Skapa team och attestansvariga och attestera utgifter

I den här artikeln lär du dig att:

Skapa team och konfigurera attestansvariga
Så här attesterar du utgifter
Vanliga frågor

Skapa team och konfigurera attestansvariga

Skapa team och konfigurera en process för att attestera utgifter med teamattestering och företagsattestering.

Med vår attestering i flera steg kan du konfigurera två olika attesteringsprocesser från två olika affärsområden. Attestansvariga kan godkänna, begära mer information och motbevisa utgifter så att du har kontroll över företagets utgifter.

Attestansvariga för team

Det är praktiskt att skapa team om du vill dela upp olika medlemmar i relevanta avdelningar och för att attestera teamutgifter i Pleo.

Som administratör eller bokföringsansvarig med utökad åtkomst kan du skapa gränser som sätter igång attesteringsprocessen för alla utgifter inom den nämnda gränsen. Flaggade utgifter markeras så att attestansvarig för ett särskilt team kan utvärdera dem.

Följ de här stegen:

Gå till Användare i menyn till vänster i Pleo-webbappen.
Klicka på Team.
Klicka på Skapa team. När du skapar team kan du tilldela ett namn och en kod.
Klicka på Lägg till attestansvarig och tilldela en eller flera för att visa och godkänna teamutgifter. Attestansvariga kan även ställa in och hantera köpgränser samt blockera och avblockera kort.
Välj minsta och högsta attesteringsgränser för kort- och utlägg. Det här är dina attesteringsgränser.
Du kan ställa in olika gränser för varje attestansvarig om det behövs. I exemplet nedan är Angela attestansvarig för alla utgifter upp till 999 kr medan Adam attesterar allt över 1 000 kr.

Attestansvariga för företag

En administratör eller bokföringsansvarig kan ställa in gränser för företagets attestansvariga. Det här sätter igång en attesteringsprocess för alla utgifter inom den gränsen. De flaggade utgifterna markeras så att attestansvarig för företaget kan utvärdera dem. Företagsattestering samarbetar med teamattestering och skapar en attesteringsprocess i flera steg på ditt företag.

Följ de här stegen:

Gå till Inställningar i menyn till vänster.
Klicka på Attestera.
Aktivera företagsattestering högst upp på sidan.
Nedan ställer du in gränsen för företagsattestering för alla utgifter.
Lägg sedan till attestansvarig för företag från listmenyn.

Så här attesterar du utgifter

Det har aldrig varit så enkelt att attestera med attesteringsprocessen i flera steg. Nu kan du hantera utgifter som behöver särskild uppmärksamhet.

Gå först till Utgifter och välj sedan fliken Attestera.

Här kan en attestansvarig markera en utgift från listan som OK, Inte OK eller Behöver information.

Bra att veta: Markera upp till 25 utgifter som OK samtidigt genom att välja dem och klicka på OK.

Om en utgift markeras som Inte OK, skickas ett push-meddelande till den medlemmen automatiskt om att vidta nödvändiga åtgärder. Om du konfigurerat Utlägg kan teammedlemmen markera utgiften som ”privat” vilket drar beloppet från hens medarbetarens saldo.

Om en medlems utgift är markerad som Behöver information får medlemmen en avisering om att lägga till den begärda informationen och trycka på ”Klar”. Attestansvarig kan sedan slutföra attesteringen av utgifterna.

Obs!

Samma process gäller för teamets och företagets attestansvariga. Men som attestansvarig för företaget kan du se granskningsstatusen för en kortutgift direkt på exportsidan samt på sidan för utgiften. För utlägg kan attestansvariga för företaget bara attestera från sidan Utgifter.
Alla administratörer kan se utgifter för företagsattestering men endast attestansvarig för företag får aviseringar om att attestera utgifterna.

Vanliga frågor

Vem kan bli attestansvarig?

Attestansvarig för team – personen du väljer är en användare på Pleo
Attestansvarig för företag – en administratör eller bokföringsansvarig

Vad kan en attestansvarig för teamet göra i Pleo?

Ställa in köpgränser för teammedlemmar
Korthantering: aktivera och inaktivera kort åt teammedlemmar
Översikt över teamutgifter i realtid
Attestera teammedlemmars utgifter

Vad händer om attestansvarig för teamet också är attestansvarig för företaget? Hur hanterar vi det?

När hen slutför attesteringen räknas den för både team- och företagsattestering.

Kan du ha flera attestansvariga i flera team?

Man kan bara vara medlem i ett team.
Men ett team kan ha flera attestansvariga.
Och en attestansvarig kan attestera flera team åt gången.

Kan attestansvariga attestera sina egna utgifter?

Nej, de kan inte attestera sina egna utgifter.
Men personen som är attestansvarig för ett team (till exempel team 1) kan vara medlem i ett annat team (team 2). I det här fallet kontrolleras hens utgifter av attestansvarig för team 2.

Får attestansvariga aviseringar i realtid?

Alla utgifter inom den angivna gränsen visas direkt i den attestansvariges attesteringsflöde, i både webb- och mobilversionen av Pleo.
Om du har separata gränser är bara en attestering obligatorisk, men alla attestansvariga ser utgifterna i sitt flöde.

Kan jag aktivera team- och företagsattestering samtidigt?

Du kan aktivera både team- och företagsattestering, men de är inte på varandra följande steg vilket innebär att du kan aktivera båda attesteringsstegen eller bara ett. Inget attesteringssteg behöver slutföras före det andra. Det är upp till dig och dina företagsbehov.
När både team- och företagsattestering konfigureras utbetalas bara utlägg efter att båda dessa nivåer för godkännande har slutförts.

Vad händer om attestansvarig för teamet och företaget attesterar samma utgifter på olika sätt?

Nedan ser du den slutgiltiga statusen för alla möjliga attesteringskombinationer.

Ser du inte alternativet attestansvariga?

Ta reda på om din prisplan ger dig åtkomst till den här funktionen: