Come configurare i tag

Ecco come creare e gestire i tag in Pleo per monitorare i tuoi progetti o i centri di costo.

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Scritto da Lucia Cordella
Aggiornato oltre una settimana fa

I tag sono un ottimo strumento se hai bisogno di monitorare le spese a un livello più approfondito. Per esempio, raccomandiamo di utilizzare tag specifici per un determinato progetto per calcolare quanto fatturare a un cliente rispetto ai costi sostenuti per lui.

Come funziona

  1. Fai clic su Impostazioni -> Contabilità -> Tag.

  2. Fai clic su Crea gruppo di tag e assegna un nome al gruppo (ad es. Progetti).

  3. Puoi decidere di a) creare i tag manualmente, b) importarli da un foglio di calcolo, c) importarli direttamente da Xero o Quickbooks.

Crea gruppo di tag

Importare e reimportare da un foglio di calcolo

Dopo aver assegnato un nome a un gruppo di tag:

  1. Fai clic su Importa -> seleziona dal foglio di calcolo e carica dai tuoi file.

  2. Mappa i tag come indicato di seguito

    1. Etichetta tag: puoi scegliere una o due etichette tag per ogni spesa (i dipendenti dovranno aggiungerle quando caricheranno una spesa)

    2. ID tag: si tratta di un sistema di codifica/codice ERP interno facoltativo (i dipendenti non lo visualizzeranno in fase di caricamento di una spesa)

    3. Anteprima del tag: così capirai cosa vedranno i dipendenti quando caricheranno una spesa

Se vuoi aggiornare il tuo elenco di tag, puoi farlo manualmente o reimportando i tag da un foglio di calcolo. Ecco come funziona questo metodo:

  • Prima di procedere nuovamente all’importazione, modifica un tag se il foglio di calcolo contiene modifiche rispetto a una delle colonne relative a un tag.

  • Aggiungi nuovi tag al foglio di calcolo esistente e procedi nuovamente all’importazione. Così il foglio di calcolo verrà aggiornato in modo automatico mediante l’archiviazione dei vecchi tag e l’aggiunta di quelli nuovi.

💡 Suggerimento: quando procedi nuovamente all’importazione assicurati che i nomi delle colonne corrispondano a quelli del gruppo di tag. Inoltre, le colonne devono contenere informazioni univoche in ogni riga. In caso contrario, la nuova importazione non andrà a buon fine.

Archiviare o eliminare un gruppo di tag

Per archiviare o eliminare un gruppo di tag o un singolo tag:

  • Fai clic sui tre puntini a destra del gruppo o del tag e seleziona l’opzione corrispondente.

Ricorda:

  • I gruppi di tag che sono in uso possono soltanto essere archiviati, non eliminati.

  • Puoi attivare un massimo di tre gruppi di tag contemporaneamente, ma non vi sono limiti ai gruppi di tag archiviati.

  • I gruppi di tag archiviati continueranno a essere inclusi nelle esportazioni e nelle integrazioni con il sistema contabile.

  • Quando registrano una spesa, i dipendenti non possono visualizzare i gruppi di tag archiviati.

Come evidenziare un gruppo di tag

Se vuoi rendere obbligatorio l'utilizzo dei tag, puoi evidenziare un gruppo di tag per i tuoi dipendenti. Ecco come:

  1. Quando crei un nuovo gruppo, attiva Evidenzia questo gruppo di tag (sulla destra).

  2. Una volta effettuata la configurazione, l’app mobile evidenzierà il campo mancante della spesa.

Monitoraggio delle spese

Sfrutta al massimo i tag monitorando le spese: puoi visualizzare una ripartizione delle tue spese alla pagina dedicata alle analisi.

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