Sådan opsætter du Pleo integrationen til Business Central

Vigtigt at vide før du går i gang:

• Pleos direkte integration understøtter kun den cloudbaserede version af Business Central, som er hostet direkte af Microsoft.
• Hvis din virksomhed bruger Business Central via en tredjepartsleverandør, eller hvis din Business Central-platform er hostet lokalt på din server, kan du desværre ikke bruge den direkte integration.

Er du i tvivl, om dette er tilfældet?

Log ind på din Business Central-platform og se, hvad der står i browseren. Hvis adressen i browseren f.eks. er https://businesscentral.dynamics.com, så hostes den direkte via Microsoft, og du kan bruge den direkte integration.

Hvis din version er hostet af en tredjepart eller lokalt, kan du i stedet eksportere dine udgifter fra Pleo ved hjælp af en tilpasset Excel- eller CSV-fil.

Den direkte integration understøtter heller ikke "Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations".

Kontakt vores supportteam, hvis nedenstående vejledning ikke dækker dine behov eller dine tilpassede indstillinger i Business Central.

Trin 1: Oprettelse af en ny modkonto i Business Central

1. I Business Central skal du oprette en ny hovedbogskonto til Pleo.
2. Det gør du ved at klikke på Finance → Chart of accounts → New.
   Bemærk!Kontoen skal være en hovedbogskonto. Integration kan ikke importere bankkonti fra Business Central.

Hvis du vil bruge Pleos tilbagebetalingsfunktion, skal du også oprette to ekstra finanskonti til denne funktion:

1. En hovedbogskonto til private udlæg fra Pleo
   denne konto skal være forskellig fra den tidligere oprettede konto og vil fungere som en midlertidig konto)
2. En hovedbogskonto til tilbagebetalinger
   (Denne konto skal være forskellig fra de tidligere oprettede konti og vil kun blive brugt i tilfælde af manuelle tilbagebetalinger uden om Pleo)

Trin 2: Oprettelse af en ny Pleo-kassekladde

1. Opret en ny kassekladde til Pleo under General Journals i Business Central.
2. Det gør du ved at klikke på Finance → General Journals → General Journal → New.
   Pleo kan kun se den første kassekladde på listen, så det er vigtigt at navngive den APleo eller sikre, at kassekladden er den første på listen. Når du navngiver den, kan det være en god idé at lade beskrivelsesfeltet stå tomt eller kopiere navnet på kassekladden hertil. Hvis du tilføjer en beskrivelse,vil du se den som navnet på kassekladden i Pleo.
3. Føj din nyoprettede Pleo-modkonto til din Pleo-kassekladde under Bal. Account no.
   Bemærk! Opret ikke en ny skabelon til kassekladder for Pleo. Opret blot en ny kassekladde i din General Journal-skabelon i Business Central. 

Trin 3: Oprettelse af forbindelse mellem Business Central og Pleo

1. Log ind i Pleo, og gå til Indstillinger → Regnskab 
2. Vælg Microsoft Dynamics 365 Business Central på listen over direkte integrationer
3. Du bliver muligvis bedt om at logge ind på Business Central for at godkende på en separat side
4. Log ind, og giv Pleo tilladelse til at få adgang til din Business Central-konto 

Bemærk! Hvis du får vist pop op-beskeden Need Admin approval, mens du forsøger at forbinde til din Business Central-konto, skal du kontakte it-teamet for at anmode om de rette rettigheder, før du gennemfører integrationsopsætningen.

Du vil blive sendt tilbage til Pleo. Her skal du tilknytte nogle standardindstillinger og konti:

1. Integrationsmiljø (vælg "Produktion")
2. Integrationsvirksomhed (vælg den relevante enhed på listen)
3. Pleo-kassekladde til udgifter (vælg den nyoprettede kassekladde til Pleo)
4. Konto til Pleo-udgifter (vælg den nyoprettede hovedbogskonto til din Pleo Wallet)

Hvis du bruger Pleos tilbagebetalingsfunktion, skal du også vælge:

1. Kassekladde til privat udlæg i Pleo (vælg den nyoprettede kassekladde for Pleo)
2. Udligningsskonto til private udlæg (vælg den nyoprettede hovedbogskonto til dine private udlæg og tilbagebetalinger via Pleo)
3. Modkonto til tilbagebetalinger (vælg den nyoprettede hovedbogskonto til dine manuelle tilbagebetalinger uden for Pleo)

Trin 4: Kategorier 

Når du har oprettet forbindelse mellem Pleo og Business Central, skal du oprette dine kategorier i Pleo. 

Læs mere om Pleo-kategorier her.

Når du opretter en ny kategori i Pleo, kan du vælge mellem dine hovedbogskonti i en rullemenu, der er direkte knyttet til din kontoplan i Business Central:

Husk at give kategorien et navn. Navnet er det, som medarbejderne kan se og vælge i Pleo-appen. Vælg et navn, som dine medarbejdere nemt kan genkende. 

Trin 5: Momskoder

Når du opretter forbindelse mellem Pleo og Business Central, vil dine momskoder fra Business Central automatisk blive oprettet i Pleo. 

Du vil kunne se listen over momskoder i Indstillinger → Regnskab → Rul ned til afsnittet Momskoder.

Når du tilknytter dine hovedbogskonti som kategorier i Pleo, kan du vælge en standardmomskode for hver enkelt kategori. 

Trin 6: Tags (dimensioner)

Hvis du bruger dimensioner såsom Projects, Departments eller Cost Centres i Business Central, kan du nemt importere dem til Pleo.

1. Gå til Indstillinger i Pleo → Regnskab → Tags
2. Klik på "Opret tag-gruppe", og navngiv den enten "Projekter" eller "Afdelinger" eller lignende 
3. I tag-gruppen → klik på "Importér" → vælg, hvilken gruppe af dimensioner, du ønsker at importere, og klik på "Importér" igen 

Når dine dimensioner er blevet importeret i Pleo, kan dine brugere tagge hver enkelt udgift med en relevant dimensionsværdi fra Business Central. 

• Vigtigt! Når du foretager ændringer på din liste over dimensioner i Business Central, vil disse ikke automatisk blive afspejlet i Pleo. Du skal gå til tag-gruppen i Pleo og klikke på "Importér igen" for at synkronisere ændringerne. 

Trin 7: Eksport af dine udgifter fra Pleo til Business Central

Dine udgifter overføres ikke automatisk til Business Central. Du skal eksportere dine Pleo-udgifter til kassekladden i Business Central ved at trykke på en knap.

Se i denne vejledning, hvordan man eksporterer udgifter fra Pleo.

Når udgifterne eksporteres, vil de oprette en indtastning i den kassekladde, du har oprettet til Pleo. 

Følgende data eksporteres for hver enkelt udgift:

• Bogføringsdato
• Beløb (i din Wallet-valuta)
• Dokumentnummer fra Pleo (f.eks. 2400001)
• Beskrivelse inkl.:
  • Forhandler/leverandør 
  • Navn på medarbejder
  • Navn på Pleo-kategori 
• Kommentar:
  • Note fra Pleo
• Dimensioner (Projects, Departments, Cost Centres)
• Vedhæftet kvittering i "Incoming Document Files"

Begrænsninger/Ofte stillede spørgsmål

Data, der eksporteres fra Pleo til Business Central, kan ikke justeres

Det er vigtigt at bemærke, at vores integration med Business Central er en fast API-integration, der ikke kan tilpasses individuelle behov. Det betyder, at de data, der importeres fra Pleo til kassekladden i Business Central, er faste. Du kan f.eks. ikke vælge, hvad du vil se i feltet Description eller definere dine egne nummerserier i Pleo (se også næste punkt).

Du kan kun vælge Pleos nummerserie

Når du eksporterer dine udgifter fra Pleo til Business Central, vil feltet Dokumentnr. blive udfyldt med Pleos nummerserie for udgifterne. Dette kan ikke tilpasses eller justeres. Hvis du vil overskrive Pleos nummerserie med den, du har sat op i Business Central, kan du i din Pleo-kassekladde klikke på "Renumber Document Numbers" → "Yes". Herefter vil alle posteringer følge din ønskede nummerserie i Business Central.

Dine modkonti til Pleo skal være en hovedbogskonto/finanskonto

Som du tidligere har læst i vejledningen, er det vigtigt, at du opretter din modkonto til Pleo som en finanskonto eller en hovedbogskonto i Business Central.

Vi har dog nogle kunder, der foretrækker, at deres modkonto til Pleo bliver opsat som en bankkonto, da det gør bogholderiet nemmere for nogle. Det understøttes desværre ikke af vores integration.

En begrænsning i API'en betyder, at Pleo kun kan importere finanskonti fra Business Central. Derfor er det nødvendigt, at den modkonto, der er oprettet til Pleo, er en finanskonto.