CSV Export für BMD NTCS

Schritt für Schritt durch die Einrichtung und zum Export/Import in BMD:

I. Abstimmung in BMD NTCS

Halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder dem BMD-Administrator Ihres Unternehmens:

1. Kontenbestimmung

• Der Kontenrahmen Ihres Unternehmens ist bereits in den Stammdaten Ihres Unternehmens bei BMD hinterlegt.
• Sie bestimmen Ein Konto aus dem Kontenplan für die PleoKreditkartenausgaben. Hier können Sie z.B. ein Bank-, Kassa- oder Kreditkartenkonto wählen.
• [Optional]: Sofern Sie unser Feature Pleo Rückerstattungen für die Registrierung von Barauslagen und Kilometerpauschalen nutzen möchten, bestimmen Sie bitte ein weiteres Konto für Pleo Privatauslagen. Verwenden Sie z.B. ein Verrechnungskonto. Bestimmen Sie ebenfalls ein Gegenkonto für Rückerstattungen ausserhalb von Pleo, beispielsweise ein Transitkonto.

2. Optional: Archiv für Beleg-Import, -Archivierung und -Anzeige

Unsere CSV-Datei ist so gestaltet, dass Ihre Belege aus Pleo direkt mit der Buchungszeile (mittels des Dateinamens) beim Import an BMD übergeben werden können, sofern ein Mandanten-Archiv in BMD für Ihr Unternehmen angelegt ist.

Dieses Archiv wird im Normalfall bereits in der BMD-Einrichtungsphase vom BMD CRM Support eingerichtet.

Falls Sie Rückfragen zum ihrem BMD-Archiv haben, oder ein gänzlicher BMD-Neukunde sind, setzen sie sich bitte mit dem BMD-Support oder BMD-Verkauf zwecks der Archiv-Einrichtung in Verbindung.

Nichtsdestotrotz haben Sie durch den Export immer die Möglichkeit, die Pleo-Belege (PDF-Dateien) lokal zu speichern.

II. Einrichtung der CSV-Datei in Pleo

1. Gehen Sie in Pleo zu den  Einstellungen > Buchhaltung.
2. Wählen Sie aus der Liste der Buchhaltungsprogramme links BMD CSV aus.
   
3. Nach Auswahl machen Sie bitte in Absprache mit Ihrem Buchhalter/Steuerberater folgende Angaben:

• Gegenkonto für die Pleo Ausgaben
  Im Feld “Gegenkonto für die Ausgaben der Pleo-Karte” geben Sie bitte das die abgestimmte Kontonummer für Pleo Kreditkartenausgaben aus Ihrem BMD-Kontenrahmen an.
• [Optional] Gegenkonto für Pleo Rückerstattungen
  Wenn Sie Pleo Rückerstattungen nutzen, geben Sie bitte die zwei abgestimmte Kontonummern für Privatauslagen und Rückerstattungen an.

BMD Kostenstelle “kost” als Tag einrichten

Sofern Sie in BMD mit Kostenstellen (“kost”) arbeiten haben Sie die Möglichkeit, diese in Pleo einzurichten. Ausgaben können von den Nutzern direkt der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden.

1. Gehen Sie zum Menüpunkt Tags
2. Erstellen Sie eine neue Tag-Gruppe für die Kostenstellen die Sie in BMD verwenden. Mehr Informationen zur Einrichtung von Tag-Gruppen und mehr-spaltigen Tag Gruppen finden Sie hier.
3. Sobald Sie eine neue Gruppe erstellt haben, importieren Sie bitte eine zwei-spaltige Exceltabelle (inklusive Überschriften mit den Bezeichnungen der Spalten) in Pleo. Als nächstes können Sie definieren welcher Wert (in diesem Fall “Kostenstelle”) dem Pleo App-Nutzer (Ihren Mitarbeiter*innen) in der Pleo-App zur Auswahl angezeigt wird
4. Als Letztes gehen Sie zurück zu Buchhaltung > Einrichtung und wählen im Drop-Down für die Kostenstelle die Spalte mit dem Code (in diesem Fall “Kost ID”) der soeben erstellen Tag-Gruppe aus, die Sie gerade erstellt haben.
   

Sofern Sie als Admin, oder ein Nutzer, diese Kostenstelle als Tag auswählt wird dieser Wert/die Kostenstelle im BMD CSV-Export erscheinen.

Beispiel Export Auszug:

Buchsymbol festlegen 

Wenn Sie die Buchungen Ihrer Pleo-Ausgaben individuell klassifizieren möchten, können Sie ein benutzerdefiniertes Buchsymbol angeben.

Standardmäßig ist der Wert “KK” (Kreditkarte) hinterlegt. Wenn Sie ein “Benutzerdefiniertes Buchsymbol verwenden” wählen, können Sie Ihren neuen Wert ins Eingabefeld eintragen. Die Eingabe wird automatisch gespeichert.

☝️ Wichtig: damit der Export fehlerfrei gelingt und BMD das Buchungssymbol einlesen kann, muss das Buchsymbol vorab in den Einstellungen (Stammdaten) von BMD in Absprache mit Ihrem Buchhalter hinterlegt werden.

Von nun an enthält “Buchsymbol” in Ihrer exportierten CSV-Datei den von Ihnen eingegebenen Wert.

Steuersätze

Erstellen Sie je nach Bedarf die Steuersätze die in Pleo für die Ausgaben anfallen:

• Wählen Sie zwischen dem Steuertyp Standard (für reguläre Vorsteuer) oder Reverse (für l.g. Erwerb und Reverse Charge)
• Geben Sie Ihre Steuersätze mit BMD Steuercodes ein
• Sie können beliebig viele Steuersätze in Pleo hinzufügen

Derzeit nur verfügbar in Österreich : Wenn Sie die BMD CSV-Datei in Pleo erstmals auswählen und bisher noch keine Steuersätze angelegt haben, erscheint automatisch eine Auswahl der gängigsten österreichischen Steuersätze. Nach Bedarf können Sie zusätzliche Steuersätze hinzufügen/Existierende löschen.

Sachkonten

Anschließend fügen Sie im Reiter Buchhaltung > Kategorien relevante Sachkonten aus Ihrem BMD Kontenrahmen manuell hinzu, die für die Vorkontierung der Pleo Kreditkartenausgaben benötigt werden.

☝️ Wichtig: Die Sachkonten müssen bereits in Ihrem BMD Kontenplan (Stammdaten > Konten) existieren, damit der spätere Import in BMD gelingt.

Eine Anleitung zur Erstellung der Sachkonten in Pleo finden Sie hier.

III. Import der CSV-Datei nach BMD NTCS

1. In Pleo im Menü Export > Ausgabenübersicht prüfen Sie Ihre Ausgaben und starten den Export. Hier finden Sie eine allgemeine Anleitung zum Exportvorgang mit Pleo.
2. Laden Sie den exportierten ZIP-Ordner herunter. Darin befindet sich die BMD CSV-Datei und der Ordner “receipts” mit allen zugehörigen Belegen als PDF-Dokumente.
   ☝️ Wichtig: Damit BMD automatisch die Belege in einem bestehenden BMD-Archiv erfassen kann, ist es notwendig dass sich die CSV-Datei und die Belegbilder im gleichen Ordner befinden. Kopieren Sie dafür bitte die CSV-Datei nach dem Export in den “receipts” Ordner hinein und verwenden Sie unbedingt diese CSV-Datei für den Import nach BMD.
3. Für den Import nach BMD stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Direkter Import in die FIBU via Buchen - Import Buchungen (bevorzugt)

Sofern Sie die vorbereitende Buchhaltung in Pleo wie empfohlen vor dem Exportabgeschlossen haben, übermittelt Pleo fertige Buchungssätze nachBMD. Sie können über Buchen > Import Buchungen die CSV Datei einspielen.

Damit werden die Buchungen direkt in der FIBU verbucht und sind sofort im Journal ersichtlich.

Vorbereitender Import via Buchen - Vorerfassung Buchungen (alternativ)

Falls Sie stattdessen die vorbereitende Buchhaltung nicht in Pleo machen und die Kontierung bzw. die Buchungssätze noch nicht vollständig sind, haben Sie die Möglichkeit die CSV-Datei via Buchen - Vorerfassung Buchungen einzuspielen.

☝️ Wichtig: Um die Möglichkeit der Vorerfassung zu nutzen ist es erforderlich, dass Ihr Unternehmen bzw. Buchhalter das BMD-Zusatzmodul Vorerfassung Buchungen zur Verfügung steht.

• Beim Vorerfassen erstellen Sie ein neues Vorerfassungsbuch für die Pleo Kreditkartenausgaben. (Sofern Sie mit dem Feature Pleo Rückerstattungen arbeiten benötigen sie ggf. ein weiteres Vorerfassungsbuch für Pleo Rückerstattungen)
• Nach dem Speichern des neu angelegten Vorerfassungsbuches für Pleo können Sie anschließend das Buch mit einem Doppelklick auswählen.
• Haben Sie das Kassenbuch geöffnet wählen Sie oben im Menü Extras > Import Buchungen.
• Im Vorerfassen erfolgt die letzte Kontrolle und Ergänzung und danach wird es in die FIBU verbucht. Erst danach sind die Buchungen im Journal ersichtlich.