Questo articolo spiega tutti i modi in cui è possibile aggiungere una ricevuta digitale (inviata via e-mail) a una spesa nell'applicazione Pleo. Le opzioni sono:
"Fetch": acquisizione automatica delle ricevute (il modo migliore)
"Forward": Inoltro dell'e-mail a Pleo (il secondo modo migliore)
Caricamento manuale (l'opzione meno consigliata, ma comunque facile)
"Fetch": acquisizione automatica delle ricevute
Fetch (Recupera) analizza automaticamente la vostra e-mail di lavoro e aggiunge automaticamente le ricevute degli acquisti online all'app Pleo. È l'opzione migliore perché è completamente automatizzata. Inoltre, è disponibile per tutti i clienti Pleo senza costi aggiuntivi.
Come attivare Fetch
Per attivare Fetch nell’applicazione web:
Fai clic sul tuo profilo in basso a sinistra, poi accedi ai Potenziamenti.
Di fianco al banner Fetch fai clic su “Attiva:”
Segui i passaggi per attivare Fetch per il tuo account Gmail o MS 365.
Per attivare Fetch nell’applicazione mobile:
Fai clic sull’icona del profilo in basso a destra.
Fai clic su Potenziamenti.
Segui i passaggi per attivare Fetch per il tuo account Gmail o MS 365.
Considerazioni per il tuo reparto IT
Alcune compagnie hanno una propria serie di regole e filtri IT per le e-mail aziendali, comprese impostazioni che potrebbero bloccare Fetch.
Se la tua organizzazione utilizza Gmail
Se il reparto IT ha deciso di revocare l'accesso a Fetch, può farlo dal pannello di amministrazione di Google Workspace.
Se la tua organizzazione utilizza Microsoft 365
Fetch funziona con tutti i servizi di posta elettronica basati sul cloud di Microsoft, ossia Office 365 (Outlook) o Exchange Online. Tuttavia, i dipendenti potrebbero non avere le giuste autorizzazioni per attivare un servizio come Fetch. In questo caso possono verificarsi due scenari:
Quando cerca di abilitare Fetch tramite l'applicazione Pleo, il dipendente vede un pop-up che gli chiede di richiedere automaticamente l'autorizzazione all'amministratore IT.
Oppure
Il dipendente non vede un pop-up e in questo caso deve trovare un altro modo per contattare il proprio reparto IT e richiedere l'autorizzazione.
Ti invitiamo a controllare le impostazioni della posta elettronica della tua azienda assieme a un amministratore it, prima che arrivino domande relative a Fetch:
Impostare le autorizzazioni pertinenti in Microsoft 365 (abilitare il consenso degli utenti alle app).
A seconda della configurazione attuale, potrebbe essere necessario concedere l'accesso in anticipo a chiunque voglia utilizzare Fetch. Per completare questo passaggio è necessario disporre dei diritti di amministratore globale.
Perché Fetch è limitato a una singola e-mail di lavoro
Fetch è attualmente limitato a una sola e-mail di lavoro. Il motivo è duplice:
Quando si tratta di collegare un account di posta elettronica privato, c'è la possibilità - anche se minima - che Fetch inoltri a Pleo la cosa sbagliata. E questa cosa sbagliata sarebbe visibile all'amministratore di Pleo della vostra organizzazione, al contabile e a qualsiasi revisore del vostro account. Abbiamo quindi negato ai nostri clienti questa opzione, in modo che questa situazione non si verifichi mai.
Per quanto riguarda gli account di posta elettronica condivisi, il supporto di questa funzionalità violerebbe i termini e le condizioni di Gmail e Outlook. Quindi non possiamo offrire questa possibilità al momento.
"Forward": Inoltro dell'e-mail a Pleo
Questa opzione è meno automatizzata di Fetch, ma più veloce del caricamento manuale di una ricevuta. È sufficiente fare clic sull'e-mail contenente la ricevuta e "inoltrarla" a forward@fetch.pleo.io. Non è necessario che Fetch sia abilitato per utilizzare questa opzione. È tutto! La ricevuta verrà abbinata automaticamente al pagamento con carta. L'unico requisito è che la ricevuta sia inviata dall'indirizzo e-mail associato al vostro login a Pleo.
Se la ricevuta è stata inviata a un account di posta elettronica personale, deve essere inviata alla vostra e-mail di lavoro prima di essere inoltrata a Pleo. Sia che si utilizzi Fetch o Forward to Pleo, è sempre possibile impostare l'inoltro automatico da un'e-mail personale a quella di lavoro. Ecco come funziona per Gmail e Outlook.
Inoltre, per rendere la vita un po' più facile, potete inoltrare le vostre ricevute digitali direttamente all'app Pleo con pochi clic.
Caricamento manuale
Nell’applicazione web di Pleo:
Accedi alla pagina Spese.
Fai clic sulla spesa.
Fai clic sul segno più per aggiungere una ricevuta.
Seleziona una ricevuta dal tuo computer.
Puoi anche trascinare e rilasciare la ricevuta nel campo “Aggiungi ricevuta”:
Nell’applicazione per dispositivi mobili:
Fai clic su una spesa.
Carica la ricevuta come immagine dalla tua galleria fotografica o come PDF dai file salvati: