De Twinfield-integratie instellen

Vereiste voorkennis

Gebruikersrechten - Om de integratie in te stellen moet je toegang hebben tot "Niveau 1 Beheerder"

Pleo-transactietypen maken

Je moet 2 nieuwe transactiesoorten aanmaken in Twinfield om bij te houden:

• Pleo-transacties
• Pleo Facturen

Om een nieuwe transactietype aan te maken:

1. Navigeer in Twinfield naar Instellingen
2. Select Bedrijfsinstellingen
3. Klik op Transactietype
4. Begin met het maken van een nieuwe code door een relevante code in te voeren in het tekstvak (bijvoorbeeld PLEOTXN en PLEOFACTUUR) en klik op Volgende
5. Selecteer het type transactie:
   • Kies Memoriaal om Pleo-transacties bij te houden
   • Kies Inkoopfactuur om Facturen bij te houden
6. Voeg een Naam toe voor het transactietype (bijvoorbeeld: Alle Pleo-transacties en Alle Pleo-facturen)
7. BELANGRIJK: Selecteer onder Vrij tekstveld de toegestane gebruiksduur in Vrij tekstveld 1.
8. Onder Document imaging
   1. Voeg een naam toe
   2. BELANGRIJK: Voeg de link toe: https://app.pleo.io/export/export-item/$FreeText1$
9. Klik op Opslaan

Pleo-accounts maken

Je moet de volgende accounts aanmaken om bij te houden:

• Saldo's van Pleo Wallets
• Zelf voorgeschoten uitgaven of werknemersverplichtingen
• Wallets aanvullen, Wallets terugstorten en declaraties buiten Pleo om (salaris of contant)

Om een nieuw account aan te maken

1. Navigeer naar Financiële professionals
2. Selecteer Dimensies
3. Klik op Balans
4. Begin met het aanmaken van een nieuw account door een relevante code in te voeren in het tekstvak en klik op Volgende
5. Voeg een Naam toe voor het account (bijvoorbeeld: Pleo Wallet, Pleo Voorgeschoten uitgaven en Pleo Tussenrekening)
6. Klik op Opslaan

De integratie instellen

Verbinden met Twinfield

1. Navigeer naar Instellingen
2. Ga naar Boekhouding
3. Selecteer Twinfield
4. Voltooi de twee autorisatiestappen

Wijs relevante belastingcodes toe aan Pleo

1. Vind je belastingcodes in Twinfield

1. Navigeer naar Instellingen
2. Selecteer Bedrijfsinstellingen
3. Klik op BTW

Opmerking: Zorg ervoor dat de Pleo-belastingcodes in Twinfield zijn toegewezen met Type Aanschaf

2. Voer dezelfde belastingcode in Pleo

1. Navigeer naar Instellingen
2. Klik op Boekhouding
3. Voer de belastingcodes in onder Belastingcodes
   • De code in Twinfield moet worden gekoppeld aan de code in Pleo
   • Het percentage in Twinfield moet worden gekoppeld aan het btw-percentage in Pleo

Categorieën instellen in Pleo

1. Zoek categorieën in Twinfield
   1. Ga naar Financiële Professionals
   2. Selecteer Dimensies
   3. Klik op Balans
2. Voer de categorieën in Pleo in

Gegroepeerde labels maken en synchroniseren

1. Ga naar Twinfield integratie-instellingen
2. Navigeer naar Labels
3. Klik op Bewerkenbinnen de Labelgroep Kostencentra of Labelgroep Projecten
   • Als je bestaande labelgroepen hebt, selecteer deze dan hier en koppel de relevante labelgroep
   • Of je kunt nieuwe labelgroepen maken door Nieuw maken te selecteren en op Opslaan te klikken
4. Eenmaal opgeslagen, worden alle labelwaarden die aanwezig zijn in Twinfield in kaart gebracht

Integratie van accountinstellingen

1. Navigeer in Pleo naar Instellingen
2. Klik Boekhouding
3. Klik onder Instellingen op Boekhoudingsinstellingen instellen op Twinfield
4. Op deze pagina moet je het volgende instellen:
   • Twinfield Bedrijf - Als er meerdere bedrijven binnen jouw organisatie zijn, kun je hier een lijst zien en degene selecteren waarmee je verbinding wilt maken
   • Pleo Transactietype
   • Twinfield Jounal Transactietype - Voeg de code toe van het transactietype dat is ingesteld om Pleo-transacties bij te houden
   • Twinfield Inkoopfactuur Documenttype - Voeg de code toe van het transactietype dat is ingesteld om Pleo Facturen bij te houden
   • Pleo Accounts
     • Pleo Wallet Account - Voeg de code toe van het account dat is ingesteld om de saldo's van de Pleo Wallet bij te houden
     • Pleo Out of Pocket Account - Voeg de code toe van het account dat is ingesteld om Pocket-uitgaven of verplichtingen van werknemers bij te houden
     • Pleo Suspense Account - Voeg de code van de accountinstelling toe om Wallet-top-ups, Wallet-terugstortingen en declaraties buiten Pleo (loonlijst of contant) bij te houden
   • Sjabloonbeschrijving - Geeft je de mogelijkheid om de beschrijving van transacties aan te passen. Je kunt ze invoeren in dit formaat: %{pleo.<code>} %{pleo.<code>}
     Beschikbare codes:
     • pleo.AccountingEntryId → Kosten ID
     • pleo.Type → Soort uitgave
     • pleo.Date → Datum van de transactie
     • pleo.SupplierCurrency → Oorspronkelijke valuta van de transactie
     • pleo.SupplierAmount → Oorspronkelijk bedrag van de transactie
     • pleo.WalletCurrency → walletvaluta
     • pleo.WalletAmount → Bedrag in walletvaluta
     • pleo.Notitie → Notitie
     • pleo.SupplierIdentifier → Leveranciers-ID (relevant voor Facturen)
     • pleo.SupplierName → Naam van de leverancier
     • pleo.SupplierCategoryCode → Code leverancierscategorie
     • pleo.SupplierCountry → Land van de leverancier
     • pleo.SupplierAccount → Accountnummer leverancier
     • pleo.SupplierTaxIdentifier → Belastingnummer van de leverancier
     • pleo.UserName → Naam van de werknemer
     • pleo.UserCode → Werknemerscode
     • pleo.InvoiceNumber → Factuurnummer
     • pleo.InvoiceDate → Datum factuur
   • Bestemming transactie - Selecteer ofwel Tijdelijk (Voorlopig) of Definitief om de transacties definitief te boeken.