Las categorías son un reflejo del cuadro de cuentas contable de la empresa, así que si las dejamos bien configuradas desde el principio, te ahorrarán mucho tiempo a la hora de hacer la contabilidad. A continuación te explicamos cómo configurarlas, pero si lo prefieres, este vídeo también te enseña el proceso paso a paso al final de este artículo.

Ejemplos de las categorías más utilizadas

Aquí están las categorías más populares que las empresas usan en España. Dependiendo de los gastos de vuestra empresa, es probable que necesitáis categorías adicionales o diferentes.

Las cuentas mencionadas aquí son ejemplos - vuestras cuentas puedan tener un número de cuenta diferente. Dependiendo de vuestro sistema de contabilidad (o asesoría), el número de cuenta puede tener entre 6 o 8 dígitos. Los números de cuenta ejemplares son cuentas con 8 dígitos.

Para conocer qué categorías necesitáis y cuales son las cuentas correspondientes (con número de cuenta y código de IVA), consulta vuestro cuadro de cuentas (libro diario) o hablalo con tu asesoría. Podrías pedir a tu asesoría que te envien una lista excel con todas las cuentas contables con número de cuenta, nombre y código de IVA) que utilicen para los gastos de vuestra empresa.

Es importante asociar cada categoría con un código (número) de cuenta y el código de IVA correspondiente.

Será posible revisar y editar las categorías y los códigos de IVA cuando se hayan realizado las transacciones.

Entretenimiento (Entertainment)

Cuenta

Nombre

Código de impuesto (IVA %)

62900000

Entretenimiento con equipo, Espectáculos

21% / 10% / 4%

Entretenimiento con clientes

Compras Oficina y Material (Office expenses)

62900001 / 62900007

Material de Officina

21% / 10% / 4%

62200000

Reparaciones y Conservación

62100000

Alquiler Local

60000000

Compras varias

Comidas y Alimentación (Meals & Drinks)

68200001

Comida con Clientes

21% / 10% / 4%

Comida con Equipo

62900002

Dieta

62900002

Snack Equipo

Gastos Viajes (Travel)

62800006

Hoteles

21% / 10% / 4%

62900003

Alojamiento

62800003

Gasolina

62800004

Combustibles

6290003 / 62800005 / 62400004

Vuelos

62900001

Peajes

62400000

Transportes (Taxi, Bus, Renfe, etc.)

62400001

Taxi + Uber

62900003

Trenes

62800007

Parking

62400005

Alquiler/Reparación Vehículo

Telefonía e Internet

62900002

Teléfono

62900003

Internet

62900007

Móviles

IT Equipment & Software

62200002 / 62900009

Software

62100006

Herramientas

62900008

Subscripciones

62200001

Manimiento programas informáticos

62900005 / 62900010

Formación y Cursos

Compras Amazon

62200003

Equipos informáticos y Hardware, Equipos Electrónicos

62200004

Reparación Equipos Electrónicos

Marketing & Publicidad

62700007 / 62700000

Marketing y Publicidad

6290004

Hosting y Servicios web

62700001

Participación Feria

Otros Gastos

629000000

Otros gastos y servicios

Crear Categorias en Pleo, paso a paso:

Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla principal y selecciona Ajustes. Dirígete a la sección de Contabilidad y dentro de esta, a la pestaña Categorías.

En esta página vas a ver algunos grupos de categorías por defecto, que puedes personalizar tanto como quieras, por ejemplo, cambiándoles el nombre.

Cada una de las categorías dentro de estos grupos son las que la empresa va a tener a su disposición para asociar cada gasto a la cuenta que le corresponda. Puedes crear tantas categorías como necesites dentro de cada grupo y ser tan general o tan específico como quieras, depende de las necesidades de tu empresa.

Para crear una nueva categoría, haz clic en Añadir categoría. En el campo Nombre, ponle el nombre que quieras, ¡no hace falta que sea el mismo que aparece en el cuadro de cuentas! Ten en cuenta que, cuando los usuarios categoricen sus gastos, solo van a poder ver los nombres de las categorías.

Consejo: Al ponerle nombre a las categorías, asegúrate de que los usuarios puedan reconocerlos y entenderlos. Si hacen bien la categorización de sus gastos, ¡le ahorrarán a la empresa mucho tiempo y trabajo por la parte contable!

En el campo Cuenta le puedes asignar a la categoría un número de cuenta, tal y como aparece en el cuadro de cuentas contable de la empresa.

Si es pertinente, en el campo Código de impuestos también puedes asociarle a la categoría un tipo de IVA predeterminado de los que hayas creado anteriormente.

A la hora de categorizar sus gastos, los usuarios no ven ni el número de cuenta ni el tipo de IVA asociados a las categorías.

Otra función muy útil para que los usuarios elijan la categoría correcta desde el principio es la opción de elegir qué tipo de gastos están asociados con cada grupo de categorías. Esto ayuda a que nuestra inteligencia artificial y la de Mastercard asocien a los proveedores y puntos de venta con las categorías adecuadas, para que los usuarios vean esa opción antes que otras.

Siempre puedes crear tus propios grupos de categorías para dividir las cuentas de la forma que te resulte más conveniente. Para hacerlo, solo tienes que hacer clic en el botón Crear grupo de categoría y ponerle el nombre que quieras al grupo para empezar a crear las categorías pertinentes. ¡No te olvides de seleccionar el tipo de gastos con el que está relacionado!

Para eliminar un grupo de categorías, pincha en los tres puntitos en la parte derecha para archivarlo.

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