bètafase en kan op verzoek worden ingeschakeld door contact met ons op te nemen als deze niet zichtbaar is in je account. Zodra deze is ingeschakeld, bekijk dan hoe je hem activeert op Pleo. 

Een uitgave exporteren

Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.