Voeg een digitaal bonnetje toe aan je online Pleo-aankoop

In dit artikel worden alle manieren uitgelegd waarop je in de Pleo-app een digitale bon (die je via e-mail krijgt toegestuurd) aan een uitgave kunt toevoegen. De opties zijn:

Automatisch per e-mail vastleggen van het ontvangstbewijs met Fetch (de beste manier)
"Forward": E-mail doorsturen naar Pleo (de op één na beste manier)
Handmatig uploaden (de minder aanbevolen, maar niettemin gemakkelijke optie)

Automatisch per e-mail vastleggen van het ontvangstbewijs met Fetch

Fetch scant automatisch je werkmail en voegt bonnetjes van online aankopen automatisch toe aan de Pleo-app. Dit is de beste optie omdat het volledig geautomatiseerd is. Het is bovendien zonder extra kosten beschikbaar voor alle Pleo-klanten.

Hier lees je hoe we je privacy en veiligheid beschermen als Fetch is ingeschakeld.

Hoe Fetch aan te zetten

Fetch inschakelen via de web-app:

Klik linksonder op je profiel en ga dan naar Power-ups.
Klik naast de Fetch-banner op Inschakelen.
Volg de stappen om Fetch in te schakelen voor je Gmail- of MS 365-e-mailaccount.

Fetch inschakelen via de app voor mobiele apparaten:

Klik op het profielpictogram in de rechterbenedenhoek van de app.
Klik op Power-ups.
Volg de stappen om Fetch in te schakelen voor je Gmail- of MS 365-e-mailaccount.

Overwegingen voor uw IT-afdeling

Sommige organisaties hebben hun eigen IT-regels en -filters voor werkmails, waaronder instellingen die Fetch kunnen blokkeren.

Als uw organisatie Gmail gebruikt

Als uw IT-afdeling heeft besloten de toegang tot Fetch in te trekken, kunt u dit doen via het beheerpaneel van Google Workspace.

Als uw organisatie Microsoft 365 gebruikt

Fetch werkt met alle cloudgebaseerde e-maildiensten van Microsoft, zoals Office 365 (Outlook) of Exchange Online. Het is echter mogelijk dat werknemers niet de juiste toestemming hebben om een dienst als Fetch in te schakelen. Er zijn een paar scenario's in dit geval:

Wanneer de werknemer Fetch probeert in te schakelen via de Pleo-app, ziet hij een pop-up die hem vraagt om automatisch zijn IT-admin te verwittigen voor toestemming.
Of
De medewerker ziet geen pop-up, in welk geval hij een andere manier moet vinden om contact op te nemen met zijn IT-afdeling en toestemming te vragen.

Als IT-beheerder raden wij u aan de e-mailinstellingen van uw organisatie te bekijken voordat er Fetch-gerelateerde vragen binnenkomen:

Stel de relevante toestemmingen in Microsoft 365 in (toestemming van gebruikers voor apps mogelijk maken).
Afhankelijk van de huidige setup moet u misschien ook vooraf toegang verlenen aan iedereen die Fetch wil gebruiken. Houd er rekening mee dat u globale beheerdersrechten nodig hebt om deze stap te voltooien.

Waarom Fetch beperkt is tot één werkmail

Fetch is momenteel beperkt tot één werkmail. De reden is tweeledig:

Bij het koppelen van een privé-e-mailaccount bestaat de kans - zij het een kleine - dat Fetch de verkeerde dingen doorstuurt naar Pleo. En die fout is zichtbaar voor de Pleo-administrateur, boekhouder en de beoordelaars van uw account. Daarom hebben we onze klanten deze optie ontzegd, zodat deze situatie zich nooit kan voordoen.
Wat betreft gedeelde e-mailaccounts zou ondersteuning van deze functionaliteit in strijd zijn met de voorwaarden van Gmail en Outlook. Dus dat is niet iets wat we op dit moment kunnen aanbieden.

"Forward": E-mail doorsturen naar Pleo

Deze optie is minder geautomatiseerd dan Fetch, maar sneller dan het handmatig uploaden van een kassabon. Klik gewoon op de e-mail met het ontvangstbewijs en stuur het door naar [email protected]. Dat is het! U hoeft Fetch niet ingeschakeld te hebben om deze optie te gebruiken. De kassabon wordt automatisch gekoppeld aan de desbetreffende kaartbetaling. De enige vereiste is dat het betalingsbewijs wordt verzonden vanaf het e-mailadres dat gekoppeld is aan je Pleo-login.

Als een betalingsbewijs naar een persoonlijk e-mailaccount is gestuurd, moet het naar je werkmail worden gestuurd voordat het naar Pleo wordt doorgestuurd. Of je nu Fetch of Forward to Pleo gebruikt, je kunt altijd automatisch doorsturen van een persoonlijke e-mail naar je werkmail instellen. Dit is hoe het werkt voor Gmail en Outlook.

Bovendien kun je, om het leven wat makkelijker te maken, je digitale bonnetjes in een paar klikken rechtstreeks doorsturen naar de Pleo-app.

Handmatig uploaden

In the web-app van Pleo:

Ga naar de pagina Uitgaven.
Klik op de uitgave.
Klik op het plusje om een bonnetje toe te voegen.
Selecteer een bonnetje van je computer.

Je kunt het bonnetje ook slepen en neerzetten in het veld Bonnetje toevoegen:

In de app voor mobiele apparaten:

Klik op een uitgave.
Upload je bonnetje als een afbeelding uit je camera-album of als pdf uit je opgeslagen bestanden:

Voeg een bon toe vanuit je postvak IN voor bonnetjes

Soms is Fetch niet zeker of een bepaald bonnetje bij een uitgave hoort die je hebt gemaakt. Misschien heb je bijvoorbeeld twee zeer vergelijkbare bonnetjes ontvangen in je e-mail inbox. Om fouten te voorkomen, voegt Fetch dit soort bonnetjes niet automatisch toe aan de uitgave. In plaats daarvan plaatst Fetch deze mogelijk overeenkomende bonnen in je postvak IN voor bonnetjes. Dit is een privé postvak IN dat alleen zichtbaar is voor jou als gebruiker. Als je een bonnetje hebt dat niet automatisch is toegevoegd door Fetch, controleer dan je bonnetjesinbox voor een overeenkomst en voeg het handmatig toe aan de bijbehorende uitgave.

Alle bonnetjes in het postvak IN kunnen door jou worden toegevoegd of verwijderd, of ze worden na 30 dagen automatisch verwijderd.

Je krijgt tevens een hint wanneer we een mogelijk overeenkomend bonnetje vinden. Dat doen we door je een bericht te laten zien wanneer je de desbetreffende uitgave opent.

Hoe bonnetjes toe te voegen uit je postvak IN voor bonnetjes

Zet Fetch aan met behulp van de instructies hierboven
Open de Pleo-app
Tik rechtsboven op het pictogram van je postvak IN voor bonnetjes
Als Fetch mogelijk overeenkomende bonnetjes heeft gevonden, vind je ze hier
Beoordeel de bonnetjes om de juiste te vinden
Tik op het bonnetje
Tik op het vinkje om het toe te voegen aan een bestaande uitgave