Vigtigt at vide, før du går i gang:
Pleo's direkte integration understøtter kun den cloud-baserede version af Business Central, der er hostet direkte af Microsoft.
Hvis din virksomhed har Business Central igennem en tredjepartsleverandør eller hvis jeres Business Central er hosted lokalt på jeres egen server, kan du altså IKKE benytte den direkte integration.
Er du i tvivl?
Så log ind i din Business Central platform og se, hvad der står i browseren. Hvis browseren hedder f.eks https://businesscentral.dynamics.com, så er den hosted direkte via Microsoft og du kan benytte den direkte integration.
Hvis din version er hosted af en tredjepart eller lokalt, kan du i stedet eksportere dine udgifter fra Pleo ved hjælp af en brugerdefineret Excel- eller CSV-fil.
Den direkte integration understøtter desuden IKKE 'Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations'.
Kontakt venligst vores supportteam, hvis nedenstående guide ikke dækker dine behov eller dine tilpassede indstillinger i Business Central.
Step 1: Opret ny modkonto i Business Central
Opret en ny modkonto til Pleo
Det er vigtigt at kontoen er en finanskonto (G/L Account). En begrænsning i Microsoft's API gør, at det ikke kan være en bankkonto.
Hvis du allerede har eller påtænker at aktivere Pleo's funktion til private udlæg skal du desuden oprette to yderligere finanskonti:
En G/L Account til private udlæg fra Pleo (denne modkonto skal være forskellig fra den forrige modkonto og vil fungere som en mellemregningskonto)
En G/L Account til tilbagebetalinger (denne modkonto skal ligeledes være forskellig fra de forrige modkonti du har oprettet)
Step 2: Opret ny Pleo-kassekladde
Opret en ny kassekladde til Pleo under dine General Journals i Business Central
Når du navngiver den, kan det være en god ide at lade beskrivelsesfeltet stå tomt. Hvis du tilføjer en beskrivelse, vil det være dette du skal finde i Pleo i stedet for navnet på kassekladden.
Tilføj din nyoprettede Pleo-modkonto til din Pleo-kassekladde under Bal. Account No.
Hvis du vil oprette en hel ny General Journal Template til din(e) Pleo kassekladder, skal du være OBS på følgende:
Den nye skabelon, du opretter, skal komme først i alfabetisk rækkefølge på listen over generelle skabeloner. Omdøb derfor Pleo-journalskabelonen, så den står øverst på listen over. (f.eks. "APleo").
For at sikre, at denne nye journalskabelon bliver sendt videre til Pleo, bedes du:
Klik på journalskabelonen
Klik på "Relateret" (Related) → "Skabelon" (Template) → "Sætninger" (Batches):
Tilføj et navn:
3. Forbind Business Central og Pleo
Log ind i Pleo og gå til Indstillinger → Regnskab
Vælg Microsoft Dynamics 365 Business Central fra listen over integrationer
Du vil blive bedt om at oprette forbindelse til din Microsoft Dynamics 365 Business Central-konto med Pleo på en separat side
Log ind, og giv din Pleo-app tilladelse til at få adgang
Du sendes nu tilbage til Pleo, og integrationen er nu forbundet
Herefter skal følgende felter udfyldes i denne rækkefølge:
Integrationsmiljø
Integrationsvirksomhed
Pleo-kassekladde til udgifter (vælg den tidligere oprettede kassekladde til Pleo)
Konto til Pleo-udgifter (vælg den tidligere oprettede finanskonto til Pleo)
Og hvis du har aktiveret Pocket skal du desuden udfylde:
Kassekladde til Pleo Pocket-udgifter (vælg den tidligere oprettede kassekladde til Pleo)
Konto til Pleo Pocket-udgifter (vælg den konto du oprettede særligt til Pleo Pocket)
Pocket-konto til tilbagebetalinger (vælg den konto du oprettede særligt til tilbagebetalinger)
4. Kategorier
Når du har oprettet integrationen til Business Central, kan du oprette dine kategorier i Pleo.
Når du opretter en ny kategori kan du vælge imellem dine konti i Business Central fra en drop-down-menu i Pleo:
Husk at give kategorien et navn, som er let at forstå og genkende for dine medarbejdere, som vælger imellem disse kategorier, når de køber på deres Pleo-kort.
Ved du ikke hvad kategorier i Pleo er? Så læs denne guide og bliv klogere.
5. Momskoder
Når du har oprettet integrationen til Business Central, vil du automatisk kunne se dine momskoder i Pleo.
Du kan tilføje disse momskoder til dine kategorier, hvis du gerne vil kunne styre momskoderne fra Pleo.
Tip til momskoder!
Hvis dine momskoder er styret af den enkelte konto i Business Central, kan du sagtens undlade at tilpasse momskoderne i Pleo.
Når du har defineret din momskode pr. konto i Business Central, vil dette gælde, når du eksporterer dine udgifter fra Pleo til Business Central. Dvs. du behøver ikke tilføje momskoder til hver kategori i Pleo. Du kan blot lade felterne til momskoder stå blankt.
6. Tags (dimensioner)
Hvis du bruger dimensioner såsom projekter, afdelinger, kunder eller lignende i din bogføring kan du nemt importere disse til Pleo.
Gå til Indstillinger → Regnskab → Tags
Klik "Opret tag-gruppe" og navngiv den f.eks. "Projekter" eller "Afdelinger"
Klik "Importer" og vælg den relevante gruppe af dimensioner du vil importere
Når dine dimensioner er importeret som tags i Pleo, kan brugerene nu vælge imellem disse, når de køber på deres Pleo-køb.
Tip til tags!
Bruger du afdelingskoder som dimension i Business Central? Så har du mulighed for at importere disse direkte som "teamkoder" i Pleo.
På den måde vil disse dimensioner ligge fast på hver enkelt team og automatisk blive tilføjet til brugernes udgifter, hvis de er tilføjet til et team i Pleo. På den måde skal brugerne ikke selv vælge deres afdeling, hver gang de gør et køb på deres Pleo-kort.
Skriv til din dedikerede kontaktperson i Pleo og bed dem om aktivere "Department Sync" for jeres virksomhed.
Integrationens begrænsninger
Vores integration til Business Central er ikke perfekt. Derfor vil vi gøre dig opmærksom på de begrænsninger, du eventuelt vil støde på.
Blokerede tags/dimensioner importeres til Pleo
Når du importerer dine dimensioner til Pleo, importeres også de dimensioner du har lukket eller blokeret i Business Central. Disse kan ikke sorteres fra i Pleo.
Dette betyder at brugerne har mulighed for at vælge imellem blokerede tags i Business Central, hvilket ikke er optimalt. Det kan derfor være nødvendigt at omdøbe disse dimensioner til "Må ikke vælges - xxx" eller "Don't use - xxx".
Dataen der eksporters fra Pleo til Business Central kan ikke justeres
Generelt er det vigtigt at gøre opmærksom på, at vores integration til Business Central er en fast API-integration, der ikke kan justeres til enkelte behov. Dvs. det data der importeres fra Pleo til kassekladden i Business Central ligger fast. Du kan f.eks. ikke vælge, hvad du gerne vil se i feltet Beskrivelse eller definere din egen nummerserie i Pleo (se også næste punkt).
Du kan kun vælge Pleo's nummerserie
Når du eksporterer dine udgifter fra Pleo til Business Central, vil feltet Document No. blive udfyldt med Pleo's nummerserie til udgifterne. Dette kan ikke tilpasses eller justeres. Såfremt du ønsker at overskrive Pleo's nummerserie med den I har oprettet i BC, kan du i din Pleo klassekladde klikke "Process", "Renumber Document Numbers", og "Yes". Herefter vil alle posteringerne følge din ønskede nummerserie i BC.
Dine modkonti til Pleo skal være en G/L Account/finanskonto
Som du har læst tidligere i guiden er det vigtigt at du opretter din modkonto til Pleo som en finanskonto eller G/L Account i Business Central.
Vi oplever dog nogle kunder, der foretrækker at deres modkonto til Pleo oprettes som en bankkonto, da dette for nogen letter bogføring. Dette understøtter vores integration desværre ikke.
En begrænsing i API'en gør, at Pleo kun kan importere finanskonti fra Business Central. Det er derfor nødvendigt at den modkonto der laves til Pleo, er en finanskonto.