Que dit la législation en matière de numérisation des reçus ?

Si une entreprise (ou Pleo, au nom de cette entreprise) souhaite convertir un reçu en papier au format numérique, la réglementation détaillée des autorités fiscales françaises exige que la numérisation se fasse en une seule étape automatique, souvent appelée « dématérialisation ».

Si vous suivez bien le processus de numérisation automatique et les étapes réglementaires spécifiques à cette numérisation, vous pouvez convertir des reçus/factures papier au format électronique, et les stocker ensuite de la même façon. De cette manière, vous n'aurez plus besoin de stocker des reçus physiques, et vous pourrez passer au 100 % numérique.

Grâce à ce processus :

• l’origine et l’authenticité des reçus physiques sont assurées lors de la numérisation ;

• vous avez la garantie qu’aucune modification n’a pu être apportée pendant ou après la numérisation.

Cette réglementation ainsi que le processus détaillé ci-dessus servent à garantir que le reçu numérique est bien une copie identique du reçu papier d’origine, ce qui sert au final à éviter la fraude fiscale.

Ce que nous mettons en place pour garantir le respect de la réglementation

Grâce à la solution de Pleo, il est impossible que vos reçus soient modifiés ou améliorés, ou que qui que ce soit interfère avec la photo d’origine du reçu lors du processus de numérisation.

Les images des reçus sont converties au format PDF, elles sont horodatées puis signées avec un certificat numérique qui garantit l’intégrité des reçus tout au long de leur période de conservation. En raison de la réglementation en vigueur en France et en Espagne, cette solution est appliquée uniquement sur ces deux marchés, pas sur les autres marchés où Pleo est présent.

Avec Pleo, quels reçus peuvent être jetés ?

En raison de la réglementation, seules les photos de reçus physiques prises directement via l’application Pleo peuvent être certifiées conformément au processus mentionné ci-dessus. Il s’agit du seul processus de numérisation des reçus papier qui soit considéré comme conforme d’un point de vue de la réglementation.

Vous pouvez toujours télécharger des reçus depuis la pellicule ou directement sur l’application Web. Cependant, ils ne seront ni scellés ni horodatés, car il nous sera impossible de garantir l’authenticité de la photo prise en dehors de l’application Pleo, comme l’exige la réglementation. Par contre, nous stockerons quand même ces photos afin que vous puissiez les retrouver facilement à l’avenir.

FAQ

Est-ce que Pleo respecte la réglementation de mon pays concernant la numérisation ?

Oui, la solution de Pleo est totalement conforme et nous détenons un certificat électronique qui nous permet (conformément aux règles locales et aux autorités françaises) de numériser et d’optimiser l’image, c’est-à-dire que nous la transformons en PDF et insérons la date et l’heure auxquelles le reçu a été pris en photo. Pour finir, nous signons le fichier PDF si la photo a été prise avec l’appareil photo de l’application Pleo.

Si j’utilise Pleo, quels reçus puis-je jeter ?

La réglementation nous autorise uniquement à certifier les reçus physiques dont la photo a été prise directement avec l’application Pleo, car cette méthode est considérée comme un processus de numérisation automatique. Si la numérisation est effectuée de toute autre façon, il existe un risque que quelqu’un modifie le reçu physique avant qu’il soit ajouté à l’application Pleo. Par conséquent,

• Si vous avez pris une photo de votre reçu directement depuis l’application Pleo, vous pouvez jeter votre reçu physique ?

• Si vous avez téléchargé votre reçu dans l’application depuis la galerie de votre téléphone (pellicule) ou depuis l'application Web, gardez le reçu physique, car nous ne pouvons pas garantir son authenticité ?

Pourquoi Pleo ne certifie pas les reçus téléchargés depuis la galerie ou depuis l'application web?

Nous exerçons dans les limites imposées par la réglementation, et nous nous engageons à fournir une solution conforme à nos clients. Ces limites sont les mêmes partout dans le marché, et doivent s’appliquer à toutes les solutions similaires.

Comment trouver mes reçus certifiés dans Pleo ? 

Seuls les reçus téléchargés directement via la fonction appareil photo de l’application Pleo seront certifiés par Pleo. Une fois le reçu téléchargé depuis la page Exportation de Pleo, ouvrez le PDF avec un lecteur de PDF (comme Adobe Acrobat Reader) pour trouver l’estampille. La signature y apparaîtra.

Pourquoi Pleo ne certifie pas les reçus que Fetch à récupérés dans mes e-mails ?

Un reçu Fetch est déjà émis en tant que reçu numérique, il est donc inutile qu’il soit estampillé, car il n’a pas été transformé en reçu au format numérique à partir d’un reçu physique. La réglementation s’applique uniquement lorsqu’un reçu passe d’un format physique à un format numérique.

Vous avez d’autres questions ? Veuillez contacter [email protected]