Dit artikel is bedoeld voor bestaande gebruikers van de Exact Online-integratie van Pleo die willen upgraden naar de nieuwe versie. Als je de integratie voor de eerste keer instelt, raadpleeg dan de installatiehandleiding om Exact Online te koppelen aan Pleo.
Vereisten
Zorg ervoor dat je Exact Online-account de vereiste gebruikersrechten heeft:- Bekijk en beheer de volgende scopes:
- Rekeningbeheer
- Financiële boekhouding
- Grootboekrekeningen en logboeken
- Documentbeheer
- Bekijk de volgende scopes:
- Kostenplaatsen en -dragers
- Administratiebeheer en bedrijfsvoering
- Projectmanagement
Als je niet de vereiste gebruikersrechten hebt, moet je ze toevoegen of je Exact Online-beheerder vragen om ze aan je account toe te voegen.
Je gebruikersmachtigingen controleren in Exact Online
- Klik in Exact Online op de accountnaam
- Selecteer Mijn Exact Online
- Ga naar het tabblad Rechten
- Controleer of je de volgende gebruikersmachtigingenhebt:
- Op het tabblad Algemeen:
- Systeemgedeelte:
- Documenten maken, bijwerken en verwijderen
- Bekijken administratiegegevens
- Systeemgedeelte:
- Op het tabblad Financieel:
- Relatiegedeelte:
- Relaties beheren
- Relaties bekijken
- Bankgedeelte:
- Bankboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
- Gedeelte financiële boekingen:
- Inkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
- Relatiegedeelte:
- Op het tabblad Project (als projecten worden gebruikt):
- Projectgedeelte:
- Projecten bekijken
- Projectgedeelte:
- Op het tabblad Algemeen:
Voltooi de update
Bestaande configuraties (logboeken, categorieën, rekeningen en belastingcodes) zijn automatisch gemigreerd. Om de update te voltooien en toegang te krijgen tot de nieuwe functies, is extra configuratie vereist.
1. Rekeningconfiguraties beoordelen
Bevestig dat alle configuraties correct zijn ingesteld op de pagina Boekhouding instellen.
- Pleo-banklogboek: het belangrijkste banklogboek dat wordt gebruikt voor het vastleggen van betalingsitems vanuit je Pleo Wallet. Hergebruik en koppel het bestaande Pleo-banklogboek.
- Aankooplogboek voor uitgaven: registreer aankoopitems voor kaartuitgaven en facturen. Hergebruik en koppel het bestaande Pleo-aankooplogboek.
- Tijdelijk banklogboek: registreer declaraties die buiten Pleo zijn gedaan. Je hebt dit logboek nodig als je gebruikmaakt van zelf voorgeschoten uitgaven en declaraties.
Hoe maak je een nieuw logboek aan?
- Navigeer in Exact Online naar Financieel
- Ga naar Bank en kas en selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
- Klik op de pagina Bankrekeningen op Nieuw
- Voer een willekeurig nummer in het veld Bankrekeningnummer in (dit heeft nergens invloed op)
- Het logboek een naam geven
- Kies onder Geavanceerde opties de valuta. Zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de valuta voor je Pleo Wallet
- Klik op Opslaan
- Standaard leveranciersrekening: als er geen daadwerkelijke leverancier is geselecteerd bij een uitgave in Pleo, wordt deze gekoppeld aan deze algemene leveranciersrekening. Hergebruik en selecteer hier de bestaande leveranciersrekening van Pleo.
2. Projecten inschakelen
Naast kostencentra en kosteneenheden wordt nu ook projectensynchronisatie ondersteund. Selecteer de Dimensies van Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo.
3. Instellingen opslaan
Nadat je alle configuraties op de pagina Instellen hebt voltooid, moet je ervoor zorgen dat je op Instellingen opslaan klikt om te voorkomen dat je instellingen verloren gaan.
4. Tegenrekeningen bevestigen
Ga naar Tegenrekeningen en bevestig dat er een is geselecteerd (lees meer over Tegenrekeningen in Pleo). Als er geen Tegenrekening is geselecteerd, volg dan deze stappen:
- Ga in Pleo naar Instellingen
- Ga naar Boekhouding
- Selecteer Instellen
- Zoek het uitgavenbanklogboek onder Boekhoudconfiguraties
- Ga naar Tegenrekeningen
- Selecteer een rekening die precies overeenkomt met het uitgavenbanklogboek
Wat moet je doen als je multi-valuta in je rekening gebruikt?
Leer hoe je multi-valuta in je rekening kunt gebruikenen volg deze stappen:
- Maak in Exact Online een nieuw Pleo-banklogboek aan voor elke extra valutategenrekening
- Zorg ervoor dat voor het banklogboek voor uitgaven een variabele valuta en wisselkoers zijn ingeschakeld (zie hieronder)
- Wacht op de automatische synchronisatie tussen Exact Online en Pleo (elk uur)
- Ga in Pleo naar Tegenrekeningen
- Koppel de nieuwe rekeningen aan de bijbehorende Pleo-tegenrekeningen
Hoe controleer je de valuta-instellingen van het logboek voor uitgaven en aankopen?
- Navigeer in Exact Online naar Financieel
- Ga naar Bankieren en cash
- Selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
- Op de pagina Bankrekeningen klik je op Nieuw
- Voer een willekeurig nummer in het bankrekeningnummerveld in (dit heeft nergens invloed op)
- Geef het logboek een naam
- Onder de geavanceerde opties kies je de valuta
Opmerking: zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de bijbehorende tegenrekeningvaluta - Klik op Opslaan
5. Leverancierslabeling inschakelen
Lees hoe je leverancierslabeling activeert in Pleo.
6. Categorieën beoordelen
Ga naar de pagina Categorieën en controleer of de rekeningnummers en belastingcodes correct zijn.
7. Een uitgave exporteren
Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren
