I den här artikeln får du lära dig:
Hur man skapar ett team
Hur du ställer in attestansvariga – team och företag
Hur du attesterar utgifter – team och företag
FAQs
Skapa team och ställ in attestansvariga
Skapa team och skapa ett attestflöde av utgifter på team- och företagsnivå.
Med vårt attestflöde i flera steg kan du inrätta två olika processer på två nivåer i verksamheten; teamnivå och företagsnivå. Dessa attestansvariga kan godkänna, begära ytterligare detaljer och avvisa utgifter så att du kan känna kontroll över företagets utgifter.
Attestansvarig i teamet
Att skapa team är användbart om du vill dela in användare i relevanta avdelningar/team och baserat på dessa attestera teamens utgifter i Pleo.
Som administratör eller bokhållare med utökad åtkomst kan du ställa in ett tröskelvärde som utlöser ett attestflöde för alla utgifter som faller inom detta tröskelvärde. Den markerade utgiften kommer att markeras så att de attestansvariga för det aktuella teamet kan bedöma den.
Följ dessa steg:
Gå till menyn Användare från webbappen
Välj Team
När du skapar team kan du tilldela namn och kod
Lägg till alla relevanta användare och vem som ska attestera, med önskade inställningar.
Attestansvariga på företagsnivå
En administratör eller en bokhållare kan ställa in ett tröskelvärde för företagsattest. Detta kommer att utlösa ett attestflöde för alla utgifter som faller över detta tröskelvärde. De utgifter som faller över tröskeln, kommer att markeras så att företagets attestansvariga kan bedöma dem. Attestflödena på team- och företagsnivå fungerar tillsammans för att ge ditt företag en kontrollprocess i flera steg.
Följ de här stegen:
Gå till Inställningar på vänstermenyn
Klicka på Attest
Överst på sidan slår du på knappen för företagsattest
Nedan ställer du in ditt tröskelvärde för företagsattest för alla utgifter
Lägg sedan till dina attestansvariga på företagsnivå i rullgardinsmenyn
Hur du attesterar utgifter
Med ett attestflöde i flera steg har det aldrig varit så enkelt att attestera. Nu kan du hantera de utgifter som kan behöva särskild uppmärksamhet.
Först behöver du gå till Utgifter och sedan välja fliken Attestera.
Nu kan en attestansvarig markera ett köp som Godkänd, Ej godkänd eller Komplettera informationen.
Om ett köp är markerat som Ej godkänd, skickas automatiskt ett push-meddelande till den aktuella användaren för att vidta nödvändiga åtgärder. Om ni har Pleo Pocket kan användaren även välja att markera utlägget som "personligt", vilket drar av beloppet från användarens Pocket-saldo.
Om en användares utlägg är markerat som Komplettera informationen, kommer användaren att få ett meddelande om att lägga till de begärda uppgifterna och trycka på "Klar". Attestansvarig kommer då att kunna slutföra granskningen av kostnaden.
Observera:
Processen är densamma för attestansvariga på team- och företagsnivå. Som attestansvarig på företagsnivå kan du dock se attest-statusen för en kortutgift både på exportsidan och på utgiftssidan. För Pocket-utgifter kan företagsgranskare endast granska från utgiftssidan.
Alla administratörer kan se utgifter attesterade på företagsnivå, men endast de som är inställda som attestansvariga på företagsnivå kommer att meddelas om att de har utgifter att attestera.
FAQs
Vem kan vara attestansvarig?
På teamnivå – Alla du väljer som är användare på ert Pleo-konto
På företagsnivå – En administratör eller bokhållare
Vad kan en attestansvarig göra i Pleo?
Ange utgiftsgränser för teammedlemmar
Korthantering: Aktivera / inaktivera kort på uppdrag av teammedlemmar
Översikt i realtid av teamutgifter
Attestera kostnader som görs av medlemmar i deras team
Flera attestansvariga i flera team
Det är bara möjligt att vara medlem i ett team
Ett team kan ha flera attestansvariga
En attestansvarig kan vara tillagd för att utföra attest i flera team samtidigt
Attestansvariga meddelas i realtid och varje vecka
Varje köp som hamnar ovanför den inställda tröskeln visas omedelbart i flödet för attestansvariga på webben och i mobilenappen
De attestansvariga får ett autogenererat e-postmeddelande från Pleo varje onsdag, om det finns utgifter som behöver attesteras
Vad händer om teamets attestansvarige också är företagets attestansvarige? Hur hanterar vi detta?
När de slutför attesten räknas den både på team- och företagsnivå, vilket innebär att denna person inte behöver attestera samma utgift två gånger.
Kan jag aktivera attest på team- och företagsnivå samtidigt?
Du kan aktivera attest både på team- och företagsnivå, men de är inte beroende av varandra, vilket innebär att du kan välja att aktivera båda atteststegen eller bara ett. Inget av stegen behöver vara slutfört före det andra. Valet är upp till dig och ditt företags behov.
Det är värt att notera att när du ställer in attest både på team- och företagsnivå, innebär det att Pocket-utgifter endast kommer att kunna återbetalas efter att båda dessa två attestflöden har slutförts, och utgiften blivit godkänd på båda nivåer.
Vad händer om den attestansvarige på teamnivå och den attestansvarige på företagsnivå granskar samma utgift på olika sätt?
Nedan kan du se den slutliga statusen för varje möjlig attestkombination.
Kan du inte se funktionen för attestansvariga?
Ta reda på om din prisplan ger dig tillgång till den här funktionen: