Fetch: privacy en beveiliging

Met Pleo kun je gemakkelijk en rechtstreeks vanuit je Postvak IN online kwitanties bijvoegen. Om dat te kunnen doen, moeten we rechtstreeks verbinding maken met je e-mailaccount en dat nemen we uiterst serieus. In dit artikel worden de privacy- en beveiligingsaspecten van deze integratie besproken. Aan het einde wordt uitgelegd hoe je Fetch instelt.

Hoe we de veiligheid van onze infrastructuur waarborgen

De Pleo-toepassing en de externe infrastructuur worden regelmatig beoordeeld om er zeker van te zijn dat we te allen tijde kunnen voldoen aan de hoogste industrienormen. We voeren bijvoorbeeld penetratietests en externe evaluaties uit om eventuele zwakkere plekken op te sporen.

Bovendien beschikt Pleo over de PCI-DSS-certificering en zijn we daarom verplicht om ons te houden aan alle vereisten die worden opgelegd door de PCI Security Standards Council.

Enkele veelvoorkomende vragen

Hoe garanderen we de naleving van wetten op het gebied van gegevensbeveiliging? 

Pleo heeft alleen toegang tot de gebruikersgegevens met het doel om automatisch e-mails op te halen en alleen als daarvoor expliciet toestemming is gegeven. De communicatie is end-to-end versleuteld en e-mails worden geparseerd om kwitanties te kunnen ophalen, maar worden nooit gelezen door personen

We verwerken persoonsgegevens nooit voor langer dan nodig is om ons doel te bereiken en de klantgegevens worden nooit verwerkt voor andere doeleinden dan vermeld in ons Privacybeleid. Ten behoeve van kwitantiezoekers in e-mails worden persoonsgegevens mogelijk geparseerd, maar niet opgeslagen of bewaard op onze servers.

Om het systeem te kunnen inschakelen, moet de Pleo-gebruiker zijn aangemeld bij het e-mailaccount en de door de e-mailprovider gewenste machtigingen hebben verleend, aangezien deze nodig zijn om de service te kunnen verlenen.

Welke gegevens worden opgehaald uit je Postvak IN?
Alleen kwitanties. Afhankelijk van de indeling waarin de kwitanties zijn verstuurd, halen we een bijlage bij een e-mail op (bijvoorbeeld als een factuur als een PDF is bijgevoegd) of converteren we de hoofdtekst van de e-mail naar een PDF en halen we die op.

E-mails die eruitzien als een kwitantie
We hebben een engine ontwikkeld die snel kan bepalen of je e-mail een kwitantie is of bevat. Meestal werkt dat prima, maar soms wordt een document gevonden dat sterk op een kwitantie lijkt, maar toch geen kwitantie is, maar bijvoorbeeld de verzendingsbevestiging. In dat geval wordt de kwitantie wel geüpload naar Pleo, maar kun je deze heel eenvoudig weer verwijderen uit de app.
Een aantal zaken moet bevestigd worden voordat we een kwitantie downloaden, zo moet deze bijvoorbeeld sowieso de naam van de leverancier en het exacte aankoopbedrag bevatten. Dan weten we zeker dat we niet volledig irrelevante e-mails ophalen.

Worden je e-mails opgeslagen in onze database?
Nee, absoluut niet. Alleen de feitelijke kwitantie die ook wordt geüpload naar Pleo wordt opgeslagen in onze database. We slaan geen andere gegevens uit je Postvak IN op en ook geen kwitanties die tijdens het proces worden gescand.

Worden mijn gewone e-mails door jullie gelezen?
Nee, dat gebeurt niet. Ten eerste zouden we ons daar niet prettig bij voelen, maar dit zou ook een directe schending zijn van de algemene voorwaarden voor integratie van je e-mailprovider.

Kan ik de toegang tot mijn Postvak IN intrekken?
Ja hoor, wanneer je maar wilt. Je kunt de toegang van Pleo tot je Postvak IN op elk moment intrekken,via de mobiele app van Pleo (zoek naar Power-ups in de instellingen) of via de beheerinstellingen van je e-mailprovider.

Waar kan ik een zwakke plek in de beveiliging die ik ben tegengekomen melden?
In het onwaarschijnlijke geval dat je een zwakke plek in de beveiliging tegenkomt, kun je dat hier aan ons melden. Deze meldingen worden met de hoogste prioriteit verwerkt.

Wie heeft er toegang tot mijn postvak IN voor bonnetjes?

Als Fetch een bonnetje vindt die wellicht bij een uitgave past, maar er niet zeker van is dat dit ook klopt, wordt het bonnetje naar je postvak IN voor bonnetjes gestuurd. Je postvak IN voor bonnetjes is privé en alleen jij kunt de bonnetjes bekijken. Alleen wanneer je handmatig het bonnetje uit het postvak IN voor bonnetjes toevoegt aan een uitgave, kan je financiële team het bonnetje bekijken. De bonnen in je postvak IN voor bonnetjes worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Ook kun je handmatig irrelevante bonnetjes verwijderen. Leer meer over het toevoegen van bonnen vanuit je postvak IN voor bonnetjes.

Ben je er klaar voor?

Lees meer over het instellen van Fetch.