Sådan opsætter du Pleo integrationen til Business Central

Vigtigt at vide før du går i gang:

• Pleo's direkte integration understøtter kun den cloud-baserede version af Business Central, som er hostet direkte af Microsoft.
• Hvis din virksomhed bruger Business Central gennem en tredjepartsleverandør eller hvis din Business Central-platform er hostet lokalt på din server, kan du desværre ikke bruge den direkte integration.

Er du i tvivl, om dette er tilfældet?

Log ind på din Business Central-platform og se, hvad der står i browseren. Hvis browseren hedder f.eks. https://businesscentral.dynamics.com, så hostes den direkte via Microsoft, og du kan bruge den direkte integration.

Hvis din version er hostet af en tredjepart eller on-premises, kan du eksportere dine udgifter fra Pleo ved hjælp af en tilpasset Excel- eller CSV-fil i stedet.

Den direkte integration understøtter heller ikke "Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations".

Kontakt venligst vores supportteam, hvis vejledningen nedenfor ikke dækker dine behov eller dine tilpassede indstillinger i Business Central.

Trin 1: Opret en ny modkonto i Business Central

1. I Business Central skal du oprette en ny konto i G/L til Pleo.
2. Du gør dette ved at klikke på Finansiering → Kontoplaner → Ny.
   Bemærk: Kontoen skal være en G/L-konto. Integrationen kan ikke importere bankkonti fra Business Central.

Hvis du har til hensigt at bruge Pleos tilbagebetalingsfunktion, skal du også oprette to yderligere finansielle konti til denne funktion:

1. En G/L-konto til Pleo-udgifter for private udlæg
   Denne konto skal være forskellig fra den tidligere oprettede konto og vil fungere som en mellemliggende konto)
2. En konto for tilbagebetalinger
   (Denne konto skal være forskellig fra de tidligere oprettede konti og vil kun blive brugt i tilfælde af manuelle tilbagebetalinger uden om Pleo)

Trin 2: Opret en ny Pleo-journal

1. Opret en ny kassekladde for Pleo under dine Generelle Kassekladder i Business Central.
2. Du gør dette ved at klikke på Finans → Generelle kasserkladder → Generel kassekladde → Ny.
   Når du navngiver det, kan det være en god idé at lade beskrivelsesfeltet være tomt eller kopiere navnet på kassekladden her. Hvis du tilføjer en beskrivelse, vil dette være det, du ser i Pleo som navnet på kassekladden.
3. Tilføj din nyoprettede Pleo modkonto til din Pleo kassekladde under Bal. Konto nr.
   Bemærk: Opret ikke en ny kassekladde-skabelon til Pleo. Opret blot en ny kassekladde inden for din Generelle Kassekladde-skabelon i Business Central.

Trin 3: Forbind Business Central og Pleo

1. Log ind i Pleo, og gå til Indstillinger → Regnskab
2. Vælg Microsoft Dynamics 365 Business Central fra listen over direkte integrationer
3. Du kan blive bedt om at logge ind på Business Central for at godkende på en separat side
4. Log ind og giv Pleo tilladelse til at få adgang til din Business Central-konto

Bemærk! Hvis du får vist pop op-beskeden Administratorgodkendelse er påkrævet, mens du forsøger at forbinde til din Business Central-konto, skal du kontakte dit it-team for at anmode om de rette rettigheder, før du fuldfører integrationsopsætningen.

Du vil blive sendt tilbage til Pleo. Her skal du mappe nogle standardindstillinger og konti:

1. Integrationsmiljø (vælg "Produktion")
2. Integrationsvirksomhed (vælg den relevante enhed fra listen)
3. Pleo Journal for udgifter (vælg den nyoprettede kassekladde til Pleo)
4. Konto for Pleo-udgifter (vælg den nyoprettede konto i hovedbøgerne til din Pleo Wallet)

Hvis du bruger Pleos tilbagebetalingsfunktion, skal du også vælge:

1. Kassekladde for Pleo Pocket-udgifter (vælg den nyoprettede kassekladde for Pleo)
2. Konto for privatudgifter (vælg den nyoprettede G/L-konto til dine private udlæg og tilbagebetalinger via Pleo)
3. Modkonto for tilbagebetalinger (vælg den nyoprettede hovedkonto for dine manuelle tilbagebetalinger uden for Pleo)

Trin 4: Kategorier

Når du har forbundet Pleo og Business Central, skal du oprette dine kategorier i Pleo.

Læs mere om Pleo-kategorier her.

Når du opretter en ny kategori i Pleo, vil du kunne vælge mellem dine Kontoer fra en rullemenu, der linker direkte til din Kontoplan i Business Central:

Husk at give kategorien et navn. Navnet er det, som medarbejderne vil se og vælge fra i Pleo-appen. Så vælg et navn, som dine medarbejdere lettest kan genkende.

Trin 5: Momskoder

Når du opretter forbindelse mellem Pleo og Business Central, vil dine momskoder fra Business Central automatisk blive oprettet i Pleo.

Du vil kunne se listen over momskoder i Indstillinger → Regnskab → Rul ned til afsnittet Skattekoder.

Når du mapper dine G/L-konti som kategorier i Pleo, kan du vælge en standard momskode for hver kategori.

Trin 6: Tags (dimensioner)

Hvis du bruger dimensioner som Projekter, Afdelinger eller Omkostningscentre i Business Central, kan du nemt importere disse til Pleo.

1. Gå til Indstillinger i Pleo → Regnskab → Tags
2. Klik på "Opret tag-gruppe" og navngiv den enten "Projekter" eller "Afdelinger" eller lignende
3. I Tag gruppen → klik på "Importér" → vælg hvilken gruppe af dimensioner, du ønsker at importere, og klik på "Importér" igen

Når dine dimensioner er blevet importeret til Pleo, vil dine brugere være i stand til at tilføje en relevant dimensionsværdi fra Business Central til hver udgift.

• Vigtigt: Når du foretager ændringer i din liste over dimensioner i Business Central, vil disse ikke automatisk blive afspejlet i Pleo. Du skal gå til tag-gruppen i Pleo og klikke på "Reimport" for at synkronisere ændringerne.

Trin 7: Eksport af dine udgifter fra Pleo til Business Central

Dine udgifter bliver ikke automatisk overført til Business Central. Du skal eksportere dine Pleo-udgifter til kassekladden i Business Central ved at trykke på en knap.

Se denne vejledning om, hvordan du eksporterer udgifter fra Pleo.

Når udgifterne eksporteres, vil de oprette en indtastning i kassekladden, du har oprettet til Pleo.

Følgende data eksporteres for hver udgift:

• Dato for udstationering
• Beløb (i din Wallet-valuta)
• Dokumentnummer fra Pleo (f.eks. 2400001)
• Beskrivelse inkl:
  • Købmand/leverandør
  • Navn på medarbejder
  • Navn på Pleo-kategori
• Kommentar:
  • Note fra Pleo
• Dimensioner (Projekter, Afdelinger, Omkostningscentre)
• Bilag til kvittering i "Indgående Dokumentfiler"

Begrænsninger / FAQ

Data, der er eksporteret fra Pleo til Business Central, kan ikke justeres

Det er vigtigt at bemærke, at vores integration med Business Central er en fast API-integration, der ikke kan tilpasses individuelle behov. Dette betyder, at dataene importeret fra Pleo til indtastningen i Business Central er faste. Du kan for eksempel ikke vælge, hvad du gerne vil se i beskrivelsesfeltet eller definere din egen nummerserie i Pleo (se også næste punkt).

Du kan kun vælge Pleos nummerserie

Når du eksporterer dine udgifter fra Pleo til Business Central, vil feltet Dokumentnr. blive udfyldt med Pleos nummerserie for udgifterne. Dette kan ikke tilpasses eller justeres. Hvis du ønsker at overskrive Pleos nummerserie med den, du har sat op i BC, kan du i din Pleo-journal klikke på "Process" → "Renumber Document Numbers" → "Yes". Herefter vil alle posteringer følge din ønskede nummerserie i BC.

Dine modkonti for Pleo skal være en G/L-konto/finansiel konto

Som du tidligere har læst i guiden, er det vigtigt, at du opretter din modkonto til Pleo som en finansiel konto eller en G/L-konto i Business Central.

Dog har vi nogle kunder, der foretrækker, at deres modkonto til Pleo bliver opsat som en bankkonto, da dette gør bogholderiet nemmere for nogle. Desværre understøtter vores integration ikke dette.

En begrænsning i API'en betyder, at Pleo kun kan importere finansielle konti fra Business Central. Derfor er det nødvendigt, at modkontoen oprettet til Pleo er en finansiel konto.