Sie wollen Unternehmensausgaben noch besser im Blick behalten und perfekt organisiert wissen? Dann ist unser Tag-Feature genau das Richtige für Sie. Weisen Sie Ausgaben bestimmte Tags zu und finden Sie sich in Ihrer Ausgabenübersicht noch schneller zurecht.
Tags für Ihr Unternehmen können Sie ganz nach Belieben erstellen. Aus Erfahrung empfehlen wir Ihnen, z.B. Ihre Kostenstellen als Tag-Gruppe anzulegen. Ebenso hat es sich als vorteilhaft bewährt, Tag-Gruppen für Projekte, Kunden oder Lieferanten zu definieren.
Falls Sie mit DATEV (DATEV Unternehmen online) arbeiten, empfehlen wir, Ihre Tags als KOST1 und KOST2 für DATEV zu definieren. Mehr Details hierzu finden Sie in diesem Artikel.
So erstellen Sie Tags in Pleo:
Tags können nur von Pleo-Administratoren und Buchhaltern erstellt werden.
Gehen Sie in der Pleo-Web-App zu Tags und klicken Sie auf Tag-Gruppe anlegen.
Von hier aus können Sie eine neue Gruppe manuell erstellen oder eine Liste aus einer Excel-Tabelle importieren, indem Sie auf Importieren klicken.
Importieren und Re-Importieren aus Excel (.csv oder .xlsx)
Beim Importieren aus einer Excel-Tabelle (.csv oder .xlsx), können Sie bis zu drei Spalten importieren und dann in Pleo zuordnen. Zwei der Spalten aus der importierten Datei können Sie als “Tag Label” deklarieren, diese sind für Nutzer später ebenfalls sichtbar. Die dritte Spalte können Sie als “Tag ID” deklarieren. Diese ist für Nutzer nicht sichtbar.
Wenn Sie die jetzt erstellte Tag-Liste aktualisieren möchten, können Sie dies entweder manuell in Pleo tun oder erneut Tags aus einer Excel-Tabelle importieren (= re-importieren). Wir kümmern uns dabei um Folgendes:
Wir fügen die neuen Tags aus der Excel-Tabelle Ihrer bestehenden Tag-Liste in Pleo hinzu.
Wir archivieren die Tags in Ihrer aktuellen Tag-Liste in Pleo, sollten diese in der neuen Excel-Tabelle nicht mehr enthalten sein.
Wir ändern bestehende Tags in Pleo, sollten diese in der zu importierenden Datei geändert worden sein.
Achten Sie beim Re-Import darauf, dass die Spaltennamen mit denen in der Pleo-Tag-Gruppe übereinstimmen. Außerdem sollten die Spalten in jeder Zeile eindeutige Informationen enthalten.
Eine Tag-Gruppe archivieren
Fahren Sie mit dem Cursor über eine Tag-Gruppe - es erscheint ein Menü-Icon. In diesem Menü finden Sie die Option zum Archivieren der Tag-Gruppe. Beachten Sie, dass
es maximal drei aktive Tag-Gruppen gibt. Die Anzahl archivierter Tag-Gruppen ist hingegen unbegrenzt.
archivierte Tag-Gruppen weiterhin in Exporten und Integrationen erscheinen.
aktive und archivierte Tag-Gruppen beim Export in chronologischer Reihenfolge ihrer Erstellung angezeigt werden.
archivierte Tag-Gruppen in der Benutzeroberfläche des Pleo-Ausgabenmanagements für alle Nutzer (einschließlich für Admins) ausgeblendet werden.
Um eine bereits archivierte Tag-Gruppe zu reaktivieren, wählen Sie bitte im Menü Einstellungen > Tags oben rechts Archiviert aus. Jetzt werden alle archivierten Tag-Gruppen angezeigt. Sie können Tag-Gruppen reaktivieren, wenn Sie zwei oder weniger als zwei aktive Tag-Gruppen haben.
Eine Tag-Gruppe löschen
Anmerkung: In den meisten Fällen reicht es völlig aus, eine nicht mehr benötigte Tag-Gruppe zu archivieren.
Wenn Sie eine Tag-Gruppe löschen wollen, stellen Sie sicher, dass die beinhalteten Tags nicht einer oder mehreren Ausgaben zugeordnet sind. Sollten Sie die Fehlermeldung "Die Tag-Gruppe wird in einer oder mehreren Ausgaben verwendet und kann nicht gelöscht werden" erhalten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte, um die Tag-Gruppe aus den Ausgaben zu entfernen.
Gehen sie ins Menü Export.
Klicken Sie auf Weitere Filter und wählen Sie unter der Option Tag den Tag aus, den Sie löschen möchten.
Entfernen Sie den den Ausgaben zugeordneten Tag, indem Sie auf alle einzelnen Ausgaben klicken.
Klicken Sie nun im Menü Einstellungen auf Tags und löschen Sie die Tag-Gruppe.
Eine Tag-Gruppe hervorheben
Sie können nun sicherstellen, dass die Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben vervollständigen, indem Sie eine benötigte Tag-Gruppe hervorheben.
Aktivieren Sie bei der Erstellung einer neuen Gruppe die Option Diese Tag-Gruppe hervorheben (sie wird auf der rechten Seite angezeigt).
Sobald dies eingerichtet ist, wird die mobile App das fehlende Feld in der Ausgabe hervorheben.
Ausgaben-Tracking:
Sie sind an einem detaillierten Tracking Ihrer Ausgaben anhand von Tags interessiert? Dann entscheiden Sie sich für ein maßgeschneidertes Exportformat. Dies kann unter Einstellungen > Buchhaltung ausgewählt und konfiguriert werden. Mit diesem Exportformat ist es, im Gegensatz zu direkten Exporten z.B. zu Datev, möglich, auch Tags oder Kategorien in der Ausgabenübersicht aufzuführen.
Haben Sie Datev Kassenbuch als Ihre Integration ausgewählt und auch KOST1 sowie KOST2 Tag-Gruppen erstellt (hier entlang zur Anleitung), werden diese beim Export zu Datev mit übernommen und als KOST1 bzw. KOST2 angezeigt.
Für Lexoffice ist es nicht möglich, in Pleo angelegte Tag-Gruppen zu exportieren.
Arbeiten Sie mit BMD NTCS haben Sie die Möglichkeit eine Kostenstelle ("kost") wie hier beschrieben anzulegen. Weitere Informationen dazu hier.
Einen Überblick über Tag-Kosten können Sie sich verschaffen, indem Sie sich die Gesamtsumme der Ausgaben für einen beliebigen Tag in Daten & Analyse ansehen. Hier lassen sich Tags perfekt miteinander vergleichen und im Rahmen der Budgetierung bewerten.