Come contabilizzare i prelievi di contanti con le spese di tasca propria

A volte è necessario pagare una spesa di lavoro in contanti se un esercente (chiosco, taxi, ecc.) non accetta le carte. Questo articolo tratta di:

• Come bilanciare un prelievo di contanti creando una spesa di tasca propria

• Come tenere conto delle fluttuazioni del tasso di cambio

• Come contabilizzare una commissione per il bancomat

• Rimborsi esterni in caso di prelievo di contanti da parte di un dipendente

Come bilanciare un prelievo di contanti creando una spesa di tasca propria

1. Il prelievo di contanti con la carta Pleo influisce sul saldo del dipendente. L'importo in contanti viene registrato come debito nei confronti dell'azienda. Questo è ciò che vedrete nell'app mobile:

   

   E questo è ciò che un amministratore (o un contabile) vedrà nella sua vista (andando alla pagina Rimborsi e cercando nella scheda "Residuo"):

2. Per riequilibrare la situazione, in modo da non avere più debiti con l'azienda, è necessario presentare una spesa di tasca propria. Dopo l'invio di una spesa di tasca propria, ecco cosa si vedrà:

   
   

   

   
   

   Anche la vista dell'amministratore (o del contabile) verrà aggiornata automaticamente dopo l'invio della spesa di tasca propria. La scheda "In sospeso" si regolerà automaticamente per mostrare un saldo pari a zero (se la spesa di tasca propria e l'importo in contanti corrispondono).
   
   

   
   

   

   
   

   Nell'esempio mostrato in queste immagini, la spesa di tasca propria di 100 DKK corrisponde perfettamente al prelievo di contanti, il che significa che il saldo è pari a zero. Non è necessario creare una spesa di tasca propria "perfetta" come questa. Va benissimo presentare più spese di tasca propria se, ad esempio, si è in viaggio d'affari e si spende una parte dei contanti in taxi, un'altra in un negozio, ecc.

Come tenere conto delle fluttuazioni del tasso di cambio

Quando si preleva denaro in valuta estera, l'importo viene convertito non appena il prelievo viene autorizzato (di solito entro 24 ore). Ad esempio, se si prelevano 100 euro, in Pleo si vedranno circa 85 sterline. Nei giorni successivi si spendono i contanti per le spese aziendali, ma nel frattempo il tasso di cambio ha subito delle fluttuazioni. Quindi, quando andate a presentare le vostre spese di tasca propria, il totale delle spese in euro risulta essere, ad esempio, 83 sterline. Ciò significa che dovete ancora due sterline alla vostra azienda.

• Se il tasso di cambio fa sembrare che siate in debito con l'azienda, inviate una spesa di tasca propria aggiuntiva pari alla differenza. Non aggiungete lo scontrino e inserite "conversione di valuta" al posto del negozio o dell'esercente:

  

• Se la differenza è positiva (ad esempio, sembra che abbiate speso 87 sterline anziché 85), un amministratore (o un contabile) può risolvere la differenza facendo clic su "Regola il saldo" e selezionando "Altro" come metodo di rimborso:

  

Come contabilizzare una commissione per il bancomat

Se viene aggiunta una commissione per il bancomat, creare una spesa di tasca propria separata per la commissione e caricare una foto della ricevuta del bancomat. Inserire "commissione bancomat" o "commissione ATM" al posto del negozio o dell'esercente.

Rimborsi esterni in caso di prelievo di contanti da parte di un dipendente

Se un dipendente ha prelevato contanti o segnato una spesa come personale, le opzioni di rimborsi esterni cambiano. In particolare, un amministratore o un contabile dovrà liquidare l'intero saldo del dipendente di un dipendente (invece di selezionare le spese di tasca propria).

Ciò è dovuto a una limitazione attuale da parte di Pleo. Rimanete sintonizzati per i futuri aggiornamenti! Una volta che le spese di tasca propria precedenti di un dipendente sono state esportate e riconciliate nel sistema contabile, il suo saldo verrà reimpostato in Pleo e sarà possibile selezionare manualmente spese specifiche da rimborsare (come in questo caso).