De tweede versie van de Exact Online-integratie instellen

Overzicht

Belangrijkste functies van de integratie

• Pleo-uitgaven kunnen worden geëxporteerd naar Exact Online als logboekitems.
• Bonnetjes worden samen met de uitgavengegevens overgeschreven.
• Aanschaf- en banklogboekitems worden automatisch afgeletterd in Exact Online.
• Alle uitgaventypes worden ondersteund, inclusief facturen en externe declaraties.
• Kan uitgaven exporteren van gesloten perioden. Aangepaste perioden in Exact Online worden ondersteund.
• Belastingen en labels (inclusief kostencentra, kostendragers en projecten) worden ondersteund en kunnen worden gesynchroniseerd.

Handig om te weten: 

• Je hebt een apart Exact Online-gebruikersaccount nodig voor elk Exact Online-bedrijf dat je aan Pleo koppelt 
• Items met betrekking tot accountoverdrachten staan niet op de pagina Exporteren en worden dus niet geëxporteerd van Pleo naar Exact Online.

Voorbereiding

Maak de volgende logboeken in Exact Online

• Pleo-banklogboek: leg je betalingsitems vanuit je Pleo wallet
• Logboek voor uitgaven en aankopen: registreer aanschafitems voor kaartuitgaven en facturen.
• Standaard leveranciersrekening: een algemene leveranciersrekening waarop al je Pleo-uitgaven in Exact Online worden geboekt.
• Logboek voor zelf voorgeschoten uitgaven (optioneel): leg aanschafitems voor zelf voorgeschoten uitgaven vast (dit kan hetzelfde logboek zijn als het logboek voor uitgaven en aankopen)
• Tijdelijk banklogboek (optioneel): leg declaraties van buiten Pleo vast

Een standaard leveranciersrekening maken

1. Klik op de bedrijfsnaam linksboven
2. Selecteer Hoofdgegevens in het keuzelijstmenu
3. Open het gegevensoverzicht
4. Kies Leveranciers in het Rekeningengedeelte
5. Klik op Nieuw 
6. Selecteer Handmatig
7. Voer een naam voor de leveranciersrekening in
   Opmerking: andere gegevens (bijv. adres of website) zijn optioneel en kunnen indien nodig worden ingevuld
8. Klik op Opslaan

Verbinding

1. Klik in Exact Online op de momenteel actieve bedrijfsnaam (linksboven)
2. Selecteer het bedrijf uit de lijst dat je wilt koppelen aan Pleo
3. Ga in Pleo naar Instellingen
4. Klik op Boekhouding
5. Zoek Exact Online (nieuw)
6. Selecteer de integratie Exact Online (nieuw) 
7. Klik op Verbinden
8. Geef de integratie toegang tot je Exact Online-account
   Opmerking: we raden aan om toegang te geven tot alle huidige en toekomstige bedrijven om problemen met het koppelen van meerdere Exact Online-bedrijven aan Pleo te voorkomen
   

Configuratie

Selecteer het Exact Online-bedrijf dat je aan Pleo wilt koppelen en klik op Instellingen opslaan. 

Boekhoudconfiguratie

Gegevens laden vanuit Exact Online kan in het begin wat tijd kosten. Als er opties in het keuzelijstmenu ontbreken, wacht dan even en vernieuw de pagina. Als het probleem aanhoudt, klik je op Synchroniseren met Exact Online (nieuw) en wacht je 2 minuten totdat de gegevens opnieuw uit Exact Online worden geïmporteerd

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Instellen 
4. Koppel de logboeken en leveranciersrekeningen die in de vorige stap zijn gemaakt
   Opmerking: voer alleen de code van de leveranciersrekening (nummer) in het veld 'Standaard leveranciersrekening' in

Configuratie exporteren

• Datumaanpassing gesloten periode: helpt je om uitgaven te exporteren die bij gesloten boekhoudperiodes in Exact Online horen. Als dit is ingeschakeld, worden ze geëxporteerd met de datum van vandaag.
• Bijlagen exporteren: als dit is ingeschakeld, worden bonnetjes en andere bijlagen geëxporteerd naar Exact Online.

Labels en labelgroepen 

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Labels 
4. Selecteer de dimensies uit Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo

Categorieën 

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Categorieën 
4. Wijs de juiste accountcode (nummer) toe aan elke categorie
5. Selecteer de belastingcode voor de categorie
   Opmerking: belastingcodes worden automatisch geïmporteerd vanuit je Exact Online-account, dus er is geen handmatige installatie nodig. De integratie zal alle belastingcodes synchroniseren, behalve de volgende:
   • Geblokkeerd
   • Type 'Verkoop'
   • Type 'Exclusief' die niet als 'In rekening gebracht' zijn gemarkeerd

Een uitgave exporteren

Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.