Ajoutez un reçu numérique à un achat Pleo en ligne

Cet article explique toutes les façons d'ajouter un reçu numérique (qui vous est envoyé par courrier électronique) à une dépense dans l'application Pleo. Les options sont les suivantes :

Fetch: recherche automatique des reçus dans les e-mails (la meilleure méthode)
"Forward" : Transfert de l'e-mail vers Pleo (la deuxième meilleure solution)
Téléchargement manuel (l'option la moins recommandée, mais néanmoins facile)

Fetch: recherche automatique des reçus dans les e-mails

Fetch scanne automatiquement votre courrier électronique professionnel et ajoute automatiquement les reçus d'achats en ligne à l'application Pleo. C'est la meilleure option car elle est entièrement automatisée. Elle est également disponible pour tous les clients de Pleo, sans frais supplémentaires.

Voici comment nous protégeons votre vie privée et votre sécurité lorsque Fetch est activé.

Comment activer Fetch

Pour activer Fetch sur l’application Web :

Cliquez sur votre profil dans le coin inférieur gauche, puis rendez-vous dans Fonctionnalités.
À côté de la bannière Fetch, cliquez sur « Activer ».
Suivez les étapes pour activer Fetch pour votre compte e-mail Gmail ou MS 365.

Pour activer Fetch sur l’application mobile :

Cliquez sur l’icône de profil dans le coin inférieur droit de l’application.
Cliquez sur Fonctionnalités.
Suivez les étapes pour activer Fetch pour votre compte e-mail Gmail ou MS 365.

Considérations pour votre service informatique

Certaines organisations ont leur propre ensemble de règles et de filtres informatiques pour les courriels professionnels, y compris des paramètres qui peuvent bloquer Fetch.

Si votre organisation utilise Gmail

Si votre service informatique a décidé de révoquer l'accès à Fetch, vous pouvez le faire à partir du panneau d'administration de Google Workspace.

Si votre organisation utilise Microsoft 365

Fetch fonctionne avec tous les services de messagerie électronique cloud de Microsoft, c'est-à-dire Office 365 (Outlook) ou Exchange Online. Cela dit, il se peut que les employés ne disposent pas des autorisations nécessaires pour activer un service tel que Fetch. Il existe plusieurs scénarios dans ce cas :

Lorsqu'il essaie d'activer Fetch via l'application Pleo, l'employé voit apparaître une fenêtre contextuelle qui l'invite à demander automatiquement l'autorisation à son administrateur informatique.
Ou
L'employé ne voit pas de pop-up, auquel cas il doit trouver un autre moyen de contacter son service informatique et de demander l'autorisation.

En tant qu'administrateur informatique, nous vous encourageons à examiner les paramètres de messagerie de votre organisation avant de recevoir des questions relatives à Fetch :

Configurer les autorisations pertinentes dans Microsoft 365 (permettre le consentement des utilisateurs aux applications).
En fonction de la configuration actuelle, vous devrez peut-être accorder un accès préalable à toute personne souhaitant utiliser Fetch. Veuillez noter que vous devez disposer de droits d'administrateur global pour effectuer cette étape.

Pourquoi Fetch est limité à un seul courriel professionnel ?

Fetch est actuellement limité à un seul courriel professionnel.

La raison en est double :

Lorsqu'il s'agit de connecter un compte de messagerie privé, il y a une chance - bien qu'elle soit faible - que Fetch transmette le mauvais message à Pleo. Et cette erreur serait visible pour l'administrateur Pleo de votre organisation, le comptable et tous les réviseurs de votre compte. Nous avons donc refusé cette option à nos clients afin que cette situation ne puisse jamais se produire.
En ce qui concerne les comptes de messagerie partagés, la prise en charge de cette fonctionnalité violerait les conditions générales de Gmail et d'Outlook. Ce n'est donc pas quelque chose que nous pouvons offrir pour le moment.

"Forward" : Transfert de l'e-mail vers Pleo

Cette option est moins automatisée que Fetch, mais plus rapide que le téléchargement manuel d'un reçu. Il suffit de cliquer sur l'e-mail qui contient votre reçu et de le "transférer" à [email protected]. Il n'est pas nécessaire que Fetch soit activé pour utiliser cette option. Le tour est joué ! Le reçu sera automatiquement associé au paiement par carte correspondant. La seule condition est que le reçu soit envoyé depuis l'adresse électronique associée à votre connexion Pleo.

Si un reçu a été envoyé à une adresse électronique personnelle, il doit être envoyé à votre adresse électronique professionnelle avant d'être transféré à Pleo. Que vous utilisiez Fetch ou Forward pour Pleo, vous pouvez toujours configurer le transfert automatique d'un courriel personnel vers votre courriel professionnel. Voici comment cela fonctionne pour Gmail et Outlook.

En outre, pour vous faciliter la vie, vous pouvez transmettre vos reçus numériques directement à l'application Pleo en quelques clics.

Téléchargement manuel

Dans l’application Web Pleo :

Rendez-vous sur la page Dépenses.
Cliquez sur la dépense.
Cliquez sur l’icône plus pour ajouter un reçu.
Sélectionnez un reçu sur votre ordinateur.

Vous pouvez également choisir de le glisser-déposer dans le champ « Ajouter un reçu » :

Sur l’application mobile :

Cliquez sur une dépense.
Téléchargez votre reçu au format d’une image dans votre pellicule ou au format PDF dans vos fichiers sauvegardés :

Ajoutez un reçu à partir de la boîte de réception des reçus

Parfois, Fetch n'est pas certain de savoir si un reçu particulier appartient à une dépense que vous avez créée. Par exemple, il se pourrait que vous ayez reçu deux reçus très similaires dans votre boîte de réception mail. Afin d'éviter les erreurs, Fetch n'ajoute pas automatiquement les reçus dont il n'est pas sûr aux frais. Au lieu de cela, Fetch place ces reçus potentiellement concordants dans votre boîte de réception des reçus Pleo. Il s'agit d'une boîte de réception privée visible uniquement par vous en tant qu'utilisateur. Si vous avez un reçu qui n'a pas été automatiquement ajouté par Fetch, vérifiez la boîte de réception des reçus pour voir s'il y a une correspondance et associez-le manuellement à la dépense correspondante.

Vous pouvez ajouter ou supprimer tous les reçus dans la boîte de réception des reçus, ou ils seront automatiquement supprimés après 30 jours.

Nous essayons également de vous donner un indice que nous avons un reçu potentiellement correspondant en affichant un message lorsque vous ouvrez les frais respectifs.

Comment ajouter des reçus qui ne sont pas dans la boîte de réception de reçus ?

Activez Fetch en suivant les instructions ci-dessus
Ouvrez l'application Pleo
Cliquez sur l'icône de la boîte de réception des reçus en haut à droite.
Si Fetch a trouvé des reçus potentiellement correspondants, vous les trouverez ici.
Vérifiez les reçus pour trouver le bon
Cliquez sur le reçu.
Cliquez sur la coche pour l'ajouter à une dépense existante.