Qual è la normativa italiana sulla digitalizzazione delle ricevute?

Cenni sul CAD e sulla conservazione sostitutiva

Nel caso in cui un’azienda (oppure Pleo per conto della stessa) intenda convertire le sue ricevute cartacee in formato digitale, con garanzia di validità legale e fiscale in caso di controlli, la legge italiana ha introdotto un processo specifico denominato “Conservazione sostitutiva”.

Secondo il Codice dell’amministrazione digitale (“CAD”) vigente in Italia, i documenti fiscali emessi o ricevuti in formato cartaceo possono essere digitalizzati e conservati in formato elettronico, nel rispetto di alcuni requisiti tecnici previsti per garantirne autenticità, integrità, affidabilità, reperibilità e consultabilità (vedi CAD, art. 44). Tali requisiti si applicano a ogni fattura, giustificativo o ricevuta fiscale.

Se i requisiti definiti dalle suddette linee guida CAD sono rispettati e la tua azienda ha sede in Italia, allora puoi liberamente cestinare le ricevute cartacee, una volta convertite in formato digitale.

Che cosa comporta questo per la conservazione delle tue ricevute ai sensi della legge italiana?

Ricorda sempre che la conservazione di documenti cartacei in qualsiasi formato digitale non garantisce automaticamente alla documentazione fiscale, in caso di controlli, lo stesso status legale dei documenti cartacei. È necessario, a tale proposito, attenersi alle linee guida CAD in versione estesa.

• ? Se la tua azienda ha sede in Italia e le tue ricevute sono archiviate digitalmente con certificazione di conservazione sostitutiva, allora puoi tranquillamente cestinare le ricevute cartacee, una volta convertite in formato digitale.

• ? In caso contrario, dovrai conservare le ricevute cartacee per un periodo di 10 anni a partire dalla data di emissione.

Il nostro impegno per garantire la conformità alle normative

Stiamo realizzando una soluzione pienamente conforme alla normativa vigente in Italia

Lavoriamo con un fornitore di servizi di archiviazione a lungo termine per garantire piena conformità e offrire una soluzione di digitalizzazione applicabile all’Italia. Prevediamo di poter integrare un servizio di conservazione sostitutiva nella piattaforma Pleo, non appena questo servizio sarà disponibile, gli utenti Pleo potranno caricare e convertire in formato digitale le nuove ricevute cartacee tramite l’app Pleo, per poi cestinare le ricevute cartacee originali.

Fino ad allora, procederemo con una soluzione temporanea che stiamo mettendo a punto per i nostri clienti

Pleo consente già oggi di scattare fotografie alle ricevute cartacee direttamente tramite app Pleo caricare le foto dall’archivio della fotocamera di un dispositivo mobile e/o caricare le ricevute direttamente dall’applicazione Web. La nostra soluzione è strutturata in modo da garantire l’impossibilità di modificare le tue ricevute, di aumentarne l’importo o di alterare in qualsiasi altro modo l’immagine originale della ricevuta/fattura nel corso del processo di digitalizzazione. Pleo non si limita a farti risparmiare tempo e denaro nella gestione delle spese, delle ricevute e dei rimborsi, bensì assicura anche al tuo team finanziario un controllo più accurato e una maggiore produttività.

Tuttavia, alla luce delle linee guida CAD in versione estesa, la legislazione italiana in materia di digitalizzazione e conservazione delle ricevute risulta essere più restrittiva rispetto agli altri Paesi europei. Pertanto, il nostro attuale processo di digitalizzazione non è conforme ai requisiti disposti dalla normativa italiana oggi in vigore. Continueremo a conservare le fotografie delle ricevute che caricherai, in modo da consentirti di recuperarle facilmente, ma per il momento ti raccomandiamo vivamente di conservare anche le ricevute cartacee. Non appena il nostro servizio di conservazione sostitutiva sarà disponibile, ti invieremo un’apposita comunicazione.

DOMANDE FREQUENTI

Pleo è in regola con la normativa sulla digitalizzazione in vigore nel mio Paese?

Pleo si attiene alla normativa locale e agli orientamenti forniti dalle autorità competenti italiane. Tuttavia, in caso di controlli, la soluzione che offriamo attualmente non può garantire l’autenticità delle ricevute digitali ai sensi della legge italiana. Siamo al lavoro per creare una soluzione conforme alla legge e per offrire al più presto un servizio di conservazione sostitutiva integrato con la piattaforma Pleo. Non appena questo servizio sarà disponibile, ti invieremo un’apposita comunicazione. Fino ad allora, ti raccomandiamo di conservare le ricevute cartacee per un periodo di 10 anni a partire dalla data di emissione. Questa raccomandazione vale sia per le foto delle ricevute scattate tramite l’app Pleo, sia per quelle caricate sull’app dalla galleria del tuo cellulare e/o dall’app Web di Pleo.

Perché oggi, con Pleo, devo conservare le ricevute cartacee? 

Finché non avremo perfezionato il nostro servizio di conservazione sostitutiva, il servizio Pleo non potrà ancora considerarsi pienamente conforme alla legislazione italiana in materia di digitalizzazione e conservazione delle fotografie delle ricevute. Ti raccomandiamo quindi di conservare le ricevute cartacee, per poterle esibire in caso di controlli o per altre necessità fiscali.

Come si applica questo aspetto alle fatture elettroniche e alle ricevute inviate via e-mail che vengono acquisite tramite Fetch?

Il servizio di conservazione sostitutiva si applicherà anche all’archiviazione di ricevute elettroniche.

Ci sono altre domande che vuoi porci? Contattaci tramite la chat in tempo reale oppure via e-mail all’indirizzo [email protected]