Wie richte ich die Pleo-Schnittstelle zu Business Central ein?

Wichtig zu wissen, bevor Sie loslegen:

Pleo unterstützt nur die Cloud-basierte Version von Business Central, die direkt von Microsoft gehostet wird.
Wenn Ihr Unternehmen Business Central über einen Drittanbieter nutzt oder wenn Ihre Business Central Plattform lokal auf Ihrem Server gehostet wird, können Sie unsere Schnittstelle leider nicht verwenden.

Sie sind sich nicht sicher, ob das auf Sie zutrifft?

Melden Sie sich bei Ihrer Business Central-Plattform an und werfen Sie einen Blick auf die angezeigte URL im Browser. Steht dort beispielsweise https://businesscentral.dynamics.com, wird ihre Plattformversion direkt über Microsoft gehostet und Sie können unsere direkte Integration (Schnittstelle) verwenden.

Wenn Ihre Version von einem Dritten gehostet oder lokal installiert ist, können Sie Ihre Ausgaben aus Pleo stattdessen mithilfe einer benutzerdefinierten Excel- oder CSV-Datei exportieren.

Unsere direkte Integration unterstützt leider auch nicht „Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations“.

Bitte wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn die unten stehende Anleitung Ihre Bedürfnisse oder Ihre angepassten Einstellungen in Business Central nicht abdeckt.

Schritt 1: Ein neues Gegenkonto in Business Central erstellen

Erstellen Sie in Business Central einen neuen G/L Account für Pleo.
Gehen Sie hierfür zu Finance → Chart of Accounts → Neu.
Notiz: Das Konto muss ein G/L Account sein. Unsere Schnittstelle kann keine Bank Accounts aus Business Central importieren.

Wenn Sie Pleos Rückerstattungsfunktion nutzen möchten, müssen Sie zwei zusätzliche Financial Accounts erstellen:

Ein G/L Account für Privatauslagen in Pleo
Dieses Konto muss sich von dem zuvor erstellten Konto unterscheiden und fungiert als Zwischenkonto.
Ein G/L Account für Rückerstattungen in Pleo
Dieses Konto muss von den zuvor erstellten Konten abweichen und wird nur im Fall von manuellen Rückerstattungen außerhalb von Pleo verwendet.

Schritt 2: Ein neues Pleo-Journal erstellen

Erstellen Sie ein neues Journal für Pleo unter General Journal in Business Central.
Navigieren Sie hierfür zu General Journals → General Journal → Neu.
Wenn Sie das Journal benennen, sollten Sie das Beschreibungsfeld leer lassen oder den Namen des Journals hierher kopieren. Wenn Sie eine Beschreibung hinzufügen, wird diese in Pleo als Name für das Journal angezeigt.
Fügen Sie Ihr neu erstelltes Pleo-Gegenkonto Ihrem Pleo-Journal unter Bal. Account no. hinzu.
Hinweis: Erstellen Sie keine neue Journalvorlage für Pleo. Erstellen Sie einfach ein neues Journal innerhalb Ihrer General Journal Templates in Business Central.

Schritt 3: Business Central und Pleo verbinden

Loggen Sie sich bei Pleo ein und gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltung.
Wählen Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central aus der Liste der direkten Integrationen.
Sie könnten jetzt aufgefordert werden, sich bei Business Central anzumelden und sich auf einer separaten Seite zu authentifizieren.
Melden Sie sich an und geben Sie Pleo die Berechtigung, auf Ihr Business Central-Konto zuzugreifen.

Notiz: Sollte Ihnen beim Verbindungsversuch mit Ihrem Business Central-Konto die Meldung Admin-Genehmigung erforderlichangezeigt werden, wenden Sie sich an Ihre IT, um die passenden Berechtigungen anzufordern, bevor Sie die Schnittstelleneinrichtung abschließen.

Danach werden Sie zu Pleo zurückgeschickt. Hier müssen Sie einige Standard-Einstellungen und Konten zuordnen:

Schnittstellenumgebung (Wählen Sie „Production“ aus.)
Integrationsunternehmen (Wählen Sie das relevante Unternehmen aus der Liste aus.)
Pleo Journal für Ausgaben (Wählen Sie das neu erstellte Journal für Pleo aus.)
Konto für Pleo-Ausgaben (Wählen Sie das neu erstellte Konto für Ihr Pleo Wallet aus.)

Wenn Sie die Rückerstattungsfunktion von Pleo verwenden, müssen Sie zusätzlich Folgendes auswählen:

Journal für Privatauslagenkonto (Wählen Sie das neu erstellte Journal für Pleo aus.)
Ausgleichskonto für Privatauslagenkonto (Wählen Sie den neu erstellten G/L Account für Ihre eigenen Ausgaben und Rückerstattungen in Pleo aus.)
Gegenkonto für Rückerstattungen (Wählen Sie den neu erstellten G/L Account für Ihre manuellen Rückerstattungen außerhalb von Pleo aus.)

Schritt 4: Kategorien

Nachdem Sie Pleo und Business Central verbunden haben, müssen Sie jetzt noch Ausgabenkategorien in Pleo erstellen.

Hier erfahren Sie mehr über Kategorien in Pleo.

Wenn Sie in Pleo eine neue Kategorie erstellen, können Sie Ihre G/L Accounts in einem Dropdown-Menü auswählen. Diese sind direkt mit Ihrem Kontenplan in Business Central verknüpft:

Denken Sie daran, der Kategorie einen Namen zu geben. Der Name ist das, was die Mitarbeiter:innen in der Pleo-App sehen und auswählen können. Wählen Sie also einen Namen, der für alle Sinn ergibt.

Schritt 5: Steuercodes

Wenn Sie Pleo mit Business Central verbinden, werden Ihre Steuercodes aus Business Central automatisch in Pleo erstellt.

Sie finden die Liste der Steuercodes in Pleo unter Einstellungen → Buchhaltung. Scrollen Sie zur Steuercodesektion.

Wenn Sie Ihre G/L Accounts Kategorien in Pleo zuordnen, können Sie für jede Kategorie einen Standardsteuercode auswählen.

Profi-Tipp: Steuercodes und Business Central

Wenn Sie Ihre Steuereinstellungen bereits in Business Central zugeordnet haben, müssen Sie Ihre Steuercodes nicht auch in Pleo zuordnen.

Wenn Sie Ihre Ausgaben aus Pleo exportieren, weiß Business Central automatisch, welcher Steuercode aufgrund des ausgewählten G/L Accounts auf die Ausgabe gesetzt werden muss.

Wenn Sie einen anderen Steuercode für eine Ausgabe in Pleo auswählen (als den angelegten Standardsteuercode in Business Central), setzt der in Pleo angegebene Steuercode die Standardkonfiguration in Business Central außer Kraft.

Schritt 6: Tags (Kostenstellen)

Wenn Sie in Business Central Kostenstellen wie Projekte, Abteilungen oder Kunden verwenden, können Sie diese einfach in Pleo importieren.

Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen → Buchhaltung → Tags.
Klicken Sie auf „Tag-Gruppe erstellen“ und benennen Sie die Gruppe mit „Projekt“, „Abteilung“ oder ähnlichem.
In der Tag-Gruppe → klicken Sie auf „Importieren“ → wählen Sie aus, welche Kostenstellengruppe Sie importieren möchten und klicken Sie erneut auf „Importieren“.

Wenn Ihre Kostenstellen in Pleo importiert wurden, können Nutzer:innen jede Ausgabe mit dem entsprechenden Kostenstellenwert aus Business Central kennzeichnen.

Wichtig: Wenn Sie Änderungen an Ihrer Kostenstellenliste in Business Central vornehmen, werden diese nicht automatisch in Pleo übernommen. Sie müssen zur Tag-Gruppe in Pleo gehen und auf „Tabelle erneut importieren“ klicken, um die Änderungen zu synchronisieren.

Profi-Tipp: Synchronisieren Sie Abteilungen und Kostenstellen als Standard-„Teamcodes“ in Pleo.

Verwenden Sie in Business Central Abteilungscodes? Dann haben Sie die Möglichkeit, diese direkt als „Teamcodes“ in Pleo zu importieren.

Durch diese Maßnahmen werden die Kostenstellen automatisch auf die Ausgaben der Pleo-Nutzer:innen angewendet, sofern sie einem Team in Pleo zugeordnet sind. Und infolgedessen müssen die Nutzer:innen ihre Abteilung nicht mehr jedes Mal manuell auswählen, wenn sie etwas mit ihrer Pleo-Karte kaufen.

Sie können Ihre Abteilungen in Pleo sowohl mit Tags als auch über Teamcodes kennzeichnen. Standardmäßig wird den Ausgaben der Mitarbeiter:innen der Teamcode ihrer Abteilung zugewiesen. Wählen Mitarbeiter:innen jedoch über die Tags eine andere Abteilung aus, überschreibt dieser Wert den voreingestellten Teamcode.

Wenden Sie sich an Ihre persönliche Kontaktperson bei Pleo und bitten Sie sie, die „Department Sync"-Funktion für Ihr Unternehmen zu aktivieren.

Schritt 7: Exportieren Sie Ausgaben aus Pleo nach Business Central

Ihre Ausgaben werden nicht automatisch in Business Central übertragen. Aber keine Sorge: Es bedarf nur eines Klicks, Ihre Pleo-Ausgaben in das Journal von Business Central zu exportieren.

Bitte beachten Sie diese Anleitung zum Exportieren von Ausgaben aus Pleo.

Beim Exportieren legen die Ausgaben einen Eintrag in dem Journal an, das Sie für Pleo erstellt haben.

Folgende Daten werden für jede Ausgabe exportiert:

Buchungsdatum
Betrag (in Ihrer Wallet-Währung)
Dokumentnummer von Pleo (z. B. 2400001)
Beschreibung, inklusive:
- Händler/Verkäufer
- Mitarbeitername
- Name der Pleo-Kategorie
Kommentar
- Notiz aus Pleo
Kostenstellen (Projekte, Abteilungen, Kunden)
Beleganhang in „Incoming Document Files“

Limitierungen / FAQ

Daten, die von Pleo nach Business Central exportiert wurden, können in Pleo nicht mehr bearbeitet werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass unsere Schnittstelle zu Business Central eine feste API-Integration ist, die nicht an individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann. Das bedeutet, dass die Daten, die aus Pleo in die Business Central Journaleinträge importiert werden, fest vorgegeben sind. Sie können zum Beispiel nicht auswählen, was im Feld Beschreibung angezeigt werden soll, oder eigene „number series“ in Pleo definieren (hierzu mehr im nächsten Punkt).

Sie können nur die „number series“ von Pleo auswählen.

Wenn Sie Ihre Ausgaben von Pleo nach Business Central exportieren, wird das Feld Document No. mit der „number series“ von Pleo für die Ausgaben gefüllt. Diese kann nicht angepasst oder verändert werden. Wenn Sie die number series von Pleo mit derjenigen überschreiben möchten, die Sie in BC eingerichtet haben, können Sie in Ihrem Pleo-Journal auf „Process“ → „Renumber Document Numbers“ → „Ja“ klicken. Danach werden alle Buchungen der von Ihnen gewünschten number series in BC folgen.

Ihre Gegenkonten für Pleo müssen G/L Accounts oder Financial Accounts sein

Wie Sie bereits im Leitfaden gelesen haben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Gegenkonto für Pleo als Financial Account oder G/L Account in Business Central erstellen.

Wir wissen, dass einige Unternehmen, es bevorzugen, ihr Gegenkonto für Pleo als Bank Account einzurichten, da dies die Buchhaltung erleichtern kann. Leider unterstützt unsere Schnittstelle diese Vorgehensweise nicht.

Eine Begrenzung in der API bedeutet, dass Pleo nur Financial Accounts aus Business Central importieren kann. Daher ist es erforderlich, dass das für Pleo erstellte Gegenkonto ein Financial bzw. G/L Account ist.