Sie wollen Unternehmensausgaben noch besser im Blick behalten und perfekt organisiert wissen? Dann ist unser Tag-Feature genau das Richtige f├╝r Sie. Weisen Sie Ausgaben bestimmte Tags zu und finden Sie sich in Ihrer Ausgaben├╝bersicht noch schneller zurecht.

Tags f├╝r Ihr Unternehmen k├Ânnen Sie ganz nach Belieben erstellen. Aus Erfahrung empfehlen wir Ihnen, z.B. Ihre Kostenstellen als Tag-Gruppe anzulegen. Ebenso hat es sich als vorteilhaft bew├Ąhrt, Tag-Gruppen f├╝r Projekte, Kunden oder Lieferanten zu definieren.

Falls Sie mit DATEV (DATEV Unternehmen online) arbeiten, empfehlen wir, Ihre Tags als KOST1 und KOST2 f├╝r DATEV zu definieren. Mehr Details hierzu finden Sie in diesem Artikel.

So erstellen Sie Tags in Pleo:

  • Tags k├Ânnen nur von Pleo-Administratoren und Buchhaltern erstellt werden.

  • Gehen Sie in der Pleo-Web-App zu Tags und klicken Sie auf Tag-Gruppe anlegen.

  • Von hier aus k├Ânnen Sie eine neue Gruppe manuell erstellen oder eine Liste aus einer Excel-Tabelle importieren, indem Sie auf Importieren klicken.

Importieren und Re-Importieren aus Excel (.csv oder .xlsx)

Beim Importieren aus einer Excel-Tabelle (.csv oder .xlsx), k├Ânnen Sie bis zu drei Spalten importieren und dann in Pleo zuordnen. Zwei der Spalten aus der importierten Datei k├Ânnen Sie als ÔÇťTag LabelÔÇŁ deklarieren, diese sind f├╝r Nutzer sp├Ąter ebenfalls sichtbar. Die dritte Spalte k├Ânnen Sie als ÔÇťTag IDÔÇŁ deklarieren. Diese ist f├╝r Nutzer nicht sichtbar.

Wenn Sie die jetzt erstellte Tag-Liste aktualisieren m├Âchten, k├Ânnen Sie dies entweder manuell in Pleo tun oder erneut Tags aus einer Excel-Tabelle importieren (= re-importieren). Wir k├╝mmern uns dabei um Folgendes:

  • Wir f├╝gen die neuen Tags aus der Excel-Tabelle Ihrer bestehenden Tag-Liste in Pleo hinzu.

  • Wir archivieren die Tags in Ihrer aktuellen Tag-Liste in Pleo, sollten diese in der neuen Excel-Tabelle nicht mehr enthalten sein.

  • Wir ├Ąndern bestehende Tags in Pleo, sollten diese in der zu importierenden Datei ge├Ąndert worden sein.

Achten Sie beim Re-Import darauf, dass die Spaltennamen mit denen in der Pleo-Tag-Gruppe ├╝bereinstimmen. Au├čerdem sollten die Spalten in jeder Zeile eindeutige Informationen enthalten.

Eine Tag-Gruppe archivieren

Fahren Sie mit dem Cursor ├╝ber eine Tag-Gruppe - es erscheint ein Men├╝-Icon. In diesem Men├╝ finden Sie die Option zum Archivieren der Tag-Gruppe. Beachten Sie, dass

  • es maximal drei aktive Tag-Gruppen gibt. Die Anzahl archivierter Tag-Gruppen ist hingegen unbegrenzt.

  • archivierte Tag-Gruppen weiterhin in Exporten und Integrationen erscheinen.

  • aktive und archivierte Tag-Gruppen beim Export in chronologischer Reihenfolge ihrer Erstellung angezeigt werden.

  • archivierte Tag-Gruppen in der Benutzeroberfl├Ąche des Pleo-Ausgabenmanagements f├╝r alle Nutzer (einschlie├člich f├╝r Admins) ausgeblendet werden.

Um eine bereits archivierte Tag-Gruppe zu reaktivieren, w├Ąhlen Sie bitte im Men├╝ Einstellungen > Tags oben rechts Archiviert aus. Jetzt werden alle archivierten Tag-Gruppen angezeigt. Sie k├Ânnen Tag-Gruppen reaktivieren, wenn Sie zwei oder weniger als zwei aktive Tag-Gruppen haben.

Eine Tag-Gruppe l├Âschen

Anmerkung: In den meisten F├Ąllen reicht es v├Âllig aus, eine nicht mehr ben├Âtigte Tag-Gruppe zu archivieren.

Wenn Sie eine Tag-Gruppe l├Âschen wollen, stellen Sie sicher, dass die beinhalteten Tags nicht einer oder mehreren Ausgaben zugeordnet sind. Sollten Sie die Fehlermeldung "Die Tag-Gruppe wird in einer oder mehreren Ausgaben verwendet und kann nicht gel├Âscht werden" erhalten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte, um die Tag-Gruppe aus den Ausgaben zu entfernen.

  • Gehen sie ins Men├╝ Export.

  • Klicken Sie auf Weitere Filter und w├Ąhlen Sie unter der Option Tag den Tag aus, den Sie l├Âschen m├Âchten.

  • Entfernen Sie den den Ausgaben zugeordneten Tag, indem Sie auf alle einzelnen Ausgaben klicken.

  • Klicken Sie nun im Men├╝ Einstellungen auf Tags und l├Âschen Sie die Tag-Gruppe.

Eine Tag-Gruppe hervorheben

Sie k├Ânnen nun sicherstellen, dass die Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben vervollst├Ąndigen, indem Sie eine ben├Âtigte Tag-Gruppe hervorheben.

  1. Aktivieren Sie bei der Erstellung einer neuen Gruppe die Option Diese Tag-Gruppe hervorheben (sie wird auf der rechten Seite angezeigt).

  2. Sobald dies eingerichtet ist, wird die mobile App das fehlende Feld in der Ausgabe hervorheben.

Ausgaben-Tracking:

Sie sind an einem detaillierten Tracking Ihrer Ausgaben anhand von Tags interessiert? Dann entscheiden Sie sich f├╝r ein ma├čgeschneidertes Exportformat. Dies kann unter Einstellungen > Buchhaltung ausgew├Ąhlt und konfiguriert werden. Mit diesem Exportformat ist es, im Gegensatz zu direkten Exporten z.B. zu Datev, m├Âglich, auch Tags oder Kategorien in der Ausgaben├╝bersicht aufzuf├╝hren.

Haben Sie Datev Kassenbuch als Ihre Integration ausgew├Ąhlt und auch KOST1 sowie KOST2 Tag-Gruppen erstellt (hier entlang zur Anleitung), werden diese beim Export zu Datev mit ├╝bernommen und als KOST1 bzw. KOST2 angezeigt.

F├╝r Lexoffice ist es nicht m├Âglich, in Pleo angelegte Tag-Gruppen zu exportieren.

Arbeiten Sie mit BMD NTCS haben Sie die M├Âglichkeit eine Kostenstelle ("kost") wie hier beschrieben anzulegen. Weitere Informationen dazu hier.

Einen ├ťberblick ├╝ber Tag-Kosten k├Ânnen Sie sich verschaffen, indem Sie sich die Gesamtsumme der Ausgaben f├╝r einen beliebigen Tag in Daten & Analyse ansehen. Hier lassen sich Tags perfekt miteinander vergleichen und im Rahmen der Budgetierung bewerten.

War diese Antwort hilfreich f├╝r dich?