Come aggiungere una ricevuta digitale a una spesa Pleo

Questo articolo spiega tutti i modi in cui è possibile aggiungere una ricevuta digitale (inviata via e-mail) a una spesa nell'applicazione Pleo. Le opzioni sono:

"Fetch": acquisizione automatica delle ricevute (il modo migliore)
"Forward": Inoltro dell'e-mail a Pleo (il secondo modo migliore)
Caricamento manuale (l'opzione meno consigliata, ma comunque facile)

"Fetch": acquisizione automatica delle ricevute

Fetch (Recupera) analizza automaticamente la vostra e-mail di lavoro e aggiunge automaticamente le ricevute degli acquisti online all'app Pleo. È l'opzione migliore perché è completamente automatizzata. Inoltre, è disponibile per tutti i clienti Pleo senza costi aggiuntivi.

Ecco come proteggiamo la vostra privacy e sicurezza quando Fetch è abilitato.

Come attivare Fetch

Per attivare Fetch nell’applicazione web:

Fai clic sul tuo profilo in basso a sinistra, poi accedi ai Potenziamenti.
Di fianco al banner Fetch fai clic su “Attiva:”
Segui i passaggi per attivare Fetch per il tuo account Gmail o MS 365.

Per attivare Fetch nell’applicazione mobile:

Fai clic sull’icona del profilo in basso a destra.
Fai clic su Potenziamenti.
Segui i passaggi per attivare Fetch per il tuo account Gmail o MS 365.

Considerazioni per il tuo reparto IT

Alcune compagnie hanno una propria serie di regole e filtri IT per le e-mail aziendali, comprese impostazioni che potrebbero bloccare Fetch.

Se la tua organizzazione utilizza Gmail

Se il reparto IT ha deciso di revocare l'accesso a Fetch, può farlo dal pannello di amministrazione di Google Workspace.

Se la tua organizzazione utilizza Microsoft 365

Fetch funziona con tutti i servizi di posta elettronica basati sul cloud di Microsoft, ossia Office 365 (Outlook) o Exchange Online. Tuttavia, i dipendenti potrebbero non avere le giuste autorizzazioni per attivare un servizio come Fetch. In questo caso possono verificarsi due scenari:

Quando cerca di abilitare Fetch tramite l'applicazione Pleo, il dipendente vede un pop-up che gli chiede di richiedere automaticamente l'autorizzazione all'amministratore IT.
Oppure
Il dipendente non vede un pop-up e in questo caso deve trovare un altro modo per contattare il proprio reparto IT e richiedere l'autorizzazione.

Ti invitiamo a controllare le impostazioni della posta elettronica della tua azienda assieme a un amministratore it, prima che arrivino domande relative a Fetch:

Impostare le autorizzazioni pertinenti in Microsoft 365 (abilitare il consenso degli utenti alle app).
A seconda della configurazione attuale, potrebbe essere necessario concedere l'accesso in anticipo a chiunque voglia utilizzare Fetch. Per completare questo passaggio è necessario disporre dei diritti di amministratore globale.

Perché Fetch è limitato a una singola e-mail di lavoro

Fetch è attualmente limitato a una sola e-mail di lavoro. Il motivo è duplice:

Quando si tratta di collegare un account di posta elettronica privato, c'è la possibilità - anche se minima - che Fetch inoltri a Pleo la cosa sbagliata. E questa cosa sbagliata sarebbe visibile all'amministratore di Pleo della vostra organizzazione, al contabile e a qualsiasi revisore del vostro account. Abbiamo quindi negato ai nostri clienti questa opzione, in modo che questa situazione non si verifichi mai.
Per quanto riguarda gli account di posta elettronica condivisi, il supporto di questa funzionalità violerebbe i termini e le condizioni di Gmail e Outlook. Quindi non possiamo offrire questa possibilità al momento.

"Forward": Inoltro dell'e-mail a Pleo

Questa opzione è meno automatizzata di Fetch, ma più veloce del caricamento manuale di una ricevuta. È sufficiente fare clic sull'e-mail contenente la ricevuta e "inoltrarla" a [email protected]. Non è necessario che Fetch sia abilitato per utilizzare questa opzione. È tutto! La ricevuta verrà abbinata automaticamente al pagamento con carta. L'unico requisito è che la ricevuta sia inviata dall'indirizzo e-mail associato al vostro login a Pleo.

Se la ricevuta è stata inviata a un account di posta elettronica personale, deve essere inviata alla vostra e-mail di lavoro prima di essere inoltrata a Pleo. Sia che si utilizzi Fetch o Forward to Pleo, è sempre possibile impostare l'inoltro automatico da un'e-mail personale a quella di lavoro. Ecco come funziona per Gmail e Outlook.

Inoltre, per rendere la vita un po' più facile, potete inoltrare le vostre ricevute digitali direttamente all'app Pleo con pochi clic.

Caricamento manuale

Nell’applicazione web di Pleo:

Accedi alla pagina Spese.
Fai clic sulla spesa.
Fai clic sul segno più per aggiungere una ricevuta.
Seleziona una ricevuta dal tuo computer.

Puoi anche trascinare e rilasciare la ricevuta nel campo “Aggiungi ricevuta”:

Nell’applicazione per dispositivi mobili:

Fai clic su una spesa.
Carica la ricevuta come immagine dalla tua galleria fotografica o come PDF dai file salvati:

Aggiungi una ricevuta dalla Posta in entrata delle ricevute

A volte Fetch non può determinare con sicurezza che una determinata ricevuta corrisponda a una spesa che hai effettuato. Ad esempio, potresti aver ricevuto due ricevute molto simili nella tua posta elettronica. Per evitare errori, Fetch non aggiunge automaticamente alla spesa le ricevute di cui non è sicuro. Invece, Fetch invia queste ricevute potenzialmente corrispondenti alla tua casella di Posta in entrata delle ricevute. Si tratta di una posta in entrata privata, visibile solo a te come utente. Se hai una ricevuta che non è stata aggiunta automaticamente da Fetch, controlla la Posta in entrata per trovare una corrispondenza e assegnala manualmente alla spesa corrispondente.

Tutte le ricevute presenti nella Posta in entrata possono essere aggiunte o eliminate da te, oppure verranno eliminate automaticamente dopo 30 giorni.

Cerchiamo anche di suggerirti che abbiamo una ricevuta possibilmente corrispondente mostrandoti un messaggio quando apri la spesa corrispondente.

Come aggiungere le ricevute dalla Posta in entrata

Attiva Fetch utilizzando le istruzioni sopra
Apri l'app di Pleo
Tocca sull'icona della Posta in entrata delle ricevute in alto a destra
Se Fetch ha trovato delle ricevute possibilmente corrispondenti, le troverai qui
Rivedi le ricevute per trovare quella corretta
Clicca sulla ricevuta
Clicca sul segno di spunta per aggiungerla a una spesa esistente