Fetch: Yksityisyys ja tietosuoja

Pleo voi auttaa sinua liittämään verkkokuitteja suoraan sähköpostistasi. Voidaksemme tehdä niin meidän on muodostettava yhteys suoraan sähköpostitiliisi, emmekä suhtaudu siihen kevyesti. Tässä artikkelissa kuvataan tämän integraation tekemiseen liittyviä tietosuojaa ja yksityisyyttä koskevia näkökohtia, ja lopuksi saat ohjeet Fetchin käyttöönottoa varten.

Toimenpiteet, joilla varmistamme infrastruktuurimme turvallisuuden

Pleo-sovellusta ja sen ulkopuolista infrastruktuuria arvioidaan säännöllisin väliajoin, jotta voimme aina taata, että ne vastaavat alan tiukimpia vaatimuksia. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi penetraatiotestit ja ulkopuoliset arvioinnit, joiden avulla pyrimme tunnistamaan heikkouksia.

Lisäksi Pleo on PCI-DSS-sertifioitu ja on siksi velvollinen noudattamaan kaikkia PCI Security Standards Councilin asettamia säädöksiä.

Yleisiä kysymyksiä

Miten takaamme, että noudatamme tietosuojalakeja? 

Pleo voi käyttää käyttäjän tietoja automaattiseen sähköpostien hakemiseen vain, jos se on saanut erillisen suostumuksen. Viestit salataan päästä päähän ja sähköpostit jäsennetään siten, että niistä haetaan kuitteja, mutta ne eivät koskaan päädy ihmissilmien eteen.

Emme käsittele henkilökohtaisia tietoja pidempään kuin käyttötarkoituksen kannalta on välttämätöntä, eikä asiakkaan tietoja käsitellä muihin kuin tietosuojakäytännössämme kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Henkilökohtaisia tietojasi saatetaan jäsennellä sähköpostin Kuitin haku -toimintoa varten, mutta tietoja ei tallenneta tai säilytetä palvelimissamme.

Muistathan, että voidakseen ottaa järjestelmän käyttöön Pleo-käyttäjän täytyy olla kirjautuneena sähköpostitililleen ja antaa sähköpostipalveluntarjoajan pyytämät valtuutukset, koska ne ovat välttämättömiä palvelun muodostamista varten.

Mitä tietoja haemme sähköpostilaatikostasi?
Vain kuitteja. Kuittien tiedostomuodosta riippuen haemme joko sähköpostin liitetiedoston (esimerkiksi jos lasku on liitteenä PDF-muodossa) tai muutamme sähköpostin tekstiosan PDF-muotoon ja noudamme sen.

Sähköpostit, jotka näyttävät kuiteilta
Olemme kehittäneet koneen, joka selvittää nopeasti, onko sähköposti kuitti tai sisältääkö se kuitin. Yleensä se suoriutuu tehtävästään hienosti, mutta on olemassa pieni mahdollisuus, että se löytää asiakirjan, joka näyttää kuitilta, vaikka se ei ole kuitti. Tällainen asiakirja voi olla esimerkiksi toimitusvahvistus. Tässä tapauksessa kuitti kuitenkin ladataan Pleoon, mutta voit poistaa sen helposti sovelluksesta.
Huomaathan, että muutaman asian täytyy toteutua, jotta lataamme kuitin. Kuitin täytyy esimerkiksi sisältää kauppiaan nimen ja oston tarkan summan. Tällä tavalla voimme varmistaa, ettemme koskaan hae täysin aiheeseen liittymättömiä sähköposteja.

Säilytämmekö sähköpostejasi tietokannassamme?
Emme säilytä. Säilytämme tietokannassamme vain varsinaisen kuitin, joka ladataan myös Pleoon. Muita kuitteja, joita skannaamme matkan varrella, tai muita postilaatikossa olevia tietojasi ei tallenneta.

Päätyvätkö normaalit sähköpostiviestini ihmissilmien nähtäviksi?
Ei, niin ei tule käymään. Ensinnäkään emme halua viestiesi päätyvän ihmissilmien eteen ja toisekseen se loukkaa suoraan sähköpostipalveluntarjoajan integraatioita koskevia käyttöehtoja.

Voinko peruuttaa pääsyn sähköpostiini?
Kyllä voit. Milloin tahansa. Voit peruuttaa Pleon pääsyn sähköpostilaatikkoosi milloin tahansa joko Pleon mobiilisovelluksesta (etsi asetuksista Tehostus) tai sähköpostipalveluntarjoajan järjestelmänvalvojan asetuksista.

Minne voin ilmoittaa havaitsemastani tietoturva-aukosta?
Siinä poikkeuksellisessa tilanteessa, että löytäisit tietoturva-aukon, pyydämme sinua ilmoittamaan siitä meille täällä. Käsittelemme ilmoitukset ensi tilassa.

Kenellä on pääsy Kuittilaatikkooni?

Kun Fetch löytää kuitin, joka voisi vastata menoa, mutta ei ole varma vastaavuudesta, kuitti lähetetään Pleo Kuittilaatikkoon. Tämä Kuittilaatikko on yksityinen, ja vain sinä voit tarkastella kuittia postilaatikossasi. Vain kun lisäät kuitin manuaalisesti Kuittilaatikosta kuluun, taloustiimisi voi tarkastella kuittia. Kuitit Kuittilaatikoosa poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua, tai voit manuaalisesti poistaa epäolennaiset kuitit. Lisätietoja kuittien liittämisestä Kuittilaatikkoon.

Oletko valmis aloittamaan?

Lue lisää, miten voit ottaa Fetchin käyttöön.